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LES CLES DE L’AUDIT Par AFNOR Certification ISO 9001 version 2015 → PRÉAMBULE C

LES CLES DE L’AUDIT Par AFNOR Certification ISO 9001 version 2015 → PRÉAMBULE Ce guide a été rédigé à l’attention des auditeurs d’AFNOR Certification. Il a pour objectif de donner aux auditeurs la vision d’AFNOR Certification sur les principaux acquis, les renforcements et les nouveautés de l’ISO 9001 v 2015. Ceci afin que tous les auditeurs disposent, en complément de la formation spécifique qu’ils ont reçu, une approche harmonisée et partagée des nouvelles exigences et de leur auditabilité. Ce guide se veut être un outil pragmatique. Dans une première partie il reprend la nouvelle approche/posture de l’auditeur, dans une seconde partie, il détaille sous la forme synthétique d’un tableau : → L’explication des exigences ; → Les questions à poser en audit ; → Les modes de preuve possibles à collecter ; → Les éléments de posture et d’enjeu de l’audit pour chaque exigence. NOTA : Les fiches pratiques version 2015 mentionnées dans ce guide sont accessibles sur le site internet http://regles-pratiques.afnor.org/. Ces fiches sont les doctrines détaillées d’AFNOR Certification sur les exigences v 2015 les plus complexes à interpréter et à auditer. Remerciements : nous tenons à remercier toutes les personnes ayant contribué à l’élaboration de ce guide. Les membres du Groupe d’Experts du groupe AFNOR : Jean-Marie Reilhac, Philippe Bourdalé, François Duperriez, Robert Massot, Patrice Koralewski, Nissan Dori, Claudine Vallon, Sandrine Piquet, Sophie Clusel, Vincent Blache, Gilles Gueugnot, Erwan Chagnot. Les membres du CSA représentés par Patrick Schwartzmann. Les clés de l’audit ISO 9001 :2015 AFNOR Certification | ISO 9001 version 2015 | octobre 2016 2 © Toute reproduction intégrale ou partielle, faite en dehors d’une autorisation expresse d’AFNOR Certification, est illicite. → INTRODUCTION Parti de l’assurance qualité en 1987, l’ISO 9001 est passée progressivement par le management de la qualité, le management par les processus et maintenant la voici qui prend de la hauteur, HLS oblige … La Structure de Haut Niveau (HLS - High Level Structure) est publiée en 2012 ; elle impose une approche commune pour les systèmes de management. Cela permet une compatibilité des normes de management et une structuration de systèmes identique tous référentiels confondus pour n’en être plus qu’un : le rêve des responsables QSE. La HLS est issue d’une analyse de fonctionnement des organismes et elle est adaptée au fonctionnement logique des organismes en regard de leur environnement au sens large. Cela ne devrait pas être une difficulté majeure pour sa mise en œuvre. L’ISO 9001 V2015 a fait l’objet au préalable d’une enquête auprès des utilisateurs et près de douze mille se sont exprimés, majoritairement américains, allemands et français. Cette enquête a permis d’initier la phase de révision et alimenter les données d’entrée de la conception. Les évolutions de la version 2015 par rapport à la version 2008 permettent de créer un référentiel de système de management de la qualité adapté au contexte actuel des organismes. Les clés de l’audit ISO 9001 :2015 AFNOR Certification | ISO 9001 version 2015 | octobre 2016 3 © Toute reproduction intégrale ou partielle, faite en dehors d’une autorisation expresse d’AFNOR Certification, est illicite. 1. L’APPROCHE DE L’AUDIT VERSION 2015 Les référentiels ISO 9001 et 14001 ont été harmonisés et disposent à présent d’une structure commune (HLS). Cette évolution a pour objectif de favoriser les démarches combinées en management, et ainsi garantir un meilleur alignement des politiques avec la stratégie des organismes. Dans cette logique, la version 2015 invite les organismes à analyser le contexte dans lequel ils évoluent (enjeux internes et externes) et à élargir leur réflexion aux principales parties intéressées qui pourraient avoir une influence sur leurs activités. Enfin elles incitent à une meilleure prise en compte des risques et des opportunités, permettant d’adapter la démarche qualité/Environnement pour mieux servir la stratégie de l’organisme, maîtriser l’intégralité de la chaîne, et de s’orienter résolument vers la performance. Dans ce contexte, l’approche de l’audit va évoluer pour encore mieux accompagner les organismes dans la mise en œuvre de leurs politiques de progrès : ● Par une meilleure écoute : La nouvelle version 2015 incite au dialogue. Les auditeurs vont s’attacher à mieux comprendre le contexte, les enjeux des organismes, et les attentes des parties intéressées vis-à-vis des organismes qu’ils auditent… ● Par une meilleure compréhension et analyse des synergies entre le SM et la stratégie : En effet, même si l’auditeur n’a pas vocation à auditer la stratégie de l’organisation, il va chercher à la comprendre et à s’assurer que le SM concourt à celle-ci. ● Par une approche pragmatique de l’audit en faveur de terrain et visant à démontrer la bonne appropriation du SM par les équipes, encore plus orientée sur les résultats et l’efficacité ; Les nouvelles exigences notamment celles relatives à la compréhension du contexte des organismes (§4), le Leadership (§5) et l’approche par les risques (§6), ne se satisfont plus d’un simple constat : Conforme ou non conforme, bon pas bon, noir ou blanc… Les auditeurs devront s’inscrire dans une logique d’évaluation. L’évaluation, étant un processus qui vise à comprendre et analyser les pratiques et les résultats afin de pouvoir juger de leur efficacité. Pour l’auditeur, cela va demander une nouvelle posture, ou tout au moins de renforcer la posture actuelle, en se positionnant plus dans l’écoute, la compréhension des enjeux de l’organisme qu’il audite. Le challenge sera pour lui, de donner confiance à l’audité afin qu’il se livre et qu’il donne toute la matière pour un exercice à forte valeur ajoutée. La synergie sera totale lorsque l’auditeur donnera à l’audité matière à s’améliorer. Les clés de l’audit ISO 9001 :2015 AFNOR Certification | ISO 9001 version 2015 | octobre 2016 4 © Toute reproduction intégrale ou partielle, faite en dehors d’une autorisation expresse d’AFNOR Certification, est illicite. Cela va également demander plus de préparation dans la phase de préparation de l’audit. Il convient d’analyser les tableaux de bord, les résultats et leurs tendances (évolutions), les analyses pour pouvoir par la suite statuer sur l’efficacité et la maturité des pratiques mises en œuvre par l’organisation. Prenons l’exemple de l’écoute des parties intéressées et de l’identification de leurs besoins et attentes pertinentes. Il convient que l’auditeur comprenne comment l’organisme identifie ses parties intéressées, détermine celles qui ont de l’importance pour lui au regard de ses enjeux internes et externes… Ensuite, il doit examiner comment l’organisme valorise cette information : Rencontres/communication avec les clients, les administrations, les salariés, autres… Au final, l’auditeur doit évaluer en quoi ce travail, a permis à l’organisme de maitriser voire d’anticiper ses risques et d’identifier/valoriser des opportunités (Image, conformité réglementaire, nouveaux marchés, etc…) ; Cela afin de rendre le système de management plus robuste. Pour les organismes, cela va également demander un changement de posture. Faire plus confiance à l’auditeur, être plus transparent sur ses forces et ses faiblesses, pour que l’évaluation apporte toute sa valeur ajoutée. PHASE PREPARATOIRE ETAPE 1 ↓ PAS D’EVOLUTION Préconisations et posture audit v 2015 Approche auditeur classique avec une logique intégrée Q/E : - Mieux préparer l’audit en amont : Transférer plus de temps de l’audit sur l’étape 1 (Dans la limite de la PDR allouée) afin d’examiner les résultats, se renseigner sur l’organisation : → Examiner de façon macro les tableaux de bord, les résultats, les processus ; → Aller sur le site internet pour collecter et examiner les éléments de contexte et les éventuels avis des parties intéressées - Proposer à l’organisme des pistes pour préparer l’audit (Co-définition et validation des objectifs de l’audit, explications des modalités de renseignement de la description de la situation environnementale et SST dans le cadre d’audits intégrés, examen des processus porteurs de risques/opportunités pour adapter le programme d’audit en conséquence…). - Valider la pertinence du domaine d’application à certifier au regard des enjeux de l’organisme ; - Proposer les grandes lignes du programme d’audit. Préconisations en matière de posture Les clés de l’audit ISO 9001 :2015 AFNOR Certification | ISO 9001 version 2015 | octobre 2016 5 © Toute reproduction intégrale ou partielle, faite en dehors d’une autorisation expresse d’AFNOR Certification, est illicite. PHASE D’AUDIT ETAPE 2 ↓ 5 EVOLUTIONS ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ Comprendre les enjeux et anticiper les besoins et attentes des PI Renforcer les liens entre Stratégie et démarches QE Approche par les risques Maîtriser la chaîne de valeur Evaluer et améliorer les performances Préconisations et posture audit v 2015 Approche auditeur classique avec une logique intégrée Q/E - La logique de l’audit se fait selon la logique de la HLS : PDCA - Les chapitres liés à la réalisation des activités opérationnelles, pourront être audités selon les processus de l’organisme. Approche Evaluateur - Ecouter le dirigeant et le laisser expliquer comment il analyse les enjeux internes et externes de son activité ; - - Lui demander comment il identifie et échange avec ses parties intéressés et en quoi il les juge pertinentes; - d - - Lui demander comment les exigences pertinentes des parties intéressées sont transformées en exigences applicables ; - d - Valider avec lui le domaine d’application et les éventuelles exclusions. Approche mixte auditeur/Evaluateur - uploads/Management/les-cles-de-l-audit-iso-9001-v2015.pdf