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Le document présent est une description detaillée des differents étapes d’organ

Le document présent est une description detaillée des differents étapes d’organisation d’evenement. 1- Objet de l’evenement On commence par définir l’objectif de notre événement. Trois questions fondamentales doivent être posées : Quoi ? Qui ? Pourquoi ?  Quel est le message qu’on veut faire passer?  Qui voulons-nous toucher par notre événement?  Pourquoi souhaitons-nous organiser un événement?  Quel but souhaitons-nous atteindre?  Pour quelle raison? 2- le lieu et date de votre événement Après avoir défini notre stratégie événementielle, nous pourrons en général en définir le lieu et la date. La plupart de nos événement sont adressés au étudiants ou aux membres du club, ce qui fait pour définir une date, on s’arrange pour quelle soit convenable au membre en premier lieu vu qu’ils font partie du comité d’organisation. Mais généralement on anticipe bien notre événement et on les « pré-informe » de la date par un « Save the Date ». en ce qui concerne le lieu de l’evenement, vu qu’on est un club au sein de l’ENCGT la plupart de nos evenement se déroule au niveau de l’ecole. 3- Le contenu Après avoir défini les « 5 W » (what, who, why, where, when), On s’assure de bien préciser le contenu de notre événement. Bien entendu, parfois, le contenu peut avoir une telle importance que c’est lui qui va définir le lieu ou la date. On cette phase il est primordial de répondre aux questions suivante :  Quels sont les messages clé qui doivent être communiqués?  Quelle est leur importance? Faut-il prévoir une animation spéciale pour les faire passer?  Quelles vont être les interventions? Qui sera orateur ? Durée?  Qui parle à quel moment? Puis, selon l’importance de l’événement, on choisit si une pause café aura lieu ou non, Et a quel moment au milieu à la fin de l’événement. Procedure : Organisation d’evenement 4- Sponsor Pour donner vie à notre projet, le sposoring s’avère un moyen de financement indispensable , il nous permet en fait d’avoir de la tesorerie d’avance et même d’etre benificiaire Le sponsoring ne s’agit pas uniquement de la trésorerie , mais on cherche aussi ceux qui peuvent nous fournir des éléments indispensables à la bonne tenue de notre manifestation tels que du matériel de sono, du mobilier événementiel , du matériel de vidéo, des prestations de traiteur et restauration. Bref pour tout ce qui est nécessaire à la bonne réalisation de notre événement. Mais pour ce faire, il faut avoir un dossier sponsoring bien détaillé. Annexe : modèle dossier sponsoring 5- Budget prévisionnel Pour le bon deroulement de l’evenement , l’elaboration d’un budget prévisonnel est primordial. Financement monta nt Prise en charge externe (Sponsor) 1- 2- 3- Total financement Dépenses unit és tarif/uni té monta nt 1-Ressources Humaines : formateurs intervenants autres Total 1 2-Frais de prise en charge des participants billet d'avion hôtel déplacement Total 2 3-Achats ou location : location de salles aménagement et transport de biens fournitures de bureau et photocopies autres Total 3 4- Imprimés, photographie et Publicité imprimés photographe annonce publicitaire Badges Total 4 3-Frais de réception : frais de réception (petit-déjeuner, déjeuner, pause café ou autres ) fleurs ou décoration Autres Total des dépenses 6- Demande Pour organiser un evenement au sein de l’ecole il faut tout d’abord avoir l’autorisation de l’administration. Donc comme premiere étape , on dépose une demande au sein de l’adminstartion pour les informer qu’un evenement aura lieu et pour avoir leur accord. Toute demande d’événement prenant place à L’ENCGT doit être adressée à l ‘administration de un mois à l’avance de la date de l’événement avec les informations suivantes : 1. Nom de l’événement 2. Date de l’événement 3. Programme de l’événement 4. Intervenants/participants 5. Invités à l’événement 6. Budget Toutes les informations doivent être remplies dans le Formulaire de Déclaration d’Evénement. Déclaration d’événement 1-Demande par : ------------------------------------------------------- 2- Événement : 3- Date et lieu de l’événement : ---------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------- 4- Nom de l’événement : ------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------- 5- Description de l’événement (objet, participants, intervenants) :------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------- 7- Budget Total : ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 8- Décision : Colloque Conférence Congrès Table ronde Séminaire Autre : Complément d’information requis : ------------------------------------------------------------------- Refus pour le motif suivant : ------------------------------------------------------------------------- Accord (directeur) 7- Décision La décision de l’administartion sera transmise au responsable de l’événement. Le directeur nous informe si l’ecole va prendre en charge une partie des depenses. En attendant leur accord nous continuant à péparer notre évenement . 8- l’organisation Après avoir défini le cadre de l’événement, nous finirons par le compléter de tous ces éléments logistiques qui lui donnent du corps. Nous penserons notamment aux éléments suivants :  Invitations  Animation  Programme  Média  Décoration  Documentation  Accueil  Badges  Photographe  Réseaux sociaux 9- la communication On distingue la communication avant l’événement, pendant événement et après l’événement. Avant l’événement, il s’agit d’inviter les personnes à prendre part à notre manifestation mais aussi de les motiver les personnes n’étant pas dans votre listing d’adresse. Newsletters et réseaux sociaux nous aideront à toucher à étendre notre liste de participants. On a choisit comme support de communication ; les flyers, les affiches publicitaires, les resaux sociaux. 1. On crée une page événementielle sur Facebook qui sera diriger par nos membres afin de partager tout ce qui concerne l’événement ( Date, lieu, intervenant,….) et d’inviter aussi ceux qui sont actifs sur les réseaux sociaux . 2. Les affiches, les flyers : on s’assure que nos affiches contiennent notre logo, des couleurs récurrentes, une mise en page identifiée ainsi que le message qu’on veut faire passer .Ensuite on determine les quantités et formats d’affiches en fonction des endroits que nous ciblons. 3. Invitation: on a chosit aussi d’envoyer des invitations. Pendant votre événement, nous intégrons le live sur instagram et facebook , en ayant pris soin de mentionner le hashtag à utiliser sur tous nos supports. La communication après l’événement concerne la partie du suivi. 10- Suivi Après l’événement : Un événement ne se termine pas à la fin de la journée ou quand vous refermez la porte derrière le dernier participant. Après l’événement, on s’assure auprès de nos participants et nos invités que l’événement c’est bien déroulé On s’assure aussi de :  Réactiver les souvenirs avec un album photos Facebook  Surveiller ce qu’on a dit de nous durant l’événement grâce à votre veille  Répondre les personnes qui n’ont pas put assister à notre événement. uploads/Finance/ annexes-document-2.pdf