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Techniques d archivage des documents

Techniques d ? archivage des documents Francisco RANDRIAMPENOTANJONA Consultant Formateur en Gestion de Projets Industrie Agro-Alimentaire et Qualité-Hygiène-Santé et Sécurité au travail- Environnement QHSSE CDé ?nitions Archivage Ensemble des actions outils et méthodes mis en ?uvre pour conserver à moyen ou long terme des informations dans le but de les exploiter éventuellement ultérieurement Document d ? archives Ensemble des documents quel que soit leur date leur lieu de conservation leur forme et leur support produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité CButs de l ? archivage ? Respect de con ?dentialité des documents ? Gain de temps et donc de productivité ? Evitement de stress ? Traçabilité des documents ? Restitution des données en vue d ? un éventuel contrôle CNormes sur l ? archivage Référence NF Z Intitulé Mesures techniques et organisationnelles à mettre en ?uvre pour l'enregistrement le stockage et la restitution de documents électroniques a ?n d'en assurer la conservation et l'intégrité Exigences principales Usages Pérennité recommandation d'utiliser des formats ouverts normalisés ou standardisés facilitant les nécessaires migrations Intégrité sécurisation optimale des processus de stockage et de destruction Sécurité duplication des données un processus d'authenti ?cation le chi ?rement et déchi ?rement des documents Traçabilité horodatage tenue d'un dossier technique journal du cycle de vie des archives et journal des événements CNormes sur l ? archivage Référence ISO MoReq Intitulé Information et documentation ?? Processus de conversion et migration des documents d'activité électroniques Model Requirements for the Management of Electronic Records Exigences principales Usages ISO dé ?nit les exigences la plani ?cation et les procédures en matière de conversion changement de format et de migration changement de support des documents électroniques a ?n d'en préserver l'authenticité l'intégrité la ?abilité et l'exploitabilité Cette norme insiste principalement sur les exigences fonctionnelles pour l'archivage électronique à des ?ns de preuve à l'aide d'un système d'archivage électronique SAE A noter les règles de conservation destruction sont présentées comme la pierre angulaire du système d'archivage électronique CAges d ? archives CTri des archives selon leur ? ge ? Les archives courantes Les archives courantes sont les dossiers que l'on conserve habituellement dans les bureaux les dossiers que l'on utilise dans l'exercice de ses fonctions Ce sont les dossiers ouverts que l'on alimente au quotidien A l'issue de ce premier ? ge les dossiers sont déplacés vers un espace d'archivage A ?n de réduire la taille du dossier on peut e ?ectuer soi-même un premier tri simple retirer les trombones les élastiques les doublons les notes personnelles n'ayant plus d'utilité ni d'intérêt dans la compréhension générale du dossier la documentation En moyenne la taille d'un dossier réduit de après ce premier tri simple CTri des archives ? Les archives intermédiaires Les archives intermédiaires sont les dossiers clos que l'on a déplacés vers un espace d'archivage Ces dossiers sont conservés dans le cadre de la conduite des activités du service Ils sont dotés d'une valeur juridique administrative et