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Ce document retrace toutes les étapes, les choix et les outils utilisés pour la

Ce document retrace toutes les étapes, les choix et les outils utilisés pour la mise en place de systèmes de micro assurance santé au sein des programmes intégrés Vahatra (Antsirabe) et Mampita (Mahajanga). Ces lancements ont pu se faire grâce à l’appui technique de la mutuelle de santé AFAFI présente à Antananarivo depuis 2007. Guide de mise en place de systèmes de micro assurance santé pour les Institutions de Microfinance à Madagascar Janvier 2014 Inter Aide 1 Réseau Pratiques http://www.interaide.org/pratiques Table des matières Table des matières .................................................................................................................................. 1 Terminologie ........................................................................................................................................... 3 Introduction ............................................................................................................................................. 4 Exemple de chronogramme pour la mise en place d’un service de micro assurance santé au sein d'une IMF à Madagascar ................................................................................................................. 5 1. Etude de faisabilité .......................................................................................................................... 6 1.1. Etude pré-opérationnelle ........................................................................................................ 6 1.2. Etude de faisabilité .................................................................................................................. 6 1.2.1. Etude de la demande de soins et de couverture santé ................................................... 7 1.2.2. Etude de l’offre de soins .................................................................................................. 8 1.2.3. Etude de la motivation de l’IMF ...................................................................................... 9 1.3. Planification de la mise en place de la mutuelle ................................................................... 10 2. Ressources humaines et formation générale ................................................................................ 10 2.1. Responsable de la mutuelle de santé .................................................................................... 10 2.2. Médecin référent de la mutuelle .......................................................................................... 11 2.3. Formation générale de départ .............................................................................................. 12 3. Identification des bénéficiaires ..................................................................................................... 13 4. Définition des services et du produit ............................................................................................ 13 4.1. Définition des services ........................................................................................................... 14 4.2. Définition du couple prestations/cotisations ........................................................................ 14 4.3. Calcul de la cotisation ............................................................................................................ 17 4.4. Calcul du fonds d’amorçage .................................................................................................. 18 5. Conventionnement avec les structures sanitaires ........................................................................ 18 6. Définition des procédures ............................................................................................................. 19 7. Elaboration des outils de gestion et de communication ............................................................... 20 7.1. Outils de gestion .................................................................................................................... 20 7.2. Outils de communication ...................................................................................................... 21 8. Démarrage ..................................................................................................................................... 21 8.1. Pré-lancement (une semaine avant le démarrage) ............................................................... 21 8.2. Démarrage ............................................................................................................................. 22 9. Suivi- évaluation ............................................................................................................................ 22 9.1. Outils de suivi ........................................................................................................................ 22 9.2. Evaluation à 6 mois................................................................................................................ 23 2 Réseau Pratiques http://www.interaide.org/pratiques Annexe 1 : Chronogramme et échantillonnage pour l’étude de faisabilité de Mampita ............. 24 Annexe 2: Questionnaire ménages pour l’étude de faisabilité à Mampita .................................. 26 Annexe 3: Extrait d’actuariat du CHU d’Androva (Mahajanga) ..................................................... 32 Annexe 4: Fiche de poste de la responsable de la mutuelle de santé Mampita ........................... 34 Annexe 5 : Exemple du chronogramme pour la mise en place de la mutuelle à Mampita .......... 37 Annexe 6: Outil d’aide à la décision et de récapitulation des choix opérés sur les modalités de la mutuelle ........................................................................................................................................ 39 Annexe 7 : Extrait du contrat de prestation avec le médecin référent de la mutuelle de Mampita ....................................................................................................................................................... 40 Annexe 8: Plan de la formation générale de l’ensemble de l’équipe ........................................... 41 Annexe 9: Outils de simulation et prévisionnel de la mutuelle Mampita ..................................... 44 Annexe 10 : Calcul du fonds d’amorçage ...................................................................................... 45 Annexe 11: Synthèse processus opérationnel de l’adhésion ........................................................ 46 Annexe 12: Fiche technique de la MSV sur le rôle et attributions des salariés ............................ 48 Annexe 13: Rôle et attributions des salariés pour la MSM ........................................................... 50 Le chef d’agence ............................................................................................................................ 50 La responsable de la mutuelle ....................................................................................................... 50 Le conseiller animateur ................................................................................................................. 51 L’animatrice sociale ....................................................................................................................... 51 L’accompagnateur économique .................................................................................................... 51 Le gardien coursier ........................................................................................................................ 51 Annexe 14: Fiche d’adhésion de la MSV ....................................................................................... 52 Annexe 15 : Cartes conseil utilisées lors des différentes séances de promotion ......................... 53 Annexe 16 : reporting mensuel des activités de la mutuelle de Mampita ................................... 56 Annexe 17: questionnaire adhérent (évaluation phase pilote) : satisfaction et compréhension du service ............................................................................................................................................ 58 Annexe 18: Grille d’évaluation des procédures et modalités de la mutuelle ............................... 60 3 Réseau Pratiques http://www.interaide.org/pratiques Terminologie AF : Accompagnement Familial AFAFI : Aro ho an’ny Fahasalaman’ny Fianakaviana (Protégeons la santé des familles) AS : Animatrice sociale CDAG : Chef d’Agence CHD I : Centre Hospitalier de District de niveau 1 CSB : Centre de Santé de Base FDS : Fonds De Solidarité Fkt : Fokotntany IMF : Institution de Micro Finance LG : Lettre de Garantie LPF : Loan Performer (logiciel de micro-crédit) MC : Micro Crédit MSM : Mutuelle de Santé Mampita MSV : Mutuelle de Santé Vahatra PEC : Prise En Charge PP : Premiers Prêts PS : Prêts Successifs RH : Ressources Humaines RM : Responsable de la Mutuelle RP: Responsable de programme VAD/VAV : Visite à domicile/visite sur lieu de vente 4 Réseau Pratiques http://www.interaide.org/pratiques Introduction Le présent document a pour objectif de retracer les étapes, les choix effectués et les outils élaborés dans l’instauration d’un service de micro assurance santé au sein de programmes intégrés de développement économique et social développés par Inter Aide à Madagascar. Ce travail a permis de mettre en lumière certaines activités qui, dans la mise en place de nouvelles mutuelles, devront être renforcées ou clarifiées. Ainsi, ce document pourra servir de guide dans le lancement de mutuelles à Madagascar. Contexte Inter Aide a démarré son activité de mutuelle de santé en 2007 à Antananarivo par le programme AFAFI, devenu aujourd’hui association de droit malgache. AFAFI s’est associé au programme CEfor (Crédit Epargne Formation professionnelle), également initié par InterAide, pour couvrir les dépenses de santé des emprunteurs. AFAFI est une mutuelle de santé à part entière, contrairement aux associations ci-dessous qui ont développé un service de micro- assurance santé, intégré aux activités déjà existantes.  Vahatra : présente depuis Octobre 2002 à Antsirabe, cette ONG intervient dans trois grands volets d’activités : accompagnement social des familles, microcrédit et épargne, formation et insertion professionnelle.  MAMPITA : présente à Mahajanga depuis 2008, cette association intervient dans trois grands volets d’activité : accompagnement social des familles, microcrédit et épargne, accompagnement économique. Le projet d’instaurer un service de micro assurance santé dans ces deux associations est issu de plusieurs constats : - les soins de santé sont chers et la majorité des partenaires n’ont pas les moyens financiers nécessaires pour accéder dans de bonnes conditions aux services de santé existants ; - lors d’un événement de santé grave, la famille s’appauvrit, détourne l’utilisation de son crédit, ou ne traite pas le malade par manque d’argent. Grâce à l’appui technique d’AFAFI, Vahatra a pu démarrer ce service en octobre 2012 et MAMPITA en décembre 2013. Cette mise en place, objet de ce document, peut être effectuée en six mois, si toutes les activités sont menées consécutivement. 5 Réseau Pratiques http://www.interaide.org/pratiques Exemple de chronogramme pour la mise en place d’un service de micro assurance santé au sein d'une IMF à Madagascar Etapes Mois 1 Mois 2 Mois 3 Mois 4 Mois 5 Mois 6 Mois 7 Mois 8 Mois 9 Mois 10 Mois 11 Mois 12 1 Etude pré-opérationnelle 2 Etude de faisabilité 3 Identification Responsable Mutuelle (RM) 4 Visite RM, équipe cadres, sur les autres mutuelles 5 Identification médecin prestataire 6 Formation générale de l'équipe 8 Définition du public cible 9 Définition des services et du produit 10 Convention avec les structures sanitaires 11 Définition des procédures 12 Elaboration des outils de gestion et de communication 13 Démarrage 14 Suivi et formation de la RM au suivi 15 Evaluation à 6 mois 6 Réseau Pratiques http://www.interaide.org/pratiques 1. Etude de faisabilité 1.1. Etude pré-opérationnelle OBJECTIF:  Via une première réunion avec l’IMF, s’assurer des conditions préalables suivantes :  Volume de bénéficiaires potentiels suffisant (>= 500 personnes ?)  Offre de soins de qualité  Existence d’un besoin de protection financière en cas de maladie  Planifier l’étude de faisabilité et établir la convention entre la structure d’appui technique et l’IMF TEMPS NECESSAIRE : 1 à 2 jours ETAPES: 1) Discuter avec l’équipe de direction (directeur, coordinateurs des différents volets) pour s’assurer des conditions préalables. Si celles sont favorables, alors : 2) Planifier l’étude de faisabilité c’est-à-dire établir un chronogramme intégrant les tâches de chaque acteur participant à l’étude, le volume horaire pour chaque activité et les moyens nécessaires Ce chronogramme intègre de façon plus générale, pour donner un aperçu, les activités liées à la mise en place de la mutuelle (cf. annexe 1). 3) Programmer les temps de discussion et de restitution 4) Etablir la liste des bilans à partager avec le reste de l’équipe d’assistance technique (pendant étude, après étude, après analyse, après décisions RH, avant et après formation équipe…) 5) Commencer à réfléchir à l’identification d’un responsable de la mutuelle (possibilité de promotion interne ou faut-il recruter ?) et indiquer les compétences nécessaires pour ce poste. 6) Etablir une convention entre la structure d’appui technique et la structure accueillante pour clarifier le rôle et objectifs de l’équipe d’appui technique DOCUMENTS PRODUITS :  Rapport de l’étude pré-opérationnelle (qui inclut le chronogramme et l’ébauche de la méthodologie pour l’étude de faisabilité)  Convention pour l’assistance technique 1.2. Etude de faisabilité OBJECTIFS :  statuer sur la pertinence et la possibilité de mettre en place d’un service de micro assurance santé au sein de l’IMF Avant le démarrage de l’étude de faisabilité, un ordre de mission doit être établi afin de clarifier la position de l’l’assistant technique junior, son temps de présence, ses responsabilités et uploads/Sante/ capitalisation-afafi-mutuelles-sante-2014.pdf