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www.smart.coop Guide pratique des contrats Les règles applicables à la gestion

www.smart.coop Guide pratique des contrats Les règles applicables à la gestion de contrats Avertissement : Le présent guide pratique s’applique aux prestations dont la gestion a été confiée à Smart dans le cadre de son outil de gestion de contrats. Ce guide pratique est un document évolutif. Des mises à jour seront effectuées à intervalles réguliers. Le guide pratique situé dans le compte sociétaire sur le site www.smart.coop en est la dernière version à jour. Guide pratique des contrats ........................................................................................................... 1 A. Confier la gestion d’un contrat à Smart ................................................................................... 2 1. Smart, entreprise partagée pour travailleurs autonomes. ............................................................. 2 2. Concrètement ................................................................................................................................ 2 3. Quel public peut passer par nos outils ? ....................................................................................... 3 4. Assurances .................................................................................................................................... 4 5. Coût de la gestion de contrats ....................................................................................................... 4 B. Déclarer une prestation étape par étape. ................................................................................. 5 1. Fonction, description, pays de la prestation et risques liées à la prestation. ................................ 6 2. Dates prestées .............................................................................................................................. 7 3. Choix du client ............................................................................................................................... 7 4. Données financières et type de contrat ......................................................................................... 9 C. Confirmation, impression, envoi des documents signés, délais de paiement et modification. .................................................................................................................................. 11 D. Informations sur les différents types de contrats : ............................................................... 12 E. Informations sur les rémunérations minimums à respecter : .............................................. 14 F. Documents sociaux, fiscaux et administratifs relatifs aux contrats ................................... 17 2 www.smart.coop A. Confier la gestion d’un contrat à Smart 1. Smart, entreprise partagée pour travailleurs autonomes1. Smart vous permet de travailler sous le statut de salarié et ainsi cotiser à la sécurité sociale la plus avantageuse en Belgique, tout en profitant de l’autonomie du « freelance ». Vous souhaitez effectuer un travail défini pour le compte d’un client sans pour autant devenir indépendant ? Le service de gestion des contrats de Smart est la solution. Comment ça marche ? C’est simple et facile : 0. Vous négociez vous-même avec votre client le montant à lui facturer pour le travail que vous allez lui fournir. Vous êtes donc autonome dans cette démarche. 1. Vous et le client êtes d’accord ? Vous utilisez Smart pour facturer et déclarer cette prestation. En effet, Smart partage avec vous sa structure. - Relation client : d’une part, vous et le client signez tous deux un « devis » qui a valeur de convention légale entre le client et Smart. Via ce document, vous mandatez Productions Associées à facturer le montant négocié auprès de votre client (en utilisant notre numéro de TVA). Dès réception de ce document dûment signé, nous envoyons une facture par mail et nous nous occupons du recouvrement des factures échues si nécessaire. - Relation entreprise partagée : d’autre part, Smart vous engage sous contrat de salarié à durée déterminée pour effectuer le travail convenu : vous êtes un employé (temporaire) de Smart et c’est Smart qui paie votre salaire en fonction du montant défini avec le client. Via ce document, vous déclarez vos dates de travail et vous vous rémunérez un salaire sur lequel vous paierez des charges sociales. Dans ce contrat, Productions Associées est votre employeur juridique. 2. Nous mettons à votre disposition une interface de gestion en ligne simple vous permettant de suivre l’ensemble des évolutions relatives à la gestion de vos contrats. 2. Concrètement — Vous, en tant que sociétaire Smart : - Vous négociez avec votre client le montant à lui facturer et vous déterminez les dates auxquelles vous travaillerez sur le projet. - Vous rentrez dans votre compte sociétaire et vous encodez ces informations : o Fonction exercée, description de la prestation, pays de prestation. o Dates de travail o Nom du client o Montant à facturer (HTVA ou TVAC), défraiement (et éventuelle avance) - Vous nous renvoyez tous les documents signés avant le début de la prestation2 ou dans les 48 heures par mail, fax, courrier. 1 Si votre travail de formateur/enseignant est exempté de TVA d’après l’article de loi 44, cela est possible en passant par l’entité Formateurs Associés. Si vous souhaitez travailler sous contrat de type intérim, cela est également possible via notre entité Palais de l’Intérim. 2 Les contrats étudiants doivent nous être envoyés signés au plus tard la veille du premier jour de prestation. 3 www.smart.coop o Le devis doit être signé par vous et votre client o Le contrat doit être signé par vous uniquement. — Nous, entreprise partagée : - Nous déclarons vos dates de travail auprès de l’ONSS (DIMONA)3 ; - Nous facturons (envoi par mail) au client le montant repris sur le devis signé et assurons le suivi du paiement de ce dernier (rappels, mise en demeure). - Nous versons le montant des charges sociales aux institutions compétentes (cotisations sociales, retenue de précompte professionnel). - Nous versons le salaire net et le remboursement de frais éventuel sur votre compte en banque au plus tard dans les 10 jours (7 jours ouvrables) après la fin de la prestation et ce, indépendamment de la date de paiement de la facture par le client. - Nous mettons à votre disposition dans votre compte sociétaire (rubriques « Votre compte » - « Voir l’historique » et « Vos documents ») les documents relatifs à la prestation : fiche de salaire, C4, attestation de vacances et Fiche 281.10. 3. Quel public peut passer par nos outils ? Pour pouvoir recourir aux outils de gestion et autres services développés par Smart, vous devez préalablement vous inscrire et devenir sociétaire de la coopérative smart. Vous pouvez vous renseigner sur les différents statuts sociaux ou les diverses possibilités pour encaisser vos revenus en suivant gratuitement notre session d’information « Smart, mode d’emploi ». Qui peut devenir sociétaire ? Via l’outil « gestion de la prestation », nous refusons tout contrat de prestation relatif à l’exercice d’une profession règlementée (vous trouverez une liste dans votre compte sociétaire et toute pratique pour laquelle une attestation, un certificat ou un agrément d'un organisme officiel est requis. Nous refusons également toutes les activités qui, directement ou indirectement, produisent, vendent, achètent, communiquent des biens, services et messages en tout ou en partie interdits par loi ou sévèrement réglementés par elle: armes, produits chimiques et radioactifs, médicaments, organes humains, incitation à la haine et à la discrimination, traite des personnes, etc. Nous refusons également les activités qui impliquent un lien contractuel avec un fournisseur unique ou principal dont les pratiques commerciales (vente pyramidale, vente en chaîne, marketing de réseau, etc.) sont incompatibles avec notre modèle coopératif. Actuellement, nous n'acceptons pas des activités nécessitant un numéro INAMI, et les activités de la construction (gros œuvre, démolition, construction, HVAC, plomberie et électricité générales, 4 www.smart.coop portes et châssis, étanchéité). Nous y réfléchissons cependant : n'hésitez à participez à nos groupes de réflexion dans ces deux domaines. Certaines activités, qui comportent ou impliquent : - Un risque manifeste et direct d'atteinte à l'intégrité physique ou psychique des personnes ; - Un agrément, une autorisation, une affiliation au niveau de l'entreprise Smart (sous couvert de laquelle vous agirez) ; - Un risque économique, commercial ou assurantiel jugé supérieur à ce que la solidarité de tous nos sociétaires est prête à assumer, feront l'objet d'une évaluation conjointe avec vous. Le cas échéant, si la mise en œuvre d'un cadre de gestion adapté s'avère faisable, nous évaluerons avec vous la possibilité de le co-construire ensemble. Dans tous les cas, votre expertise nous est utile et sera partagée au bénéfice de tous. N’hésitez pas à contacter un membre de l’équipe Smart pour vérifier si votre fonction sera acceptée. 4. Assurances Durant votre contrat, vous bénéficiez d’une couverture d’assurance : - Accidents du travail qui couvre les accidents survenus sur le lieu du travail ou sur le chemin entre le domicile et le lieu de travail. - Responsabilité civile : RC exploitation, RC après livraison, RC professionnelle, RC protection juridique Notre assurance va au-delà de ces obligations légales. Elle intervient également en cas d’accident survenu en dehors des jours de travail, et pour des accidents ayant leur origine dans votre vie privée. Cette assurance est valable pendant un an, de date à date, à partir de la date de votre dernière prestation. De plus, notre assurance vous offre également une assistance lors de vos missions professionnelles à l’étranger, en ce compris les déplacements et les jours off. Il s’agit d’un avantage supplémentaire, sans coût supplémentaire, dénommé « Mobility ». Pour plus de détails sur l’ensemble de ces couvertures, voir notre Guide des assurances. 5. Coût de la gestion de contrats Sur chaque facture émise, Smart prélève 6,5% du montant facturé (HTVA). Ce prélèvement couvre le coût de l’intervention de Smart pour le service de gestion. Vous devez également souscrire annuellement une part sociale de 30€. Pour plus d’informations, cliquez ici. 5 www.smart.coop B. Déclarer une prestation étape par étape. La déclaration de vos prestations se fait en ligne via votre « compte sociétaire », accessible à partir de notre site Internet au moyen d’un login et d’un mot de passe que vous recevez lors de votre inscription chez Smart. Les différents bureaux de Smart à Bruxelles, en Wallonie et en uploads/S4/ guidepratiquecontrats-pi.pdf