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Introduction à la gestion comptable (D. Bodin) - Ch 3 - 1 CH 3. LES METHODES D’

Introduction à la gestion comptable (D. Bodin) - Ch 3 - 1 CH 3. LES METHODES D’ORGANISATION COMPTABLE Pour gérer dans de bonnes conditions le traitement des informations utiles en compta- bilité, il est nécessaire de définir un système d’organisation du travail comptable et de décrire les différentes procédures de gestion de celui-ci. L’objectif de ce chapitre est de mettre en évidence les principes de base et les prati- ques dans ce domaine. .1 LES SYSTEMES COMPTABLES .1.1. Le système classique Dans ce système, les pièces comptables de base sont saisies dans un seul journal et dans un seul fichier de comptes (le grand-livre). Les pièces justificatives de base → Le livre-journal (§1) → Le grand-livre des comptes (§2) → La balance (§3) → Le livre- d’inventaire : Le bilan et le compte de résultat (§4) Travail quotidien Travail périodique Travail annuel Avantage : • C’est un système d’organisation simple. Inconvénients : • Ce système ne permet pas la division du travail comptable ; • Le mélange des opérations d’achat, de ventes et de trésorerie dans un même journal, ainsi que le mélange des comptes individuels clients et fournisseurs avec les comptes du PCG, ne facilitent pas la lecture de la comptabilité. .1.2. Les systèmes d’organisation comptable informatisés Compte tenu des critiques du système classique et de l’évolution de la tenue de la comptabilité sur ordinateur, les systèmes comptables évoluent. Leur organisation des logiciels comptables s’appuie sur la division du journal classique et du grand-livre des comptes (voir le schéma d’ensemble annexe 7.2 page 11). Dans ce mode d’organisation, le livre-journal obligatoire ne reprend que les totaux mensuels des différents journaux auxiliaires. Introduction à la gestion comptable (D. Bodin) - Ch 3 - 2 .2 LA GESTION DES PIECES JUSTIFICATIVES Voici quelques principes à respecter : 1. Dès réception ou dès leur émission, classer chronologiquement les pièces justifi- catives dans différents classeurs (document le plus récent sur le dessus) : •Factures fournisseurs ; •Factures clients (si factures de ventes) ; •Banque (un classeur par banque) ; •Caisse (si ventes sans factures) ; •Fiscal et social ; •Opérations diverses. Ces classeurs sont ouverts au début de chaque exercice comptable. Les documents concernant plusieurs périodes : statuts, emprunts, factures d'immobilisations, contrats de crédit-bail...) sont à regrouper dans un classeur permanent. 2. Dans chaque dossier, procéder à une numérotation interne des documents reçus par l’entreprise : factures fournisseurs, documents bancaires.... Cette numérotation interne est ensuite utilisée lors de l’enregistrement comptable, ce qui permet de mettre en évidence les omissions ou la disparition éventuelle d'une pièce justificative de base. 3. Prévoir si cela est nécessaire une pré-comptabilisation des documents. L’objec- tif de ce travail est de définir à l’avance les comptes à utiliser sur la pièce de base ou autre support pour gagner du temps lors de la saisie informatique. Après saisie, marquer le document pour éviter un double enregistrement. 4. Le moment venu, reporter les références de règlement sur les factures. 5. Après comptabilisation ou règlement, archiver les documents par mois. .3 LES TECHNIQUES DE PRECOMPTABILISATION La pré-comptabilisation consiste à préparer le travail comptable (indication des numé- ros de compte à débiter et à créditer) avant saisie sur le logiciel de comptabilité. Applications Ex. 1. Présentation des techniques de pré-comptabilisation. Pré-comptabilisation Avantages et inconvénients 1. sur le document de base + - •Simplicité. •Nécessité d’écrire les numéros de comptes. 2. sur fiche d’imputation pré-imprimée + - •Simplicité. •N° de comptes pré-imprimés. •Système inadapté si les comptes mouvementés sont très variables. 3. Système centralisateur (saisie mensuelle) + - •Simplicité : Système adapté à la petite entreprise sans ordinateur. •Système inadapté si les comptes mouvementés sont très variables. 4. sur bordereau de saisie + - •Facilite la saisie sur micro-ordinateur. •Nécessité d’écrire les numéros de comptes si le logiciel ne permet pas de définir des guides de saisie.  Ces techniques sont inutiles et éliminent tous supports papier lorsque le logiciel comptable permet de définir sur l’écran un guide de saisie (fiche d’imputation type) propre à chaque type de document. Voir dans l'annexe 7.1 (page 9) les subdivisions à envisager dans chaque classeur. Introduction à la gestion comptable (D. Bodin) - Ch 3 - 3 .4 LA GESTION DES JOURNAUX AUXILIAIRES .4.1. Les journaux auxiliaires à créer Le nombre de journaux à créer est fonction de l’importance de l’entreprise et de la nature des opérations effectuées. Ainsi, une entreprise de commerce de détail n'a pas de journal de ventes : celles-ci sont directement enregistrées dans les journaux de trésorerie (le journal de caisse ou de banque). De même, dans le cadre des comptabilités simplifiées, le journal d’achat et celui de ventes sont inutiles (voir § 6). .4.2. Les modes de saisie La saisie sur micro-ordinateur se réalise : • soit par pièce à leur date d’émission ; • soit au kilomètre (saisie bordereau) : saisie groupée des écritures identiques : Exemple : saisie dans une même écriture des souches de chèques de la semaine… ; • soit avec pré-totalisation mensuelle sur journaux auxiliaires tenus manuellement (méthode de moins en moins utilisée). Le contrôle de la partie double est vérifié après chaque imputation et aucune valida- tion n’est admise tant que celle-ci n’est pas respectée. Pour faciliter la correction des erreurs éventuelles, les logiciels de comptabilité offrent deux modes de travail : 1.Le mode brouillard est un mode de saisie provisoire qui permet de corriger à l’écran les erreurs effectuées mais il nécessite un transfert en mode réel en fin de mois pour valider définitivement les écritures passées. 2.Le mode réel valide directement les écritures passées, mais à l’inverse du mode précédent, il ne permet pas de corriger directement à l’écran les erreurs éven- tuelles. Dans ce cas, elles ne peuvent se corriger qu’en effectuant une écriture supplémentaire de correction (voir §4.4). La saisie peut aussi se faire sur certains logiciels en mode simulé. Ce mode est utili- sé pour mesurer l’incidence d’un événement comptable sur les comptes sans que celui-ci soit validé. Il est surtout utilisé pour établir des situations intermédiaires et pour toutes les écritures d’abonnement mensuel des charges enregistrées périodiquement (les primes d’assurance, les honoraires de l'expert comptable, les taxes payées annuellement, les amortissements...). En fin de mois, les logiciels de comptabilité permettent de regrouper les cumuls men- suels des différents journaux auxiliaires dans le livre-journal imposé par la loi. Cette édition ne peut se réaliser qu’après transfert des écritures en mode réel. Introduction à la gestion comptable (D. Bodin) - Ch 3 - 4 .4.3. Le risque de double enregistrement lié à la division du journal La division du journal peut entraîner un double enregistrement notamment pour tous les virements de fonds entre les comptes financiers : Banque, CCP, Caisse... Exemple : Retrait de 1 000 € en espèces sur le compte banque pour alimenter la caisse. Dans le cas d’une organisation avec des journaux auxiliaires avec un journal de caisse et un journal de la banque, cette opération pourrait s’enregistrer ainsi : Dans le JA de la caisse 530 Caisse 1 000 512 Banque 1 000 580 Virements internes 1 000 Dans le JA de la banque 530 Caisse 1 000 580 Virements internes 1 000 512 Banque 1 000 Grand livre 512 Banque 580 Virements internes 530 Caisse 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 SC = 1 000 S = 0 SD = 1 000 Ce double enregistrement s'évite par l’utilisation du compte 580 Virements internes. Ce compte est toujours soldé. Pour faciliter la recherche d’erreurs éventuelles, il est préférable de le subdiviser en fonction de chaque type de virement de fonds. .4.4. Les méthodes de correction des erreurs Exemple : Pour une vente de marchandises à crédit de 2 000 €, on a passé : Ecriture passée 4111 Client X 2 000 701 Ventes de produits finis 2 000 1. Correction par 701 Ventes de produits finis 2 000 contre-passation 4111 Client X 2 000 4111 Client X 2 000 707 Ventes de marchandises 2 000 2. Correction par 4111 Client X - 2 000 nombres négatifs 701 Ventes de produits finis - 2 000 4111 Client X 2 000 707 Ventes de marchandises 2 000 3. Correction directe 701 Ventes de produits finis 2 000 707 Ventes de marchandises 2 000 Applications Introduction à la gestion comptable (D. Bodin) - Ch 3 - 5 .5 LA GESTION DES COMPTES La tenue des comptes est automatique sur ordinateur et reprend les imputations réalisées dans le journal. Leur contenu peut être connu par consultation à l’écran ou par édition sur imprimante à tout moment. Beaucoup de logiciels permettent, en plus, de suivre l’évolution du solde des comptes mouvementés lors de la saisie. .5.1. Les fichiers de comptes Les comptes sont regroupés en trois catégories qui font l'objet de l'édition de trois états récapitulatifs (voir le schéma en annexe). Fichiers Contenu Etats récapitulatifs Grand-livre général Comptes du PCG La balance des comptes Grand-livre auxiliaire Fournisseurs Comptes individuels fournisseurs Relevé nominatif Fournisseurs Grand-livre auxiliaire Clients Comptes individuels clients Relevé nominatif Clients .5.2. Le contrôle de la uploads/Finance/ ig3-organisation.pdf