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Cours 11 GIA 450 Suivi, contrôle et Clôture d’un projet L’approche AGILE Gestio

Cours 11 GIA 450 Suivi, contrôle et Clôture d’un projet L’approche AGILE Gestion de projet Introduction 1 2 Stratégie Organisation 3 4 Définition du projet Estimation 5 6 Structure du projet Gestion des risques 7 8 Ordonnancemen t des ressources 9 Réduction de la durée du projet 10 Gestionnaire Équipes 11 Impartition 12 13 Contrôle 14 Clôture 13 Contrôle La mesure et l’évaluation de l’avancement et des performances • La structure d’un système d’information pour le suivi des projets • Le processus de contrôle des projets • Le contrôle des délais • L’élaboration d’un système intégré coût/délai • L’élaboration d’un rapport sur l’état d’avancement: un exemple hypothétique • Des indices pour le suivi de l’avancement • La prévision du coût final du projet • D’autres considérations reliées au contrôle La mesure et l’évaluation de l’avancement et des performances (suite) • Le contrôle permet d’établir la responsabilité de chaque ressource, d’éviter que de petits problèmes prennent des proportions considérables et de se concentrer sur les objectifs. • Exception faite des contrôles comptables, la plupart des entreprises ne disposent d’aucun processus de surveillance des projets acceptable. • Il s’agit d’un des domaines les plus négligés de la gestion de projet. La structure d’un système d’information pour le suivi des projets • Le choix des données à recueillir • La collecte et l’analyse de données • Les rapports et la diffusion de l’information La structure d’un système d’information pour le suivi des projets (suite) • Exemple de présentation typique d’un rapport d’avancement • Les progrès effectués depuis le dernier rapport • L’état actuel d’avancement du projet • Le calendrier • Les coûts • Le contenu • Les tendances globales d’ici la fin du projet • Les questions et les problèmes soulevés depuis le dernier rapport • Les actions et la résolution des problèmes précédents • Les nouveaux écarts et les problèmes établis • L’action corrective prévue Le processus de contrôle des projets • 1re étape: l’établissement d’un plan de référence • 2e étape: la mesure des progrès et de la performance • 3e étape: la comparaison entre le plan de référence et l’état réel du projet • 4e étape: l’adoption de mesures correctives L’élaboration d’un système intégré coût/délai • Valeur acquise (VA): Travail physique accompli auquel on ajoute le budget approuvé pour ce travail; également désignée sous le nom de «coût budgété du travail effectué». • Valeur prévue (VP): Valeur budgétaire prévue pour une tâche, répartie dans le temps. Il s’agit de l’estimation approuvée des coûts liés aux ressources planifiées, selon une base de référence cumulative (aussi appelée coût budgété du travail prévu [CBTP]). • Coût réel (CR): Coût réel du travail accompli dans une période de temps donnée; somme des coûts engagés pour l’exécution d’un travail. L’élaboration d’un système intégré coût/délai (suite) • Cinq étapes du système intégré: • Définir le travail à l’aide d’une SDP • Développer des calendriers du travail et des ressources • Élaborer un budget réparti dans le temps au moyen des lots de travaux contenus dans une activité • Au niveau des lots de travaux, recueillir les coûts réels du travail effectué • Calculer l’écart de prévisions et l’écart des coûts L’élaboration d’un système intégré coût/délai (suite) • La règle du pourcentage d’achèvement • Les coûts inclus dans le budget de référence • Les méthodes d’analyse des écarts • Comparer la valeur acquise à la valeur prévue dans le calendrier: Écart des prévisions: VA – VP • Comparer la valeur acquise aux coûts réels: Écart des coûts: VA - CR L’élaboration d’un système intégré coût/délai (suite) • Un diagramme coût-délai Voir exemple du cours 3 & 4 Suivi et contrôle des coûts par un exemple: Deux indices de performance 22 Valeur de l’indice Indice de coût Indice de délai Plus de 100 Le coût du projet est inférieur au budget Le projet est en avance sur le calendrier prévu 100 Le coût du projet est égal au budget Le projet avance selon le calendrier prévu Moins de 100 Le coût du projet dépasse le budget Le projet est en retard sur le calendrier prévu 1. Indice de performance de coût (IPC) L’IPC place l’écart de coût EC = VA – CR sur une base relative: IPC = VA/CR x 100 2. Indice de performance des délais (IPD) L’IPC place l’écart de délai ED = VA – VP sur une base relative: IPD = VA/VP x 100 Suivi et contrôle des coûts par un exemple: Deux indices de performance (suite) • Ces indices sont habituellement calculés pour le projet dans son ensemble seulement, en non pour chaque activité. • Le graphique donne, en un coup d’œil, une bonne idée de la progression du projet. de l’ampleur et de la tendance des écarts par rapport au plan original. 23 Période VP VA CR IPC IPD 1 10 10 10 100.0 100.0 2 20 20 30 66.7 100.0 3 60 66 90 73.3 110.0 4 110 113 150 75.3 102.7 5 150 123 200 61.5 82.0 6 170 150 220 68.2 88.2 7 200 160 230 69.6 80.0 IPC = VA/CR x 100 IPD = VA/VP x 100 Projet de prototype d’appareil photo numérique Indices IPC et IPD pour les périodes 1 à 7 IPD IPC Suivi et contrôle des coûts par un exemple: Prévision de coût à l’achèvement • La prévision du coût à l’achèvement ou le coût final estimé (CFE)1 peut se déterminer de différentes façons. 24 1. Supposez que le reste du projet de déroulera selon les prévisions originales Le coût final du projet sera la somme des coûts réels à date plus la valeur qui reste à acquérir, selon le budget original: CFE = CRà date + (BAA – VA) Dans notre exemple, à la fin de la période 7 les coûts réels (CR) accumulés sont de 230 K$ et la valeur acquise (VA) accumulée est de 160 K$ sur un budget original à l’achèvement (BAA) de 320 K$. Le coût final estimé (CFE) selon cette méthode est de 390 K$ CFE = 230 K$ + (320 K$ – 160 K$) = 230 K$ + 160 K$ = 390 K$ Notez cependant que cet estimé suppose qu’il n’y aura plus aucun dépassement de coût… une hypothèse assez farfelue étant donné la performance à date. Comme exercice, vous pouvez vérifier que l’équation ci-dessus et l’équation suivante sont équivalentes. CFE = BAA + ECà date 1 Au Québec, l’acronyme anglais EAC (Estimate at Completion) est aussi souvent utilisé, comme, par exemple, dans la phrase suivante: « Je suis dans la m*****, le boss veut savoir l’EAC du projet.» Suivi et contrôle des coûts par un exemple: Prévision de coût à l’achèvement 25 2. Nouvel estimé budgétaire Établir un budget révisé en estimant en détail le coût du travail à faire, à la lumière de l’expérience vécue à date (estimé « bottom-up»): CFE = CRà date + CEA CEA: Coût estimé pour l’achèvement. 1 Au Québec, l’acronyme anglais EAC (Estimate at Completion) est aussi souvent utilisé, comme, par exemple, dans la phrase suivante: « Je suis dans la m*****, le boss veut savoir l’EAC du projet.» PA: % d’avancement CR: Coût réel à date CEA: coût estimé pour l’achèvement CFE: Coût final estimé BAA: budget à l’achèvement (original) Projet de prototype d’appareil photo numérique Coût final estimé à la fin de la période 7 Activité PA CR CEA CFE BAA A 100% 30 0 30 20 B 100% 20 0 20 15 C 90% 120 10 130 100 D 100% 60 0 60 35 E 0% 0 150 150 120 F 0% 0 50 50 30 Total 230 210 440 320 Suivi et contrôle des coûts par un exemple: Prévision de coût à l’achèvement (suite) 26 3. Estimé basé sur l’indicateur de performance coût à date. Au lieu d’estimer en détail le travail à faire, on peut supposer que l’IPC se maintiendra pour le reste du projet: CFE = BAA /IPCà date BAA = Budget à l’achèvement (Budget original) IPCà date= Indice de performance coût à date (VA/CR) À la fin de période 7, le CFE du projet selon cette méthode est donc de: CFE = 320/0.696 = 460 K$ Suivi et contrôle des coûts par un exemple: Résumé graphique de la situation financière et du coût final estimé du projet 27 Projet de prototype d’appareil photo numérique Aujourd’hui BAA CFE Dépassement de coût estimé Retard d’achèvement estimé CR VA VP Pér. VP Planif. Revisée à date Estimé IPC 1 10 10 10 100.0 2 20 20 30 66.7 3 60 66 90 73.3 4 110 113 150 75.3 5 150 123 200 61.5 6 170 150 220 68.2 7 200 160 160 230 230.0 69.6 8 240 170 244.4 69.6 9 290 200 287.5 69.6 10 300 240 345.0 69.6 11 320 290 416.9 69.6 12 320 300 431.3 69.6 13 320 320 460.0 69.6 VA CR CR estimét = VA réviséet /IPC7 x 100 Suivi et contrôle des coûts par un exemple: Indice de performance pour l’achèvement du projet 28 Valeur de l’indice IPAP Plus de 100 uploads/Management/ gia-450-cours-11-suivi-controle-et-cloture-de-projet.pdf