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Exploiter un schema de circulation des documents

Exploiter un schéma de circulation des documents ? Plusieurs outils permettent de visualiser un processus o La ?che de processus le processus est décomposé en t? ches chacune correspondant à une opération Les opérations sont numérotées qui fait quoi ? o Le tableau de circulation des documents il fait appara? tre les personnes ou les services concernés par le document Les opérations y sont détaillées o Le diagramme de circulation des documents c ? est un schéma dans lequel sont utilisés des symboles normalisés ? Les outils de plani ?cation et de suivi du projet o Pour l ? analyse préalable on utilise le tableau d ? avancement o Pour la plani ?cation on utilise le réseau PERT o Pour le suivi on utilise le PGI Repérer une opération dans un processus administratif ? Un processus peut se révéler complexe L ? entreprise veille à ma? triser chaque étape du traitement à identi ?er les salariés responsables les documents utilisés ? Une action administrative est un encha? nement d ? opérations réalisées par plusieurs services plusieurs postes Chaque salarié peut intervenir sur di ?érents documents ? Chaque document peut être utilisé par plusieurs salariés Les documents circulent entre les services entre les salariés Ils sont manipulés transformés classés envoyés aux clients fournisseurs transporteurs administrations banques etc ? La méthode d ? analyse est celle du QQOQCP ? Qui Quoi O? Quand Comment Pourquoi C Automatiser le traitement de l ? information ? Les objectifs o conserver et protéger les informations o stocker dans une base de données o di ?user le bon document à la bonne personne o gérer les droits d ? accès l ? organisation des dossiers o capturer tout type de document ? La GED Gestion Électronique des Documents permet d ? organiser de gérer et de distribuer l ? information et les documents électroniques produits et reçus quel que soit leur format de sauvegarde ? Sa fonction est de capturer ou dématérialiser des documents a ?n de gérer indexer stocker rechercher consulter traiter et transmettre des ?chiers numériques de toutes origines Les documents sont numérisés et sont accessibles facilement via le réseau Internet ou intranet ? Le ?chier est indexé gr? ce à des mots-clés Il existe deux principaux types d ? indexation o à partir de la lecture automatique des documents le logiciel accordera au document un certain nombre de mots-clés qui le relieront à une base de données structurée o la création pour chaque document une étiquette signalétique du document qui comportera un certain nombre d ? indications sur le document lui-même date émetteur destinataire s nature du document mots-clés etc Cette étiquette permettra au document d ? être simultanément di ?usé dans l ? entreprise et archivé dans son dossier électronique ? Avantages o stockage hiérarchisé exploitation et mise à disposition facilitées traçabilité et di ?usion des documents améliorées réduction du nombre de documents papier et uidité de circulation de l ? information o diminution de la consommation de papier Le rapport d