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Annexes document 2 Procedure Organisation d ? evenement Le document présent est une description detaillée des di ?erents étapes d ? organisation d ? evenement - Objet de l ? evenement On commence par dé ?nir l ? objectif de notre événement Trois questions

Procedure Organisation d ? evenement Le document présent est une description detaillée des di ?erents étapes d ? organisation d ? evenement - Objet de l ? evenement On commence par dé ?nir l ? objectif de notre événement Trois questions fondamentales doivent être posées Quoi Qui Pourquoi Quel est le message qu ? on veut faire passer Qui voulons-nous toucher par notre événement Pourquoi souhaitons-nous organiser un événement Quel but souhaitons-nous atteindre Pour quelle raison - le lieu et date de votre événement Après avoir dé ?ni notre stratégie événementielle nous pourrons en général en dé ?nir le lieu et la date La plupart de nos événement sont adressés au étudiants ou aux membres du club ce qui fait pour dé ?nir une date on s ? arrange pour quelle soit convenable au membre en premier lieu vu qu ? ils font partie du comité d ? organisation Mais généralement on anticipe bien notre événement et on les pré-informe ? de la date par un Save the Date ? en ce qui concerne le lieu de l ? evenement vu qu ? on est un club au sein de l ? ENCGT la plupart de nos evenement se déroule au niveau de l ? ecole - Le contenu Après avoir dé ?ni les W ? what who why where when On s ? assure de bien préciser le contenu de notre événement Bien entendu parfois le contenu peut avoir une telle importance que c ? est lui qui va dé ?nir le lieu ou la date On cette phase il est primordial de répondre aux questions suivante Quels sont les messages clé qui doivent être communiqués Quelle est leur importance Faut-il prévoir une animation spéciale pour les faire passer Quelles vont être les interventions Qui sera orateur Durée Qui parle à quel moment Puis selon l ? importance de l ? événement on choisit si une pause café aura lieu ou non Et a quel moment au milieu à la ?n de l ? événement C - Sponsor Pour donner vie à notre projet le sposoring s ? avère un moyen de ?nancement indispensable il nous permet en fait d ? avoir de la tesorerie d ? avance et même d ? etre beni ?ciaire Le sponsoring ne s ? agit pas uniquement de la trésorerie mais on cherche aussi ceux qui peuvent nous fournir des éléments indispensables à la bonne tenue de notre manifestation tels que du matériel de sono du mobilier événementiel du matériel de vidéo des prestations de traiteur et restauration Bref pour tout ce qui est nécessaire à la bonne réalisation de notre événement Mais pour ce faire il faut avoir un dossier sponsoring bien détaillé Annexe modèle dossier sponsoring C - Budget prévisionnel Pour le bon deroulement de l ? evenement l ? elaboration d ? un budget prévisonnel est primordial Financement Prise en charge externe Sponsor - monta nt Total ?nancement Dépenses -Ressources Humaines formateurs intervenants autres Total - Frais de prise en