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PROCESSUS DU CYCLE ACHAT (SDA) I. OBJECTIF Cette procédure a pour objectif de t

PROCESSUS DU CYCLE ACHAT (SDA) I. OBJECTIF Cette procédure a pour objectif de traiter l’ensemble des opérations liées aux achats. Le destinataire de ce document devra prendre connaissance du processus décrit ci-après pour chaque module, avant de renseigner le QCI par la suite. NB : LE PRRESENT QCI DEVRA ETRE RENSEIGNE ET REMIS AU PLUS TARD DANS LES SEPT (07) JOURS QUI SUIVENT LA DECHARGE DESTINATAIRE : NOM : PRENOM : FONCTION : DIRECTION : DECHARGE : DATE II. REGLES DE GESTION Les acquisitions des biens et services se font conformément au code des marchés publics. Les achats sont effectués suivant les règles ci-après : Achats de moins de (200 000) FCFA : achats au comptant dans un magasin de référence ; Achats compris entre deux cent mille (200 000) FCFA à cinq millions (5000 000) FCFA : trois (03) facture pro-forma, un bon de commande enregistré et un procès-verbal de réception. Le dépouillement des cotations reçues (factures pro-forma) se fait au sein d’une commission d’au moins deux personnes mise en place par note de la Direction Générale. Cette commission produit un rapport des cotations. Plus de cinq millions (5 000 000) FCFA : appel d’offre. Dans ce cadre, une commission statutaire siège suivant la procédure de passation des marchés. A. Planification des achats Les achats d’un montant de moins de 5 000 000 FCFA ne font pas l’objet d’une planification particulière. Ils se font sur la base du budget de l’année antérieure pour faire des prévisions. En ce qui concerne les achats de plus de 5 000 000 FCFA, leur planification est effectuée par une commission. Elle comprend deux aspects : une planification pluriannuelle et une planification annuelle. La planification pluriannuelle donne lieu à un plan global de passation des marchés avec des informations relatives aux montants prévisionnels, à la catégorie de dépenses, aux sources de financement, ainsi qu’aux modes de passation des marchés pendant une durée à moyen et à long termes (de trois à cinq ans). Les dates et les étapes clés de la passation des marchés sont indiquées. La planification annuelle est effectuée parallèlement à l’approbation des budgets. Elle se caractérise par : - L’établissement des listes des travaux, fournitures à engager pendant l’année qui s’annonce ; - La répartition des responsabilités dans le processus ; - Le choix des modes de passation des marchés et la définition de leur objet ; - La fixation des achats, séquences et calendriers de passation des marchés. B. Constitution du fichier Fournisseurs La constitution du fichier fournisseurs concerne les acquisitions de moins de cinq (05) millions FCFA. Elle découle de la programmation des approvisionnements. Elle permet d’établir une base de données pertinente qui facilitera les achats ultérieurs. Elle facilite également la budgétisation en donnant des éléments de référence en matière de valorisation des biens. La mise à jour du fichier est effectuée au moins une fois par an dans le cadre de la préparation des budgets prévisionnels, sur la base d’une demande de renseignements sur les critères suivants : - Références ; - Qualité des fournisseurs ; - Conformité des dossiers administratifs et fiscaux ; - Délais probables de livraison en cas de commande ; - Stocks disponibles. Pour la sélection des consultants, CAMTEL constitue un fichier à partir des demandes de manifestation d’intérêts publiées par voie de presse écrite ou par messagerie électronique. Sur la base des prévisions d’acquisition des biens pour lesquels cette procédure peut être efficace (fourniture, consommable…), il y a lieu de lancer un appel aux fournisseurs potentiels, puis fixer les conditions de l’appel et de dépouillement des réponses, ensuite les données selon les biens et les services souhaités pour en fin constituer le fichier sur la base des éléments disponibles. Cette base de données est un élément appréciable qui facilite l’acquisition des biens et services selon le mode de consultation restreinte, du gré à gré ou de l’entente directe. C. Acquisition des biens sur la base du fichier fournisseurs La consultation se fait à l’échelon national si les fournitures peuvent être obtenues sur place et si le nombre de fournisseurs nationaux qualifiés est suffisant. La consultation se fait à l’échelon international si les fournitures ne peuvent être obtenues sur place. Généralement les achats de moins de cinq millions (5 000 000) ne font pas l’objet de consultation à l’échelle internationale à cause des couts pouvant être engendrés et du montant de marché qui reste limité. Dans le cas où les fournisseurs de la liste ne peuvent être sollicités, une recherche en dehors du fichier s’impose. Dans ce cadre, la procédure, les intervenants et les documents ou interfaces sont identiques que pour les fournisseurs déjà listés. D. Entente directe L’entente directe concerne également les achats de montant inférieur à cinq (05) millions FCFA. CAMTEL décide de consulter et de traiter directement avec un fournisseur donné, sans faire appel à la concurrence au préalable. C’est une procédure d’exception. Elle s’applique pour les projets d’acquisition des biens et services pour lesquels l’appel à la concurrence n’est pas nécessaire ou dans des cas pour laquelle la technicité requise pour exécuter la prestation est rare. Cette procédure s’applique aux conventions signées avec les organismes partenaires compte tenu de leurs compétences dans les domaines concernés et la spécialisation de ces derniers. Suivant ce principe et sur la base du fichier des fournisseurs, certains articles et services expressément désignés peuvent faire l’objet de cette procédure. La Commission s’assure en permanence de l’évolution des conditions du marché pour les offres ne requérant pas une consultation, et une renégociation des prix. Il s’assure également que le fournisseur offre toutes les conditions de garantie pour l’exécution correcte du marché. En tout état de cause un rapport circonstancié devra matérialiser la motivation de contractualiser par entente directe. E. Structure de gestion des approvisionnements La responsabilité opérationnelle des approvisionnements de CAMTEL appartient au DFB et par le service concerné pour les achats spécifiques. La commission veille à ce que les achats soient diligentés dans des conditions d’économies, de qualité, d’efficacité et de transparence. III. SCHEMA DE COMPTABILISATION D’UNE FACTURE D’ACHAT a. Enregistrements des factures 1. Facture d’achat au comptant _______________ __________________ Débit : 60… cout d’achat Crédit : 5. XXXXXXXXX Crédit : 4471 AIR XXXXXXXXX Crédit : 4478 Compte TVA XXXXXXXX Achat de biens ou prestations au comptant ________________ ______________ 2. Achat à crédit ___________________ __________________ Débit : 60… au Coût d’achat Crédit : 40. XXXXXXXXX Crédit : 4471 AIR xxxxxxxxxxx Crédit : Compte TVA xxxxxxxxxxx Facture d’achat des biens ou prestation __________________ _________________ 3. Cas d’avance au fournisseur __________________ __________________ Débit : 40.9 Mt avance Crédit : 5. Mt avance Avance sur commande des biens ou prestations ______________ ____________________ b. Règlements des factures d’achat _______________ ______________________ Débit : 40. XXXXXXX Débit : 4471 AIR xxxxxxxx Débit : 4478 compte TVA xxxxxxxx Crédit : 5. XXXXXXXX Règlement facture fournisseur _______________ _______________________ Règlement facture avec avance au fournisseur _______________ _________________________ Débit : 40. XXXXXXXX Crédit : 409 XXXXXXXX Crédit : 5 XXXXXXXX Règlement facture fournisseur déduite de l’avance _________________ ____________________ IV- DESCRIPTION DE LA PROCEDURE La procédure ci-dessous décrite est relative aux achats effectués par bon de commande : 1. Expression des besoins 2. Validation des besoins 3. Demande de cotation à trois fournisseurs au moins 4. Réception des offres 5. Analyse des offres 6. Validation de l’analyse des offres 7. Etablissement du bon de commande 8. Passation de la commande 9. Suivi budgétaire 10.Réception des prestations 11.Enregistrement de la facture 12.Reporting ETAPE S INTERVENANTS DESCRIPTION DES TACHES DOCUMENTS OU INTERFACE 1 Service bénéficiaire de la prestation ou du bien Responsable du service concerné Expression des besoins - Identifie les besoins, les détails techniques et les quantités des biens à acquérir. - Fait une demande d’expression. - Valide la demande d’expression - Transmet le dossier de demande à la commission Demande de prestation ou du bien Registre de transmission 2 commission Validation des besoins - Examine les besoins et vérifie qu’il sont prévus au plan d’acquisition des biens, travaux et services de l’année en cours ; - S’assure de la budgétisation des biens à acquérir ; - Retourne les dossiers non éligibles au service bénéficiaire en indiquant les motifs du rejet ; - Transmet les dossiers éligibles à la commission pour établissement des demandes de cotation. Demande de prestation ou du bien 3 commission Demande de cotation à trois fournisseurs au moins - Elabore le dossier de consultation - Prépare une liste d’au moins trois fournisseurs de préférence dans le fichier de fournisseurs ; - Transmet le dossier à la DFB ; Liste fournisseurs dossier de consultation Dossier de consultation signée Lettres d’invitation DFB - Contrôle la conformité du dossier de consultation et contrôle la liste des fournisseurs présélectionnés - Valide la liste des fournisseurs retenus et signe le dossier de consultation - Transmet le dossier à la commission La commission - Prépare et envoie les lettres d’invitation aux destinataires après en avoir gardé copie dans le dossier « consolidations en cours » 4 Agent du Courrier Réception des offres - Réceptionne les offres des différents fournisseurs uploads/Finance/ processus-de-gestion-cycle-achat-camtel-refait.pdf