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Romain DELMAS Licence Gestion des Ressources Humaines Formation Initiale – Prom

Romain DELMAS Licence Gestion des Ressources Humaines Formation Initiale – Promotion 2009-2010 Mise à jour du référentiel emploi - Site La Talaudière - Département GACO 28 Avenue Léon Jouhaux Tutrice entreprise : Mme PATOUILLAT 42023 SAINT-ETIENNE CEDEX 2 Tutrice IUT : Mme SERVANT b Les informations contenues dans ce mémoire sont sous l’entière responsabilité de l’étudiant stagiaire Romain DELMAS.  Remerciements Avant d’exposer comme ci-après le compte rendu de mon stage, il m’apparaît utile et opportun de remercier toutes les personnes qui m’ont apporté leur aide et soutien pendant toute la durée de cette expérience professionnelle. Je tiens à remercier tout particulièrement Mme Sandrine PATOUILLAT, assistante de direction et des ressources humaines de l’entreprise CANDIA à LA TALAUDIERE, ma tutrice qui, m’a conduit tout au long de cette mission en me faisant découvrir toutes les fonctions afférentes au Ressources Humaines, et pour le temps qu’elle a bien voulu consacrer au cours de cette période à répondre à toutes mes interrogations et mener ainsi à bien la mission qui m’a été dévolue jusqu’à la conclusion de ce rapport. J’exprime également ma gratitude à M. Amaury NICOLAS, Chargé de Mission Ressources Humaines du groupe SODIAAL UNION qui, après avoir accepté ma demande de stage m’a également conseillé pendant toute la durée des missions qui m’ont été confiées. Je tiens également à remercier aussi M. Olivier BRYS, Responsable Ressources Humaines et M. Laurent ROBLIN, Directeur Industriel Régional, ainsi que l’ensemble de l’équipe administrative pour leur accueil, leurs savoir-faire et pour l’expérience enrichissante qu’ils m’ont fait vivre en complémentarité du tutorat de Mme PATOUILLAT. Egalement, mes remerciements vont aussi à tous les responsables de service ainsi qu’au personnel de l’usine qui, grâce à leur coopération, m’ont permis de mener à son terme l’activité dont j’avais la responsabilité. Enfin, je remercie Mme Patricia SERVANT, Responsable Pédagogique de la Licence Professionnelle Gestion des Ressources Humaines de l’IUT de SAINT-ETIENNE, pour le suivi constant de mon stage ainsi que pour les conseils qu’elle m’a prodigués pour l’élaboration de ce rapport. 1 Sommaire  Résumé général……………………………………………………..Page 3  Abstract……………………………………………………………..Page 5  Introduction……………………………………………………….. Page 7 I - CANDIA…………………………………………………………………...Page 10 A - Recherche et développement………………………………………....Page 10 B - Une marque internationale…………………………………………...Page 10 C - L’engagement qualité de CANDIA………………………………..…Page 11 D - Le lait, un produit de qualité par sa composition……………………..Page II - CANDIA La Talaudière……………………………………………….…Page 13 A - Historique…………………………………………………………...Page 13 B - Les produits fabriqués sur le site……………………………………Page 13 C – Le « zoning » dans l’usine………………………………………….Page 15 D - Le système Qualité………………………………………………….Page 16 E - La qualité du produit………………………………………………..Page 17 F – Le service administratif & RH……………………………………...Page 18 2  Sujets d’étude………………………………………...……………Page 20 I – Définitions de fonction……………………………………………………Page 20 A - Etat des lieux de l’existant et récupération de la maquette…............Page 20 B – Planification des rencontres et procédure de progression..……..….Page 23 C – Progression : mise à jour et création……..…………………………Page 28 D – Audit et période post-audit...……………………………………….Page 30 E – Aléas environnementaux……..…………………………………….Page 34 F – Finalisation de la mission…………………………………………...Page 3 III - Activités annexes…..……………………………………………………..Page 35 A – Gestion du personnel intérimaire.…………………………………..Page 35 B – Recrutement……………...…………………………………………Page 37 C – Tâches administrative……………………………..………………..Page 40  Bilan……………………………………………………………………..Page 41  Conclusion………………………………………………………………Page 46  Liste des Annexes…..………...……...…………………………………Page 48 3  Résumé général Dans le cadre de la licence professionnelle GRH, nous devons mettre en pratique l’enseignement reçu de la formation durant un stage de trois mois, afin de pouvoir mener et accomplir une mission correspondant à un besoin pour l’entreprise accueillante. En ce qui nous concerne, le thème de la mission fut de mettre à jour le référentiel des emplois du site CANDIA LA TALAUDIERE. Le référentiel des emplois est composé de définitions de fonctions. Le travail a donc consisté en premier lieu à faire un inventaire de toutes les définitions existantes, sans considérer la forme dans laquelle elles ont été élaborées. Nous avons donc récupéré sur la base de données de la Direction toutes les définitions de fonction que cette dernière disposait. En second lieu, il a fallu récupérer et s’approprier la maquette de la définition de la fonction établit par le Siège Social. En effet, nous avons estimé que certains éléments pouvaient être sujets à d’éventuelles améliorations donnant lieu à une optimisation de la vue d’ensemble de la fonction qu’exerce le titulaire. Ensuite, nous avons donc programmé des entretiens avec les différents responsables de service afin de pouvoir travailler sur le sujet. Pendant ces entretiens, nous remettions à jour les définitions de fonction dont les compétences ou le travail demandé avait évolué. Egalement, nous devions créer parfois intégralement des définitions de fonction soit qui n’existaient pas ou soit qu’il fallait créer suite à une modification de la structure organisationnelle de la société. En même temps, nous nous devions établir un suivi de nos travaux afin d’une part, de pouvoir expliquer à tout collaborateur la progression de la mission et puis se repérer nous-mêmes et d’autre part, d’établir un suivi grâce à la conception d’une base de données; cela faciliterait d’une manière significative l’apport de chacun dans cette mission. En dernier lieu, les responsables de services ont dû convoquer leurs personnels respectifs pour suivre un entretien afin de leur remettre la définition de fonction et leur expliquer les grands axes avant signature. De surcroit, nous les avons récupérées et remises dans un document spécialement approprié pour cette mission et classées dans chaque dossier des salariés. Puis à l’issue de cette procédure, nous avons pu procéder à une synthèse par service de chaque fonction existante et réaliser une harmonisation au niveau des fonctions similaires. 4 Dès à présent, chaque nouveau personnel embauché recevra une définition de fonction explicité par son supérieur hiérarchique. Cette dernière sera classée dans son dossier dès qu’elle sera signée par ce dernier. 5  Abstract To obtain the diploma Human Resources Professional Bachelor’s degree, I had to carry out training in the Human Resources department of CANDIA LA TALAUDIERE. It’s a food industrial company which products milk. The human resources management must be balanced between jobs which are keep moving and new professional skills which must be always updated. Assertion of this balance comes from an excellent knowledge of the essential functions within the firm; in other words a group of process and tasks which are according to role of each other. My main mission is to create or update the job descriptions. The job description lists all the knowledge, skills, and abilities necessary to carry out the job divided into requirements and preferences. In fact, the job descriptions will allow the company to achieve its strategy and consequently, to make people’s company understand what the managers expect from them. Moreover, an auditor will assess the staff’s commitment for the audit ISO 9001- a certification which requires the most part of supermarkets of France and Europe- thanks to the job descriptions. So, it’s worth updating or creating the job descriptions because if the auditor sees an irregularity or a lack in one or several of them, he will be able to give a “KO”, which stops the audit and not issue the certification. So in the first part, I made an inventory of job descriptions available thanks to the database of the management. In the second part, I recovered the model of job description published by the head quarter and I changed several elements which improve the reading and presentation of the function. In the third part, we planned interviews with the heads of departments to work on the job descriptions. During these interviews, we updated job descriptions whose skills or expected work changed. Also, we had to create from nothing job descriptions according to a restructuration of the firm. 6 In the fourth part, we made heads of department and employees take interviews with their employees to give them the job description, to explain them their missions and to make them sign it. So, we recovered all job description of the plant and put them in personal files. Nowadays we can say when a new employee is hired, he’s given the job description which is explained by the heads of departments. So in a personal capacity, I want to thank the whole plant’s personnel who helped me to succeed of this mission during my training, without them I wouldn’t have been able to reach fixed aims. 7  Introduction Dans le cadre de la Licence professionnelle Gestion des Ressources Humaines, chaque étudiant doit réaliser un projet d’étude dont le sujet est confié par le tuteur de stage de l’entreprise accueillante pendant 12 semaines. L’objectif primordial de la gestion des Ressources Humaines est de veiller à la recherche de l’équilibre qualitatif et quantitatif qui doit exister nécessairement d’une part, entre les emplois en évolution et d’autre part, les nouvelles compétences professionnelles des salariés. Cet équilibre repose donc sur une excellente connaissance des fonctions des personnels, en d’autres termes, de l’ensemble des tâches qui correspondent à un rôle dans l’organisation : c’est le principe de la définition de fonction. Le but d’une définition de fonction est de connaître l’organisation humaine à l’entreprise pour qu’elle puisse exercer sa stratégie. Dans cette optique, uploads/Industriel/ rapport-de-stage-candia-apres-entretien.pdf