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HÔTEL LE RIVAGE NUMERO CHEF : 02.48.54.30.31 NUMERO PATRONNE : 06.98.34.91.60 

HÔTEL LE RIVAGE NUMERO CHEF : 02.48.54.30.31 NUMERO PATRONNE : 06.98.34.91.60 THERMES UTILISEES :  C-IN (CHECK-IN) = Une arrivée  C-OUT (CHECK-OUT) = Une sortie  DESK = Réception  RESA = Réservation  PEC = Prise En Charge  VAD = Vente A Distance  TS = Taxe de Séjour  # = Une nuit (une chambre)  OTA = Agence internet externe  SE = Soirée Etape  BB = # + PDJ  PDJ = Petit Déjeuné  TESLA = Voiture tesla électrique (Recharge du plein offert sur le parking à droite)  PSP = Parti Sans Payer  NO SHOW = Client NON PRESENT  ANNULATION TARDIVE = Arrêt minute  SISPAY = Système de paiement sécurisé  CDS = Prise en charge des agents EDF  RACK = TOUT CE QUI EST RESERVE SANS PDJ PROMO INTERNET de dernière minute Δ NON MODIFIABLE Δ NON ANNULABLE Δ NON REMBOURSABLE Tarif last minute (Jour J ou J-1) Early booking (+30 jours) Résa en Last Minute = Promo loisir – affaire – BB Débité seulement la # dès la résa reçu SAUF EXPEDIA = qui à ce moment là sera débité le jour du C-IN Résa en Early Booking = Promo loisir – affaire – BB Débit de la nuit le jour de la résa, puis on ajoute TS + PDJ après le débit de la #. Résa adultes/enfants PDJ ENFANT = 6.50€ PDJ ADULTES DANS FORMULE BB = 10€ PDJ ADULTES EN + = 12.50€ TS QUE POUR ADULTES = 2.50€ ENFANTS + 12 ANS = Compter en adulte pour # et PDJ mais sans TS. SI ERREUR SUR PAIEMENT EN SISPAY = APPEL PATRON LOGICIEL GALAXI Types de chambres : 1. La suite : 106 – 206 – 306 pour 4 pers max / 1 SDB avec Gde Baignoire. 2. La junior suite : 110 – 210 – 310 pour 4 pers max / 2 SDB (1 avec baignoire et 1 avec douche). 3. L’exécutive : 202 – 302 pour 3 pers max / 1 SDB avec Gde Baignoire. 4. La confort : 102 – 204 – 208 – 304 – 308 pour 2 pers max / 1 SDD 5. La classique : 107 – 109 – 207 – 209 – 307 – 309 pour 2 pers max / 1 SDB avec petite douchette dans baignoire. Segmentations et formules : BB = Bread and Breakfast = # + PDJ RACK = resa sans PDJ (que la # + TS) SE = Soirée Etape = # + REPAS 3 PLATS + PDJ PROMO = LAST MIN. ou EARLY BOOKING (étiquette en haut de la prestation « NON REMBOURSABLE ») Modules de réservation :  Par mail, site officiel direct, via internet  Par téléphone ou à l’hôtel directement  OTA Modalités d’annulation sans frais :  Client direct (Particulier/société/site officiel) = son délai d’annulation final est jusqu’à Jour J 10H.  OTA = Annulation possible jusqu’à 48h avant la résa.  Last minute ou Early Booking = IMPOSSIBLE  EXPEDIA peut annuler à tout moment avant la résa. Frais d’annulation :  OTA : Annulation tardive Débiter le prix d’une # (Le prix d’une seule # même s’il y a une résa de plusieurs jour) Mettre en « ANNULATION TARDIVE »  NOW SHOW : Dans « Prestations » ajouter un « Now show » au prix de la chambre et avec le nom de la résa (personne, Expedia, …)   PRENDRE UNE RESA 1 : Par Internet : Ouvrir la cloche qui est en haut à droite de Galaxi et sélectionner la résa.  Ajouter tout de suite le nombre de PDJ nécessaires  Vérifier le forfait Dans l’onglet « Résa »  Source  Segmentation  Vérifier les com. OTA  Faire com. « ménage » et « résa » si besoin (com.+ initiales + date)  Ex : lits séparés = twin demandé Dans l’onglet « Client »  Segmentation  Titre = MR ou MME  Nom d’une société Δ SI BESOIN CREER DE NOUVELLES FICHES CLIENTS PRENDRE UNE RESA 2 : Pour une résa multiple : Onglet « résa multiple »  Choisir la segmentation / le titre  Rentrer un numéro de portable (personne qui réserve) + mail + informations Société si nécessaire Suivant  Remplir les infos demandées a. Source b. Segmentation c. Mode de résa d. Etat de la résa e. Plan tarifaire (BB – rack …)  Choisir 1 type de chambre pour chaque occupant a. Sélectionner le n° de la chambre b. Nbre de personnes c. Noms des occupants Réserver Onglet « client »  Enregistrer la CB Faire 1 fiche client pour chaque personne d’un groupe  Dans « Accueil » puis Ajouter un client PRENDRE UNE RESA 3 : Pour une option : Δ SI PAS DE CB DONNE TOUT DE SUITE Onglet « résa »  Etat de la réservation 1. Mettre « En option » 2. Le nbre de jours et l’heure (penser à un moment calme de la journée)  Mettre un com. (Attente CB + initiales + date) Envoyer un mail d’option  Dans l’onglet « Prestations »  Cliquer sur DOCUMENTS  Choisir le type de document (Confirmation d’option ou confirmation d’option de groupe).  Editer  Envoyer par mail 1 fois la CB enregistrée  Ajouter dans les commentaires (OK CB + DATE + INITIALES)  Changer l’état de la réservation en mettant « Garantie CB » ou « mail » pour les entreprises.  Et envoyer un mail de confirmation (même procédure que le mail d’option, mais choisir confirmation de réservation). PRENDRE UNE RESA 4 : Annulation de résa : Sélectionner la résa  Dans l’onglet « Réservation » 1. Changer l’état de réservation en « En devis (Hors MC) » 2. Mettre en commentaire l’annulation.  Dans l’onglet « Prestations » 1. Envoyer un mail d’annulation dans « documents »  Revenir sur Galaxi (la résa est devenue rose)  Faire glisser la résa en bas du tableau pour la mettre en SA (SANS AFFECTATION) et donc libéré la #. PRENDRE UNE RESA 5 : Traiter 1 résa pour un agent EDF via CDS : Ouvrir la résa et le mail de CDS Dans l’onglet « Réservation » comme pour toute résa  Noter le nom de l’occupant  En plus il faut rajouter la référence fact (noter en haut du mail avant le nom)  Mettre en commentaire : OK conf CDS PEC … (BB + TS). Dans l’onglet « Prestations »  Mettre les prestations PEC par CDS au nom de CDS  Mettre le numéro à la bonne place. Δ PEC CDS = DEBIT DE LA CB AU C-OUT Δ Le mail d’un agent EDF = Prénom + Nom@edf.fr Δ A la résa renvoyer un mail de confirmation SI CDS PASSE PAR EXPEDIA  Dans la prestation 1. Mettre la # au nom d’Expédia 2. PDJ + TS au nom de CDS Δ NUM CDS : 01.80.22.00.66 PEC OTA : EXPEDIA : Δ A DEBITER AU C-IN (indique dans les com. OTA, 1 CARTE VIRTUELLE EXPEDIA) Dans l’onglet « Prestations » rajouter les PDJ Buffet Pour débiter : 1. Dans règlement 2. Débiter la CB 3. Sélectionner l’OTA 4. Vérifier que ce soit le bon client (la bonne ligne) 5. Sélectionner la CB 6. Mettre en Arrhes/acomptes 7. Ajouter Δ FAIRE LA FACTURE SANS L’ENVOYER Δ EXPEDIA = ANNULATION SANS FRAIS POSSIBLE DANS LES 48H AVANT LE JOUR J Δ PARTICULIER QUI PASSE PAR EXP. = Paiement parle client Δ PAS DE DEBIT DE CB SI PAS DE CARTE VIRTUELLE DEPART D’UN CLIENT = CHECK-OUT : Se lever Récupérer la clé Sélectionner la résa Récapituler au client la prestation Faire la fact.  Client ou Société Annoncer le prix Encaisser avec le moyen de paiement choisi par le client Ajouter un règlement (seulement quand on a le ticket de TPE sorti) Noter le numéro de règlement sur le ticket et le ranger dans l’enveloppe de la caisse. FAIRE UNE FACTURE :  Dans l’onglet « Prestations » puis sur l’encadré « Facture »  Touche « OPTION »  Cliquer sur « REEL »  Sélectionner « CLIENT » ou « SOCIETE »  Sélectionner l’affichage 1. Par jour 2. Détailler ou grouper 3.  Si besoin de plusieurs factures à des noms différents  Sélectionner les prestations désirées  Cliquer sur « CLIENT » dans les prestations  Changer le nom Δ Il y aura du coup plusieurs factures Δ OTA = NE PAS DONNER DE FACTURES FAIRE UNE CAISSE : Dans l’onglet « COMPA & STATS »  Main courante 1. Mettre à la date d’aujourd’hui 2. Source = PMS – POS 3. Doc = PDF 4. Edit = Règlement 5. AFF = Edition 6. Ventilation = Oui 7. Date = Date valeur  Imprimer. Sur le TPE  Faire la télécollecte Δ ATTENTION ! SI ELLE NE PASSE PAS Δ FAIRE UN MESSAGE SUR GALAXI Δ Si AMEX uploads/Marketing/ dossier-le-rivage.pdf