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Évaluation du contrôle interne de la DGD du SPF Affaires étrangères La Directio

Évaluation du contrôle interne de la DGD du SPF Affaires étrangères La Direction générale de la coopération au développement et de l’aide humanitaire (DGD) du SPF Affaires étrangères gère un budget de l’ordre de 1,3 milliard d’euros, soit environ 60 % du total de l’aide publique belge au développement. Pour assurer une gestion économe et efficiente de ces ressources, la DGD doit mettre en place un système de contrôle interne qui répond aux exigences élevées imposées à toute l’administration fédérale depuis 2007. La Cour des comptes a examiné ce système pour apprécier le degré de maîtrise des risques inhérents à la réalisation des missions de la DGD (chapitre 2) et évalué les activités de contrôle liées au subventionnement des ONG (chapitre 3). Elle conclut que les progrès réalisés depuis la réforme de 2012 s’inscrivent dans une dynamique d’amélioration mais ne sont pas assez structurés. La réaction de la DGD à l’audit de la Cour des comptes ainsi que les plans de management et opérationnels adoptés en 2014 témoignent de l’engagement de la DGD à poursuivre les efforts déjà accomplis pour renforcer le système de contrôle interne et la gestion des risques. De son côté, le ministre fait part de ses initiatives pour améliorer l’efficacité de l’aide au développement. Il a transmis à la Cour la synthèse et les lignes directrices du plan d’action 2015‐2017 que la DGD a élaboré pour renforcer son système de contrôle interne en vue de répondre aux recommandations de la Cour. Les recommandations de la Cour et le plan d’action conçu par la DGD s’inscrivent dans le cadre de la mise en œuvre de la nouvelle réglementation qui prendra effet en 2017. Cette réglementation transfère l’essentiel de l’évaluation des projets et programmes d’aide aux acteurs de la coopération non gouvernementale (ONG, universités, administrations locales...) et au Service de l’évaluation spéciale de la coopération internationale. Dans ce contexte, la responsabilité de la DGD en tant qu’ordonnateur de subsides, qui est de s’assurer du bon emploi de ces deniers publics, représentera un nouveau défi pour son organisation. Ce rapport a été adopté le 4 août 2015 par l’assemblée générale de la Cour des comptes et transmis à la Chambre des représentants. Il est disponible uniquement en version électronique, en français et en néerlandais, sur www.courdescomptes.be. ÉVALUATION DU CONTRÔLE INTERNE DE LA DGD / 2 TABLE DES MATIÈRES Chapitre 1 4 Introduction 4 1.1 Aide fédérale au développement 4 1.1.1 Plusieurs types d’aide 4 1.1.2 Acteurs publics fédéraux 4 1.1.3 Défis 5 1.1.4 Constatations et recommandations d’audits précédents 6 1.1.4.1 Développer une culture de l’évaluation 6 1.1.4.2 Améliorer le contrôle interne 6 1.1.5 Réformes 7 1.1.6 Quelques chiffres 7 1.2 Audit 8 1.2.1 Objet et questions d’audit 8 1.2.2 Méthode d’audit 8 1.2.3 Calendrier de l’audit 9 Chapitre 2 10 Évaluation du contrôle interne de la DGD 10 2.1 Environnement de contrôle 10 2.1.1 Intégrité et éthique du personnel 10 2.1.2 Définition des responsabilités 11 2.1.3 Structure organisationnelle 12 2.1.4 Ressources humaines et gestion des compétences 14 2.2 Gestion des risques 14 2.2.1 Objectifs 15 2.2.2 Évaluation des risques 15 2.3 Activités de contrôle 16 2.4 Information et communication 17 2.4.1 Traitement de l’information 17 2.4.2 Communication 18 2.5 Pilotage 18 Chapitre 3 20 Évaluation des activités de contrôle liées au subventionnement des ONG 20 3.1 Processus de subventionnement des ONG 20 3.1.1 Normes 20 ÉVALUATION DU CONTRÔLE INTERNE DE LA DGD / 3 3.1.2 Description synthétique du processus 20 3.1.3 Dossiers sélectionnés pour l’audit 23 3.2 Gestion documentaire 23 3.3 Appréciation des demandes de subvention des ONG 24 3.3.1 Procédure d’appréciation 24 3.3.2 Qualité des objectifs et indicateurs introduits par les ONG 25 3.4 Suivi de la réalisation des interventions subventionnées 26 3.4.1 Fréquence du rapportage 26 3.4.2 Analyse des rapports narratifs et financiers 27 3.4.3 Suivi sur le terrain 27 3.4.4 Contrôle financier 28 3.4.4.1 Délai de réalisation des contrôles 28 3.4.4.2 Méthode de contrôle 29 3.4.4.3 Organisation du nouveau service de contrôle financier 30 3.5 Clôture et évaluation 31 3.5.1 Analyse des rapports finaux 31 3.5.2 Contrôle de la matérialité des résultats 31 3.5.3 Évaluation des résultats 32 Chapitre 4 34 Conclusions et recommandations 34 4.1 Conclusions 34 4.2 Recommandations 34 Annexe 38 Réponse du ministre de la Coopération au développement 38 ÉVALUATION DU CONTRÔLE INTERNE DE LA DGD / 4 CHAPITRE 1 Introduction 1.1 Aide fédérale au développement 1.1.1 Plusieurs types d’aide L’aide fédérale au développement comprend trois formes principales de coopération ainsi que des instruments spécifiques à destination d’États considérés comme pays en développement par le Comité d'aide au développement (CAD) de l'Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) :  la coopération bilatérale avec le gouvernement de dix‐huit pays ;  la coopération multilatérale dans le cadre de trois catégories d’organisations internationales : ‐ l’Organisation des Nations unies (ONU) et les institutions connexes ; ‐ l'Union européenne ; ‐ les institutions financières internationales, dont principalement la Banque mondiale.  la coopération non gouvernementale ;  des instruments spécifiques, tels que l’aide humanitaire ou le Fonds belge pour la sécurité alimentaire (FBSA). La coopération non gouvernementale consiste à subventionner les interventions d’acteurs de la coopération non gouvernementale (ACNG). Cette catégorie regroupe plus d’une centaine d’ONG, des syndicats, des universités, des instituts de recherche et des administrations locales. 1.1.2 Acteurs publics fédéraux La Direction générale de la coopération au développement et de l’aide humanitaire (DGD) du SPF Affaires étrangères élabore les politiques de coopération au développement et le suivi de leur exécution. Elle gère entre autres l’aide humanitaire et le FBSA. Au 15 janvier 2014, elle comptait 155 collaborateurs. Elle comprend quatre directions. Cet effectif est renforcé par les attachés de la coopération internationale. Ceux‐ci sont affectés dans un poste diplomatique et ne relèvent pas de la DGD. La Coopération technique belge (CTB)1 et la Société belge d’investissement pour les pays en développement (BIO)2 participent à l’exécution des politiques de coopération. Le Service de l’évaluation spéciale de la coopération internationale (SES), institué au sein du SPF Affaires étrangères, est chargé d’évaluer toutes les activités de l'État fédéral reconnues comme aide publique au développement par l’OCDE3. Sa sphère de compétences comprend la DGD, mais ne s’y résume pas. 1 Créée en 1998 pour mettre en œuvre la coopération gouvernementale. 2 Créée en 2001 pour soutenir le secteur privé des pays en développement. 3 Actuellement régi par l’arrêté royal du 25 février 2010 portant création d'un service Évaluation spéciale de la Coopération belge au développement. ÉVALUATION DU CONTRÔLE INTERNE DE LA DGD / 5 Le SES planifie, exécute et suit les évaluations de toute forme d'aide, octroyée par tout instrument, organisation ou canal financé ou cofinancé par l'État fédéral. Ces évaluations peuvent être sectorielles ou thématiques et menées dans un cadre national ou international. Parmi les critères des évaluations figurent la pertinence au développement, l'efficacité, l'efficience, l'incidence et la durabilité des interventions. Le SES a également pour mission de justifier vis‐à‐vis du Parlement et de l'opinion publique la politique menée en manière de coopération. À partir de 2017, le SES assumera la certification des systèmes de suivi et d'évaluation des acteurs de la coopération non gouvernementale. Cette certification est prévue par la réforme de la réglementation (voir 1.1.5). 1.1.3 Défis La politique publique belge de l’aide au développement est conduite dans un contexte international qui impose aux autorités nationales de relever deux défis fondamentaux. Le premier, quantitatif, consiste à rencontrer l’objectif fixé par l’ONU en 2002, c’est‐à‐dire consacrer 0,7 % du revenu national brut (RNB) à l’aide au développement à l’horizon 2015. En 2014, 0,45 % du RNB (soit moins que l’objectif intermédiaire de 0,50 % que la Belgique avait communiqué à l’Union européenne pour 20144) a été consacré à l’aide publique belge au développement. Le second défi porte sur l’aspect qualitatif de la coopération. Il concerne la mise en œuvre des objectifs de l’aide au développement, tels que redéfinis sous l’égide de l’ONU et adoptés par les principaux bailleurs de fonds publics5. Cette redéfinition des objectifs privilégie la lutte contre la pauvreté, l’appropriation de l’aide par les pays partenaires et l’amélioration technique de la coopération elle‐même. En vertu de ces objectifs, la croissance des moyens alloués à l’aide au développement doit s’accompagner d’une amélioration de leur gestion et de la performance des résultats des interventions subsidiées. En effet, l’objectif de 0,7 % ne peut exonérer les acteurs de la coopération au développement d’un usage économe et efficient de ces moyens. En 2013, dans le contexte du vote du budget fédéral belge, le ministre de la Coopération au développement a exprimé l’ambition d’« accroître la qualité en vue de compenser la baisse quantitative de l’APD [aide publique au développement] »6. Cette ambition s’inscrivait dans la droite ligne de la note présentée à la Chambre des représentants en décembre 2011 dans laquelle le ministre annonçait que le gel des budgets s’accompagnerait d’« un effort considérable » sur le plan de la qualité, de la durabilité et de l’effectivité des dépenses7. Les défis internationaux de l’aide au développement comme le contexte budgétaire national et européen imposent à la uploads/Management/ evaluation-du-controle-interne-dgd.pdf