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Manuel Opérationnel Unité des Financements Humanitaires OCHA RDC Avril 2020 TAB

Manuel Opérationnel Unité des Financements Humanitaires OCHA RDC Avril 2020 TABLE DES MATIERES SIGLES ET ABREVIATIONS ....................................................................................................................... 2 1 PREAMBULE .................................................................................................................................... 3 2 PORTEE ET OBJECTIFS DU FONDS HUMANITAIRE RDC ....................................................................... 3 3 PRINCIPES STRATEGIQUES ............................................................................................................... 4 4 GOUVERNANCE ET GESTION ............................................................................................................ 5 4.1 GOUVERNANCE ....................................................................................................................................... 5 4.2 GESTION .............................................................................................................................................. 11 4.3 LES PARTIES PRENANTES .......................................................................................................................... 14 5 MOBILISATION DES RESSOURCES ................................................................................................... 17 6 MODALITES D’ALLOCATION ........................................................................................................... 17 6.1 ÉLIGIBILITE............................................................................................................................................ 18 6.2 DUREE DES PROJETS ............................................................................................................................... 20 6.3 TYPES D’ALLOCATION ............................................................................................................................. 21 6.4 PLATEFORME DE GESTION DES FINANCEMENTS : GMS ................................................................................. 31 7 REDEVABILITE ET MODALITES OPERATIONNELLES .......................................................................... 32 7.1 CADRE DE GESTION DES RISQUES (ANNEXE 5) ............................................................................................. 32 7.2 GESTION DES FINANCEMENTS AXEE SUR LES RISQUES ................................................................................... 33 7.3 MODALITES OPERATIONNELLES ................................................................................................................ 36 7.4 SUIVI DU PROJET ET CONTROLES FINANCIERS .............................................................................................. 38 7.5 RAPPORTAGE DES PARTENAIRES ............................................................................................................... 41 7.6 RAPPORT ANNUEL DU FH RDC ................................................................................................................ 42 7.7 AUDIT (AU NIVEAU DES PROJETS) .............................................................................................................. 43 7.8 AUDIT DU FH RDC ................................................................................................................................ 43 7.9 EVALUATION DU FH RDC ....................................................................................................................... 44 8 GESTION ADMINISTRATIVE DU FONDS HUMANITAIRE ET DES PROJETS FINANCES ........................... 44 8.1 REGLES BUDGETAIRES ............................................................................................................................. 44 8.2 SIGNATURE DES CONVENTIONS DE SUBVENTIONS (CS) ................................................................................. 48 8.3 REVISIONS DES PROJETS .......................................................................................................................... 49 8.4 CLOTURE DE PROJET ............................................................................................................................... 51 8.5 MESURES DE CONFORMITE ...................................................................................................................... 51 9 QUESTIONS TRANSVERSALES ......................................................................................................... 54 9.1 REDEVABILITE AUX POPULATIONS AFFECTEES (AAP) .................................................................................... 54 9.2 APPROCHE GENRE ................................................................................................................................. 54 10 MECANISME DE PLAINTE ............................................................................................................... 55 11 INFORMATIONS DE CONTACT ........................................................................................................ 55 12 DATE DE REVISION ........................................................................................................................ 56 SIGLES ET ABREVIATIONS AAP Redevabilité aux personnes affectées AR Allocation Réserve AS Allocation Standard BAL Bureau des Affaires Légales BOA Comité des commissaires aux comptes (Board of Auditors) BSCI Bureau des services de contrôle interne (aussi connu sous OIOS en anglais) CBPF Country-Based Pooled Fund (Fonds Commun Humanitaire) CC Conseil Consultatif CERF Central Emergency Response Fund CH Coordonnateur Humanitaire CLIO Comité Local Inter-Organisations CPH / HPC Cycle de Programme Humanitaire/Humanitarian Programme Cycle CPF Cadre Commun de Performance (Common Performance Framework) CRIO Comité Régional Inter-Organisations CR Comités de Revue CRS Comités de Revue Stratégique CRT Comité de Révision Technique CS Convention de subvention (Grant Agreement) DD Procédure de vérifications préalables (Due Diligence) DFHMR Division des Financements Humanitaires et de la Mobilisation des Ressources EHP Equipe Humanitaire Pays DOP Division des Operations et du Plaidoyer ERC Emergency Relief Coordinator FH Fonds Humanitaire FTR Financial transmission rights FTS Financial Tracking Service GHD Good Humanitarian Donorship GMS Grant Management System (Système de la gestion des subventions) IASC Comité permanent inter-organisations (Inter-Agency Standing Committee) ICN Inter-Cluster National ICR Inter-Cluster Régional IP Indice de Performance LTA Accord à long terme MPTF Multi-Partner Trust Funds OCHA Office for the Coordination of Humanitarian Affairs (Bureau pour la Coordination des Affaires Humanitaires) OCT Suivi des contributions ONG Organisation Non-Gouvernementale ONU Organisation des Nations Unies P2P Peer-to-Peer PRH Plan de Réponse Humanitaire PSC Programme Support Cost RCM Remote Call Monitoring RDC République Démocratique du Congo SAA Standard Administrative Arrangement SCF Spot-check financier TdR Termes de Références UFH Unité des Financements Humanitaires USCGF Unité de Surveillance, de Conformité et de Gestion de la Fraude 3 Manuel Opérationnel - FH RDC 1 Préambule Le Fonds Humanitaire en République Démocratique du Congo (FH RDC) est un fonds de financement commun pour les pays (CBPF), soit un instrument de financement humanitaire multi-bailleurs établi par le Coordonnateur des secours d'urgence (ERC) et géré par le Bureau des Nations Unies de la coordination des affaires humanitaires (OCHA) en RDC sous la direction du Coordonnateur Humanitaire (CH). Le Manuel Opérationnel pour le FH RDC a pour objectifs de : • Présenter la portée et les objectifs du fonds ; • Décrire les structures de gouvernance et leur composition ; • Définir les modalités d'allocation et les processus connexes ; • Préciser les mécanismes de redevabilité et les modalités opérationnelles ; • Détailler les rôles et les responsabilités des différents acteurs et parties prenantes au FH RDC. En outre, il doit permettre de : • Guider les partenaires de mise en œuvre à travers le fonctionnement du FH RDC ; • Expliciter le rôle de l’Unité des Financements Humanitaires (UFH) et toutes les parties prenantes impliquées dans les différents processus du Fonds Humanitaire RDC. Le Manuel Opérationnel est rédigé sur base du « Operational Handbook for Country-Based Pooled Funds 1 » - qui décrit l'ensemble des règles applicables à tous les Fonds Humanitaires à l'échelle mondiale - et adapté au contexte de la réponse humanitaire en RDC. Le respect de l'orientation fournie dans les deux documents (Manuel Opérationnel du FH RDC et Operational Handbook for CBPFs) est obligatoire pour assurer des processus standards et transparents. Le Manuel opérationnel est approuvé par le Conseil Consultatif (CC) et disséminé par OCHA. 2 Portée et objectifs du fonds humanitaire rdc Le FH RDC est un outil essentiel pour soutenir l'exécution du mandat de coordination de l’action humanitaire du Bureau d’OCHA en RDC. Il reçoit des fonds non-affectés des donateurs et les alloue dans le cadre de la réponse aux besoins humanitaires prioritaires sur la base d’une planification conjointe et d’un processus de prise de décision inclusif et axé sur le terrain. L’approche du Bureau d’OCHA en matière de gestion des CBPF est ancrée dans les principes du programme de transformation du Comité permanent inter-organisations (IASC), qui souligne l'importance de fournir des ressources de manière prévisible, opportune et cohérente en faveur de la réponse humanitaire. Le FH RDC vise à fournir une assistance coordonnée, appropriée et fondée sur les principes d’humanité et d’impartialité. C’est un mécanisme de financement flexible, opportun, efficace, redevable et inclusif, qui ajoute la plus grande valeur à la réponse humanitaire collective. Il priorise et alloue les financements de manière propice, en renforçant le leadership du CH et les mécanismes de coordination 1 Manuel Opérationnel régissant les Fonds Communs pour les pays (CBPFs). 4 Manuel Opérationnel - FH RDC humanitaire, en soutenant le Plan de Réponse Humanitaire (PRH), tout en améliorant la qualité et la redevabilité de la réponse globale, et en assurant une gestion efficace. Le FH RDC a trois objectifs principaux : 1. Améliorer la réponse humanitaire en augmentant la part de financement alloué aux besoins humanitaires prioritaires à travers un processus inclusif et coordonné avec le terrain opérationnel ; 2. Renforcer le leadership du CH et tirer parti de son rôle de coordination ; 3. Mobiliser des ressources et soutenir la coordination en appui au Plan de Réponse Humanitaire (PRH). En outre, le FH RDC vise à assurer que la réponse aux besoins humanitaires est menée dans un esprit de collaboration, en encourageant la coopération et la coordination au sein et entre les Clusters et les organisations humanitaires. A ce titre, le FH RDC contribue à : 1. Améliorer l'évaluation des besoins ; 2. Renforcer le PRH comme document de planification stratégique pour l'action humanitaire, et la Stratégie de la centralité de la Protection de l’Equipe Humanitaire Pays (EHP) ; 3. Renforcer les mécanismes de coordination, en particulier le système des clusters ; 4. Améliorer la redevabilité à travers un cadre de suivi et de rapportage amélioré. 3 Principes stratégiques Dans son approche, le FH RDC vise à assurer une intervention humanitaire de qualité, redevable et dotée de principes. Il tient à promouvoir le respect des principes humanitaires (humanité, neutralité, impartialité et indépendance) et du droit international humanitaire. Le FH RDC vise à couvrir 15 pour cent des besoins dans le PRH, conformément à l’objectif fixé par le Secrétaire Général de l’ONU. Par conséquent, le FH RDC, comme tous les autres CBPF, est appelé à promouvoir un éventail croissant de questions transversales et de priorités du « Grand Bargain2 ». Cela présente à la fois, un indicateur de succès et de risque d’accroissement des attentes de ce qu'il peut réaliser. Ainsi, le FH RDC doit revoir périodiquement ses orientations stratégiques et prévoir une hiérarchisation claire des priorités. A la fin de chaque année, le FH RDC élabore ses principes stratégiques pour l’année suivante ; le CC joue un rôle important dans l'articulation de la vision stratégique du Fonds. La stratégie du Fonds (Annexe 1) définit les priorités d'action pour l’année à suivre et présente des objectifs clairs et réalistes. La stratégie doit être en harmonie avec le système de coordination humanitaire en RDC ainsi qu’avec la capacité des partenaires potentiels de mise en œuvre. 2 e.g. ; le « Grand Bargain » engage les donateurs et les organisations d’aide à fournir 25 pour cent du financement humanitaire mondial aux intervenants locaux et nationaux d’ici à 2020 aussi directement que possible. À cela s'ajoute la responsabilité d'accroître les investissements dans la capacité et le leadership des organisations locales. 5 Manuel Opérationnel - FH RDC Il est aussi recommandé que la stratégie du FH RDC mette un accent particulier sur les aspects suivants 3: 1. Paramètres des efforts pour soutenir la localisation ; 2. Inclusion des questions transversales (genre, diversité, Redevabilité envers les populations affectées, protection, entre autres) ; 3. Les priorités de l’ERC pour les CBPF ; 4. La centralité de la protection de toute la population d’intérêt uploads/Management/ fhrdc-manuel-operationnel-unite-des-financements-humanitaires-ocha.pdf