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USTHB/FSB/SNV/B2/B4/O1/O3 (2 ème semestre) TD 4 :Techniques de communication et

USTHB/FSB/SNV/B2/B4/O1/O3 (2 ème semestre) TD 4 :Techniques de communication et d’expression 1 On parle d'une lettre formelle ou administrative quand on écrit à une personnalité juridique, administrative, politique, etc., pour des raisons de service, d'emploi, etc. C'est cette lettre que tu vas apprendre à écrire. A. Quelques règles : Pour bien l'écrire, on doit connaître les cinq règles d'or d'une lettre administrative : la clarté, la concision, l'exactitude, la prudence et la courtoisie. a. La clarté : Comme une lettre engage la personne qui l'écrit, elle doit être formulée clairement. On ne raconte pas sa vie dans une lettre mais on apporte des précisions pouvant aider le destinataire à comprendre. Toute lettre doit être écrite en bon français. L'emploi de mots étrangers, même s'ils sont d'usage très courant, est à bannir. b. La concision : Souvent lue par une personne pressée de prendre une décision, une lettre administrative doit traiter un seul thème. Il sied de donner des indications complètes sur les fonctions et coordonnées du destinataire pour que la lettre arrive à la bonne personne sans détour. c. L'exactitude : La vérité est de rigueur dans une lettre administrative. L'oubli, l'inexactitude, le mensonge, etc. ne sont pas tolérés dans une lettre. d. La prudence : Une lettre tient compte d’engagement, nous devons donc rester prudents et réservés dans les propositions. Il faut toujours garder un double ou une copie de la lettre expédiée. Lors de l'envoi des pièces jointes justificatives, il faut annexer des copies et non les originaux. e. La courtoisie : Rester courtois dans toutes les situations, on n'écrit pas une lettre sous l'effet de la colère ou de la contrariété. On n’accuse jamais son correspondant de mauvaise foi même s'il tarde à nous répondre. En cas de réclamation, on n'emploie pas un ton menaçant ; car on ne fera qu'envenimer les choses. B. Structure générale : La structure générale d’une lettre administrative est la même que celle d’une lettre de motivation (lien) comme sur le modèle ci-dessous : LA LETTRE ADMINISTRATIVE : USTHB/FSB/SNV/B2/B4/O1/O3 (2 ème semestre) TD 4 :Techniques de communication et d’expression 2 uploads/s3/ td-2-s2-lettre-administrative.pdf