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G U I D E P R A T I Q U E S & E D U F I D A M O D U L E 4 1 Module 4. Concevoir

G U I D E P R A T I Q U E S & E D U F I D A M O D U L E 4 1 Module 4. Concevoir et mettre en place le système de suivi-évaluation 4.1 PRÉSENTATION GÉNÉRALE DE LA CONCEPTION ET DE LA MISE EN PLACE DU SYSTÈME DE S&E 2 4.1.1 ENVISAGER LE S&E COMME UN SYSTÈME 2 4.1.2 LIER LE S&E À L'ENSEMBLE DU PROJET 3 4.1.3 TÂCHES ESSENTIELLES DE S&E AU COURS DU CYCLE DU PROJET 5 4.1.4 RÉPONDRE AUX BESOINS ET AUX DEMANDES D'INFORMATIONS NON PRÉVUS 7 4.2 LES PRINCIPALES PHASES DE LA CONCEPTION ET DE LA MISE EN PLACE DU SYSTÈME DE S&E 8 4.2.1 OBJECTIF ET CHAMP D'ACTION DU SYSTÈME DE S&E 10 4.2.2 QUESTIONS RELATIVES À LA PERFORMANCE, BESOINS D'INFORMATIONS ET INDICATEURS11 4.2.3 COLLECTE ET ORGANISATION DE L'INFORMATION 12 4.2.4 MODALITÉS DE LA RÉFLEXION CRITIQUE 13 4.2.5 COMMUNICATION ET ÉTABLISSEMENT DES RAPPORTS 14 4.2.6 MOYENS ET COMPÉTENCES NÉCESSAIRES 15 4.3 DÉCRIRE LES ÉLÉMENTS DU PLAN OPÉRATIONNEL DE S&E 16 4.3.1 LE S&E DANS LE MANUEL DE MISE EN ŒUVRE DU PROJET 17 4.3.2 CONTENU INDICATIF D'UN PLAN OPÉRATIONNEL DE S&E 18 4.4 QUALITÉ ET MISE À JOUR DU S&E 19 LECTURES COMPLÉMENTAIRES 21 G U I D E P R A T I Q U E S & E D U F I D A M O D U L E 4 2 Ce module doit permettre: • Aux responsables de projet – d’être capable de veiller à ce que le personnel, les différents partenaires de mise en œuvre et les consultants assument correctement leurs fonctions liées au S&E; • Au personnel de S&E – d'être en mesure, au démarrage, d’élaborer et d’engager un plan opérationnel pour un système complet de S&E et d’aider, en cours de mise en œuvre, les partenaires et les consultants à s'acquitter de leurs responsabilités en matière de S&E; • Aux consultants – de garantir, aussi bien lors de l'élaboration du système que lors de son évaluation et de sa mise à jour, que celui-ci est suffisamment détaillé et que les moyens, les compétences et l’adaptabilité du système sont suffisants; • Aux personnels du FIDA et des institutions coopérantes – de veiller à ce que tous les éléments essentiels du système de S&E soient en place. 4.1 Présentation générale de la conception et de la mise en place du système de S&E 4.1.1 Envisager le S&E comme un système Un système de S&E qui fonctionne bien réussit à intégrer les aspects formels axés sur les données que l’on associent communément au travail de S&E et les éléments informels de suivi et de communication, comme le recueil par les responsables du projet, lors d’une pause-café, des impressions du personnel de terrain sur des expérimentations paysannes. Or, le S&E est souvent considéré comme un travail de statistique ou comme une obligation fastidieuse imposée de l'extérieur et présentant peu d'intérêt pour ceux qui mettent en œuvre le projet. Il est courant aussi que la fonction de suivi des projets soit séparée de celle de l'évaluation. En pareil cas, les évaluations portant sur l’impact des actions sont sous-traitées à l’extérieur, et le personnel du projet se concentre uniquement sur le suivi des activités à court terme, et n'a donc guère la possibilité de savoir si elles fournissent véritablement une contribution à la stratégie du projet. Concevoir le S&E comme une composante intégrée en appui aux personnes impliquées dans la mise en œuvre des projets exige: Points de repère • Le suivi-évaluation doit être envisagé comme un système intégré de réflexion et de communication qui doit être planifié, géré et doté de moyens adaptés, et non comme un simple travail de statistique ou seulement une obligation imposée de l'extérieur. Tout système de suivi-évaluation requiert de mettre en œuvre les tâches suivantes: 1. Conception et mise en place; 2. Collecte et gestion de l'information; 3. Réflexion critique (sur les enseignements de l’expérience et sur l'information recueillie) pour améliorer l’intervention; 4. Communication des résultats et production des rapports. • Pour que le système de S&E fonctionne, il faut disposer de ressources suffisantes et mettre en place les moyens et les compétences appropriés. Il est souvent nécessaire d’engager des actions de renforcement des compétences. • Un système de S&E qui fonctionne de manière satisfaisante contribue à orienter la stratégie d'intervention et à assurer l'efficacité des opérations pour l'ensemble des acteurs clés du projet. Il constitue l'un des éléments de la gestion d'ensemble du projet. • Chaque étape du cycle du projet implique la réalisation de certaines tâches de S&E par des acteurs spécifiques. • Un plan opérationnel détaillé de S&E doit être préparé lors de la phase de démarrage du projet; il doit être argumenté clairement et approprié par ceux qui seront chargés de sa mise en œuvre. • Le système de S&E devra lui-même être suivi et mis à jour régulièrement pendant toute la durée du projet. G U I D E P R A T I Q U E S & E D U F I D A M O D U L E 4 3 • de mettre en place des procédures de S&E qui permettent à tous les acteurs concernés par la stratégie et par les opérations du projet (voir encadré 4-1) de tirer régulièrement des enseignements clairs de l’action en cours; • de bien maîtriser les relations qui existent entre le S&E et les fonctions de gestion du projet; • d'utiliser les processus et les méthodes de réflexion, de communication et prise de décisions existant chez les acteurs concernés et les partenaires comme base de S&E du projet; • de mettre en place les moyens et les compétences nécessaires à la mise en œuvre du S&E. Encadré 4-1. Éléments envisagés pour le système de S&E du projet de réduction de la pauvreté dans les hautes terres de l'ouest (Népal) Au Népal, le projet de réduction de la pauvreté dans les hautes terres de l'ouest a établi une grande gamme d'activités à intégrer dans son système de S&E. Celles-ci comprennent des pratiques habituelles en matière de programmation et bilans ainsi que des activités originales introduites par le projet: - calendrier des événements importants - ateliers réunissant les différents acteurs - analyse participative du contexte - programmation et préparation du budget - suivi de la situation politique - suivi de l'état d'avancement et de la performance - suivi et contrôles financiers - enquêtes auprès des acteurs à la base et des bénéficiaires - suivi participatif de l'impact - suivi des procédures - évaluations externes La figure 4-1 représente le système de S&E et ses liens avec d'autres éléments clés d'un projet. Pour que le S&E soit efficace, quatre tâches de base doivent être accomplies: 1. la conception et la mise en place du système; 2. la collecte et la gestion de l'information; 3. la réflexion critique (sur les enseignements de l'expérience et sur l'information recueillie) en vue d'améliorer l'action; 4. la communication des résultats et la production des rapports correspondants. La figure 4-1 représente ces quatre tâches comme des étapes successives, mais en réalité elles se chevauchent. Par exemple, le responsable d'un projet ou d'une composante discute des observations du terrain avec son personnel à la pause-café. À cette occasion, il ou elle rassemble les observations faites sur le terrain par différentes personnes. Ils en discutent ensemble et communiquent ensuite, dans la foulée, l’information à d’autres personnes. En revanche, l'établissement du rapport d'avancement annuel fait intervenir un processus plus structuré comportant des étapes distinctes – collecte de l'information au cours de l'année, processus de bilan participatif du projet au cours duquel on discute et analyse les informations, et rédaction du rapport. 4.1.2 Lier le S&E à l'ensemble du projet La figure ci-dessous montre de quelle façon le système de S&E s'intègre dans le projet. Dans le module 2, le principe de la “gestion de projet orientée vers impact” est expliqué en fonction de quatre éléments: orienter la stratégie du projet de manière à ce qu’il ait un impact, assurer la gestion opérationnelle des actions, créer les conditions de la réflexion critique, et élaborer et mettre en œuvre un système de S&E. La figure 4-1 est centrée sur le S&E et montre comment il est relié à la stratégie et au plan d’opérations du projet. Le troisième élément (les conditions de la réflexion critique) est celui qui influencera la façon dont un projet et son système de S&E seront mis en œuvre. Figure 4-1. Le système de S&E et ses relations avec la stratégie et les opérations du projet Stratégie du projet G U I D E P R A T I Q U E S & E D U F I D A M O D U L E 4 4 (Programme de réalisations et modalités d’intervention) base du base du adaptation et perfectionnement Système de S&E Ajustement continu Élaboration du système de S&E information Plan d'opérations détaillé Collecte et gestion de l'information données du terrain Mise en oeuvre Réflexion critique pour améliorer l'action Produits, effets uploads/Ingenierie_Lourd/ fida-guide-se-module4.pdf