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de I' Assistante 2e édition • Christine HARACHE • Hélène TELLITOCCI DU NOD te pictogrC1T1me q.ri figure ci--contre d'emeiglement sup!Î'iax, povcqx:nhrie mérite une ecplication. Son objet esl baisse brode des ochals de livres et de d'alerter le lecteur sur Io menace ~ l'fM.e,~~~irt~lo_poss..!!~~~ rq:itésmtepour fovmir de récrit, le'S ··••111::vu de a"""' œs """"'"=' part<Uënm.,.donsle doma;ne DANGER "°""'les a de les Io;.., éclôter oor- derédition tedw-.iqueetmi~rsi· ® redemenles-toojou-td1wimerooée. ton, le cl!..lcwan.,. mciss3 cL Nous rcwelons cbic: q"' toute ifutocopllage. '4"'ocl.c00n, parnele ou totale, le Code de Io cpriété intellec- de Io présente publication es-1 tuelledu J• jurlet 1992 interdt UP8JiOCŒWŒ interdite sons oulorisotion de mellete"'<essé<nentlophc:Aooo- 1UE LE LIVRE l'auteu~ de son éd;ie<K a u cl. pieà usogecollectasaiswtcri· Cenn ftcr'IÇoisd'exploik:itiondu sotionde&o}Ontsdroit. CX ,cEttepdt~ue droit de copie (CFC, 20. rue des s'estgénéraliséedons lesétol:Jissements Qmck·~tm , 75006 Paris!. © Dunod, 2014 5 nie Laromiguière, 75005 Paris www.dunod.com ISBN 978-2-10-071906-8 Le Code de Io propriété intellecuelle n'ouk>risont, oux termes de l'article L. 122..S, Tet 3° o). d'une port, que les « copies ou reproductions striclement réservées à l'usage privé du copiste et non destinées à une u61isotion colleciive » et, d'autre port, que lesonolyses etlescourlescilo6onsdons un but d'exemple et d'illustro6on, « loute représenlo'fion ou reprodudion inlé9role ou partielle faite sons le consenlement de l'ouleur ou de ses oyonts dro~ ou ayants couse est rnk;.,. (art. L. 122-4). C.ette représentation ou reproduction, po r quelque procédé que ce soit, constitu~ roit donc une contrefaçon sonctiornée par les ortides L 335-2 et sui\.Onts du Code de Io propriété intellectuelle. Remerciements À nos parents: pour Christine Harache à Francis, Sophie et Julien pour Hélène T ellltocci à Dominique, Romane, Florian et Gwénaëlle À nos collègues de la Cegos. À nos clients et stagiaires Qui nous poussent à tirer le meilleur de nous·m~mes. À notre éditrice qui sait doser soutien et motivation. 5 Avant-propos L e métier d'assistante présente deux caractéristiques distinctives : la diversité des compétences à maîtriser et la nécessité d'~tre rapide et efficace dans le travail. C'est à ces deux besoins que cet ouvrage ambitionne de répondre. Faire face à la diversité des compétences requises La polyvalence requise pour exercer le métier d'assistante s'est encore renforcée depuis quelques années. Peu de postes dans l'entreprise nécessitent la maîtrise d'une aussi grande variété de compétences, mixant aspects techniques et relationnels. Le métier a fortement évolué sous la pression des changements d'organisation des entreprises et de la généralisation de la bureautique et des TIC. L'arrivée des outils de travail collaboratif devrait accroître la panoplie des compétences à maîtriser. L'assistante a ainsi pris en charge de nouvelles responsabilités. Des responsabilités auparavant dévolues à ses managers. Aux activités cœur de métier se sont ajoutées des activités nouvelles et des activités en émerqence. li lui faut donc rester en veille et m?ttre à jour en continu ses savoir-faire et connaissances. Consolider les compétences fondamentales, développer les compétences nouvelles ou en émergence sont autant de conditions pour renforcer son employabilité. Les compétences cœur de métier sont les fondamentaux du poste, il est indispensable de les acquérir et de les actualiser en permanence. Elles concernent les qualités d'accueil et de relationnel, la maîtrise des logiciels bureautiques, d'Internet et de la messagerie, la capacité à s'organiser et à organiser le temps du manager et de l'équipe, à classer et à rédiger sans fautes. Les compétences nouvelles donnent une autre dimension au poste.C'est rédiger rapidement un compte rendu efficace, rédiger des documents plus complexes, fournir l'information pertinente au bon moment, adopt?r le comportement juste, professionnaliser la mise en page des documents papier et des présentations PowerPoint, contribuer au pilotage de l'activité et à la gestion. Les compétences en émergence ne concernent pour l'instant qu'une partie des assistantes. C'est prendre la parole en réunion et y présenter un dossier, savoir gérer son stress et ses émotions, synthétiser un dossier, suivre un projet et des décisions. 6 LA BOÎTE À OUTILS 0[ L'ASSISTANTE Être rapide et efficace Dans la majorité des cas, l'assistante travaille pour et avec une équipe. Son champ d'intervention est large et diversifié. Elle est en relation avec toute l'entreprise et tous les interlocuteurs de ses managers. Au cœur de cette équipe, elle est sollicitée en permanence et de toutes parts par des interlocuteurs généralement pressés. Elle doit avoir une réponse pr~te pour toutes les demandes aussi variées soient-elles. Avant tout, on attend d'elle qu'elle se débrouille et qu'elle fasse face. Pour répondre à ces sollicitations, elle a besoin d'aller vite. C'est pour cette raison qu'elle doit disposer d'une batterie d'outils pratiques et faciles à mettre en œuvre qui lui permettent d'~tre efficace dans toutes les situations. La boîte à outils de l'assistante Cet ouvrage présente 63 outils opérationnels, indispensables à la pratique du métier d'assistante au quotidien. Nous les avons regroupés en 11 dossiers. Les 1 0 ~remiers dossiers représentent les grands domaines de compétences communs à toutes les assistantes. Le 11' dossier envisage le développement futur de l'assistante: son évolution dans son poste ou en dehors de son poste, les choix à faire, les compétences à maîtris?r. 1. S'organiser, gérer son temps et ses priorités 2. Organiser le travail collaboratif 3. Gérer l'information 4. Rédiger 1 es documents S. Prendre des notes en réunion et en entretien 6. Mettre en page les documents 7. Concevoir un diaporama 8. Contribuer à la qestion et au pilotaqe de l'activité 9. Communiquer efficacement à l'oral 10. Affirmer son excellence relationnelle 11. Développer son poste 7 Sommaire Remerciements Avant·propos 5 6 Dossier 1 S'organiser, gérer son temps et ses priorités 12 Outil l Outil 2 Outil 3 Outil 4 Outil 5 Outil 6 Outil 7 Outil 8 L'autopc:intage Le quest onnement systématique Le schéma des quatre quartiers L'échéancier Le plan de travail Le plann ng d'un projet La bible ju poste Les composants OuickPart Dossier 2 Organiser le travail collaboratif Outil 9 Le bloc·notes partagé Outil 10 Les visio·conférences Outil 11 Le site collaboratif Outil 12 Le mode révision et les commentaires Outil 13 Collaborer autrement Dossier 3 Gérer l'information Outil 14 Se tenir nformé Dossier 4 Dossier 5 Outil 15 Lire plus vite et mieux Outil 16 Renforcer sa mémoire Outil 17 Traiter rapidement ses mails Outil 18 Organiser l'information sur son ordinateur Outil 19 Rendre l'information accessible à l'équipe Rédiger les documents Outil 20 La méthode COOE Outil 21 Outil 22 Outil 23 Outil 24 Outil 25 Les règles d'or de la rédaction Rédiger un mail Rédiger un compte rendu Rédiger un rapport Rédiger une synthèse Prendre des notes en réunion et en entretien Outil 26 Les 7 secrets de la prise de notes Outil 27 La prise de notes en grille Outil 28 La carte mentale Outil 29 Les abré~ia tions Outil 30 Prendre des notes directement sur ordinateur 8 1 4 1 6 18 20 22 24 26 28 30 32 34 36 38 40 42 44 46 48 52 56 58 60 62 64 66 68 70 72 74 76 78 80 82 84 LA BOÎTE À OUTILS 0 [ L' ASS ISTANTE Dossier 6 Mettre en page les documents Outil 31 Outil 32 Outil 33 Outil 34 Outil 35 Les règles de mise en page papier Les règles de mise en page sur écran Les jeux de styles Le choix de la police de caractères Le choix de la couleur dans un diaporama Dossier 7 Concevoir un diaporama Dossier 8 Dossier 9 Outil 36 Méthode de conception d'un diaporama Outil 37 Plan et sommaire d'un diaporama Outil 38 Le masque des diapositives et ses dispositions Outil 39 La photographie Outil 40 Les diagrammes SmartArt Outil 41 Les animations Contribuer à la gestion et au pilotage de l'activité Outil 42 Ëtre à l'aise avec les chiffres Outil 43 Le tableau de bord Outil 44 Le budget outil 4~ Les règles de création o·un tableau Outil 46 Le choix d'un graphique Outil 47 Excel : la recopie de formules Outil 48 Excel : la mise en forme conditionnelle Outil 49 Excel : les tableaux croisés dynamiques Communiquer efficacement à l'oral Outil 50 L'écoute active Outil 51 Améliorer la communicction Outil 52 Argumenter Outil 53 Préparer sa prise de parole en réunion Outil 54 Prendre la parole en réunion Dossier 10 Affirmer son excellence relationnelle Outil 55 Oévelopper l'estime de soi Outil 56 S'affirmer Outil 57 Gérer la critique Outil 58 Oire « non » Outil 59 Le DESC Outil 60 Mieux collaborer avec son manager Dossier 11 Développer son poste Outil 61 f'aire le bilan de son post e Outil 62 L'analyse EMOf'f' Outil 63 f'ormuler son projet professionnel Si bli ogr aphie 9 86 88 92 94 96 98 1 02 1 04 1 08 110 112 114 116 118 1 20 1 24 1 26 128 132 136 1 40 1 44 1 48 1 50 1 52 1 54 1 56 1 58 1 62 1 64 1 66 1 68 1 70 172 1 74 178 1 80 1 84 1 86 1 88 La BoÎte à outils, Mode d'emploi Comment utiliser les OR codes de ce livre? Téléchargez uploads/Management/ la-boite-a-outils-de-lassistante-harache-christine-tellitocci-helene-z-lib-org-1.pdf