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FNFE – MPE : FNFE MPE Guide bonnes pratiques FE et PAF v1 20 07 2018 Facture él

FNFE – MPE : FNFE MPE Guide bonnes pratiques FE et PAF v1 20 07 2018 Facture électronique Piste d’Audit fiable Vecteurs de performance digitale Version 1, 20 juillet 2018 Guide des bonnes pratiques FNFE – MPE : FNFE MPE Guide bonnes pratiques FE et PAF v1 20 07 2018 P a g e | 2 Sommaire I. INTRODUCTION ................................................................................................................................................ 3 II. SYNTHESE DES PRATIQUES DE LA FACTURE ELECTRONIQUE EN FRANCE ................................. 5 III. FACTURE ELECTRONIQUE ET PISTE D’AUDIT ....................................................................................... 9 LA FACTURE ELECTRONIQUE .......................................................................................................................... 9 III.1.1 Législation, règlementation et obligations ................................................................................ 9 III.1.2 Principe de dissymétrie ........................................................................................................... 10 LA PISTE D’AUDIT ......................................................................................................................................... 10 III.2.1 La piste d’audit : une obligation méconnue ............................................................................ 10 III.2.2 Les éléments constitutifs de la piste d’audit ........................................................................... 11 III.2.3 La piste d’audit : vecteur de l’amélioration des processus ..................................................... 12 LA NOTION DE CONTROLES DOCUMENTES ET PERMANENTS ...................................................................... 13 LA DEMATERIALISATION DES FLUX ET LA PERFORMANCE DE L'ENTREPRISE ........................................... 14 FACTURE ELECTRONIQUE, PISTE D’AUDIT : ENJEUX ET RISQUES ............................................................... 16 IV. CONCLUSION ET PROCHAINE EDITION DU GUIDE ............................................................................. 18 FNFE – MPE - Groupe de travail « Facture électronique et Piste d’audit » Rapporteurs : Vincent Barbey – Vice-président FNFE-MPE Comité de Rédaction : Vincent Barbey (Ocentis - Medef) Claude Charmot (Auratechcom) Florence Dexant (Crossinvoice) Aihedan Dilimulati (GS1 France) Nadine Garaud (GALIA) Guide des bonnes pratiques FNFE – MPE : FNFE MPE Guide bonnes pratiques FE et PAF v1 20 07 2018 P a g e | 3 I. Introduction En 2016, on estime qu’il y a eu environ 30 milliards de factures électroniques échangées dans le monde sur environ 370 milliards de factures échangées (B2B, B2G, B2C, source Billentis).  Parmi ces flux, 37 milliards de factures ont été échangés en Europe, dont environ 50% en B2B/B2G. En France environ 2 milliards de factures ont été échangées en B2B/B2G. 20 milliards d’euros : c’est le montant estimé de retard de paiement en France, porté ou subi à hauteur de 80% par les PME/TPE et 20% par les ETI.  Avec le développement de la facture électronique et des flux inter-entreprises dématérialisés, ces retards de paiement doivent se réduire, ainsi que les coûts de traitements de la facture (hors phase de validation de la facture, le coût est estimé à 10 € par facture en moyenne, 60% côté acheteur et 40% côté vendeur). Le passage à la facture électronique représente des enjeux considérables :  L’optimisation des processus d’échanges,  La réduction des coûts administratifs et de gestion,  L’amélioration des délais de paiement,  Un meilleur recouvrement de la TVA. La Stratégie Numérique de l’Europe a inscrit le développement de la facture électronique et de l’e- procurement public à son agenda de travail pour la période 2010-2020. Ceci a donné lieu notamment à la création de 2 Forums à l’échelle européenne (l’EMSFEI sur la facture et l’EXEP sur l’e-procurement public), ayant des forums miroirs dans chaque État Membre. Le FNFE-MPE (Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques) est le Forum miroir de la France, créé en janvier 2012 à l’initiative de la DGE (Direction Générale des Entreprises, Ministère de l’Économie, de l’Industrie et du Numérique). Il a pour mission de permettre la plus large concertation entre tous les acteurs publics et privés français dans le contexte du déploiement de la facture électronique et des marchés publics électroniques sur le marché national et d’être force de proposition dans la définition des réglementations, politiques publiques et toute mesure incitative concourant à cet objectif. Après la transposition de la directive européenne TVA2010/45/UE concernant la facture électronique applicable depuis le 1er janvier 2013, et définissant les différentes voies de dématérialisation fiscale, la directive 2014/55/UE impose pour les états membres une obligation de réception des factures électroniques pour les marchés publics. En France, ce principe s’applique pour l’ensemble du secteur public, assorti d’une obligation d’émettre des factures électroniques vers le secteur public, à déployer progressivement entre 2017 et 2020 au travers de Chorus Pro, portail national dédié à la facturation électronique pour le secteur public en application de l’ordonnance du 26 juin 2014. Guide des bonnes pratiques FNFE – MPE : FNFE MPE Guide bonnes pratiques FE et PAF v1 20 07 2018 P a g e | 4 Le contexte actuel est favorable :  Le cadre réglementaire a simplifié l’usage de la facture électronique (principe d’égalité de traitement entre la facture papier et la facture électronique).  L’obligation d’émettre des factures sous forme électronique pour les fournisseurs du secteur public : Etat, collectivités locales et territoriales, établissements publics, soit plus de 80 000 entités publiques. La cible en France est donc d’atteindre 100% de factures électroniques en 2020 pour le secteur public, et d’entraîner l’ensemble du secteur privé vers cette pratique. La facture électronique et les pratiques de la piste d’audit fiable sont une source de performance opérationnelle pour les entreprises et font partie de la chaine de dématérialisation des processus. La facture électronique et sa piste d’audit fiable contribuent :  à mieux piloter et sécuriser l’entreprise dans ses processus d’engagements,  à mieux piloter ses engagements et la relation avec les tiers,  à mettre en œuvre une gestion transverse (finance, juridique, système d’information, pilotage…). Ce guide, rédigé par les experts du FNFE-MPE (experts fiscaux, experts métiers, responsables financiers d’entreprise), a donc pour objectif de livrer, de manière très opérationnelle et pragmatique, les réflexes et points d’attention nécessaires à la mise en place de la facture électronique et de la piste d’audit, tout en identifiant les atouts, règles et risques. LE FNFE- MPE vous souhaite une bonne lecture. N’hésitez pas à contacter le FNFE-MPE (www.fnfe-mpe.org). Guide des bonnes pratiques FNFE – MPE : FNFE MPE Guide bonnes pratiques FE et PAF v1 20 07 2018 P a g e | 5 II. Synthèse des pratiques de la facture électronique en France Quel état des lieux pour la facture électronique ? Une étude sur les pratiques de la facture électronique lancée en juin 2017 puis en octobre de la même année, par le FNFE-MPE, a permis d’obtenir plus de 200 réponses. L’objectif de cette étude était de connaitre la situation sur la facture électronique et surtout la mise en place de la Piste d’audit fiable pour les entreprises françaises. => Celle-ci montre que malgré l’obligation pour les PMEs de transmettre en 2019 leur facture en mode électronique pour les marchés publics, il reste encore un grand travail de prise de connaissance, de maitrise et de mise en œuvre de bonnes pratiques au sein des entreprises françaises ! À la suite d’analyse des données recueillies dans cette étude, voici les grandes conclusions à retenir sur les pratiques d’échanges de la facture électronique et de la piste d’audit :  74% des entreprises déclarent échanger des factures sous format électronique.  Si on regarde de plus près, peu d’entreprises suppriment réellement le papier (86% accompagnent encore leurs factures en papier >> double envoi électronique + papier) :  plus de 80% des entreprises traitent leurs factures entrantes & sortantes sous format papier,  vient ensuite le format PDF simple qui se développe de plus en plus dans les entreprises (70% pour les factures entrantes, 50% pour les factures sortantes),  40% des entreprises émettent des factures en EDI ; 20% en reçoivent. Guide des bonnes pratiques FNFE – MPE : FNFE MPE Guide bonnes pratiques FE et PAF v1 20 07 2018 P a g e | 6  Piste d’audit : Alors même que toute entreprise devrait disposer d’une piste d’audit, plus de la moitié des entreprises répondantes n’ont pas mis en place ou ne savent pas si elles ont mis en place une piste d’audit, que ce soit pour les factures papiers ou les factures électroniques.  Les principales raisons évoquées sont :  pas de solution clé en main,  complexité de la règlementation,  pas de budget (coût du projet), pas de temps pour la mise en place. Guide des bonnes pratiques FNFE – MPE : FNFE MPE Guide bonnes pratiques FE et PAF v1 20 07 2018 P a g e | 7  Parmi celles qui ont mis en place une piste d’audit (30%) : près de 60% des entreprises ont rédigé la documentation, décrivant les contrôles permanents, requise par la réglementation fiscale. Ces contrôles documentés leur permettent d’établir une Piste d’audit fiable.  Celles qui ont mis en place la piste d’audit, l’ont fait pour 2 raisons principales :  mise en conformité avec la règlementation,  facilité de suivi des éléments justificatifs de la facture.  Les principaux documents supportant la piste d’audit sont : (ils sont principalement archivés en papier + électronique) :  commande,  bon de livraison/réception,  facture,  contrat. Guide des bonnes pratiques FNFE – MPE : FNFE MPE Guide bonnes pratiques FE et PAF v1 20 07 2018 P a g e | 8  Archivage : plus de 50% des entreprises impriment et archivent leurs factures reçues sous format papier.  Près de 50% des entreprises n’ont pas uploads/Finance/ fnfe-mpe-guide-bonnes-pratiques-fe-et-paf-v1-20-07-2018.pdf