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MODÈLE – GUIDE DE POLITIQUE DE TÉLÉTRAVAIL Réseau d’Annie RH | On peut vous aid

MODÈLE – GUIDE DE POLITIQUE DE TÉLÉTRAVAIL Réseau d’Annie RH | On peut vous aider en RH, DO et formation virtuelles | 514-795-9516 Rédigé par Caroline Diotte, Consultante séniore en RH et DO, caroline.diotte@reseau-annie.ca Droits utilisation réservés aux Réseauteurs du Réseau Annie RH 1 DIRECTIVES POUR LES RÉSEAUTEURS  Vous y trouverez des exemples par section.  Nous souhaitons à remercier sincèrement les entreprises qui ont bien voulu contribuer à ce guide afin de vous fournir des exemples concrets.  Bien évidemment, nous comptons sur vous afin d’adapter ces exemples à votre propre contexte organisationnel. Bonne rédaction! L’équipe du Réseau d’Annie RH AVANT-PROPOS EX. NO 1 XX tient à instaurer une politique de télétravail pour aider à concilier les obligations professionnelles, personnelles et familiales. Chez XX, nous estimons que cette souplesse permettra d’en tirer plusieurs avantages : o Un avantage concurrentiel permettant d’attirer et de maintenir en poste des personnes hautement qualifiées o Une diminution du stress o Une augmentation de la productivité et une baisse de l’absentéisme o Une satisfaction et une motivation accrues o Un milieu de travail plus satisfaisant EX. NO 2 XX reconnait les avantages qu’offre un régime de travail souple tel que le télétravail, et il encourage à mettre en œuvre des régimes de télétravail lorsque de tels régimes sont rentables et réalisables sur le plan opérationnel, et ce, d’une manière juste, équitable et transparente. EX. NO 3 Un employé qui télétravaille reste obligé de se conformer à toutes les règles, politiques, pratiques et procédures de l'entreprise et du département, y compris la protection des informations confidentielles. De plus, le statut de travail de l'employé, ses fonctions et responsabilités resteront essentiellement inchangés, sauf suite à un accord avec le supérieur immédiat ou dans la mesure où l’organisation peut exiger des tâches supplémentaires découlant de l'accord de télétravail (y compris, mais sans s'y limiter, des rapports écrits au supérieur immédiat de l'employé concernant la progression du travail). EX. NO 4 CHAMP D’APPLICATION Le télétravail ne convient pas à tous les postes chez XX. Cette politique s’applique pour travailler à l’extérieur du bureau pour un ou plusieurs jours par semaine sur une base régulière. La politique ne s’applique pas aux arrangements temporaires ou occasionnels de travail comme les soins aux personnes à charge, les intempéries, le rétablissement lors d’une maladie, le soin d’un membre de la famille ou les cas où un employé est affecté à un travail à domicile. Le télétravail est utilisé pour : o Réduire le temps des employés passé dans le trafic notamment durant les constructions et travaux o Réduire notre empreinte environnementale en réduisant les effets de serre lors des déplacements des employés o Aider les employés dans l’équilibre vie privée/vie publique o Réduire les besoins de stationnement et améliorer les possibilités de bureaux partagés o Améliorer la productivité, la créativité et la satisfaction de nos employés o Comme une alternative de travail mutuellement convenue entre le gestionnaire et l’employé et non pas comme une récompense OBJECTIF EX. NO 1 Cette politique a pour objectif de fournir des paramètres pour les gestionnaires et les employés qui participeront à un programme de télétravail. MODÈLE – GUIDE DE POLITIQUE DE TÉLÉTRAVAIL Réseau d’Annie RH | On peut vous aider en RH, DO et formation virtuelles | 514-795-9516 Rédigé par Caroline Diotte, Consultante séniore en RH et DO, caroline.diotte@reseau-annie.ca Droits utilisation réservés aux Réseauteurs du Réseau Annie RH 2 EX. NO 2 Permettre à un employé de travailler à un autre endroit, habituellement son domicile, afin de leur permettre de mieux concilier leur vie professionnelle et leur vie privée tout en continuant de contribuer au même niveau à l’atteinte des objectifs de l’organisation. EX. NO 3 Promouvoir le télétravail comme moyen de maximiser/optimiser les espaces de travail existants, de réduire les embouteillages, d’appuyer les plans de continuité des opérations et de maintenir l’embauche et la rétention de personnel hautement qualifié en contribuant à maintenir l’équilibre vie-travail. Le télétravail est un outil de gestion qui offre de la flexibilité à nos employés en plus de continuer à maximiser l’expérience client. DÉFINITION  Le télétravail est un régime de travail souple selon lequel l’employé à l’autorisation d’effectuer une partie ou la totalité de ses tâches dans un lieu extérieur à son bureau traditionnel, au moyen de technologies de communication dans le cadre de son contrat de travail. ADMISSIBLITÉ EX. NO 1  Pour qu’un employé soit admissible, il doit : o Avoir complété sa période de probation avec succès o Avoir démontré une certaine autonomie dans le cadre de son travail o Satisfaire aux attentes de son supérieur immédiat concernant son rendement au travail o Occuper un poste pour lequel le télétravail est possible o Disposer d’un endroit adéquat pour effectuer du télétravail assurant sa sécurité o Travailler à temps plein sur un horaire de cinq (5) jours par semaine L’employé qui ne satisfait pas les attentes pourrait se voir retirer le télétravail EX. NO 2  Le tableau résume l’admissibilité selon les différentes catégories d’employés ainsi que les particularités à chacune de ces catégories : Catégorie d’employés Télétravail occasionnel Télétravail régulier Permanent temps plein et temporaire avec un contrat de plus de 12 mois Oui Oui Permanent temps partiel Oui Oui Temporaire temps plein avec un contrat de moins de 12 mois Oui Non Étudiant et stagiaire Oui Non L’employé doit avoir complété sa période de probation avec succès Avoir démontré une performance satisfaisante Avoir démontré un degré d’autonomie satisfaisant EX. NO 3  Tout employé avec l’autorisation de son supérieur hiérarchique. Le supérieur immédiat évaluera la nature du poste de l’employé et le rendement de ce dernier afin de déterminer la pertinence ou non de permettre le télétravail et selon le contexte dans lequel se trouve l’organisation. Cette analyse est basée sur des critères tant objectifs que subjectifs particuliers à l’employé: o La nature du poste o Le contenu des tâches o Les échanges avec l’équipe et les clients o L’autonomie démontrée par l’employé o La productivité et le rendement de l’employé o Les évaluations de performance (la plus récente) o Le dossier d’assiduité et de ponctualité de l’employé MODÈLE – GUIDE DE POLITIQUE DE TÉLÉTRAVAIL Réseau d’Annie RH | On peut vous aider en RH, DO et formation virtuelles | 514-795-9516 Rédigé par Caroline Diotte, Consultante séniore en RH et DO, caroline.diotte@reseau-annie.ca Droits utilisation réservés aux Réseauteurs du Réseau Annie RH 3 La présence d’une sanction disciplinaire dans le dossier de l’employé dans les 6 mois précédents la date de demande de télétravail invalide la demande EX. NO 4 Un employé doit obtenir une autorisation préalable de son gestionnaire pour effectuer ses tâches professionnelles habituelles en télétravail. Le gestionnaire examinera la proposition en vérifiant si l’employé répond aux dispositions critères d’admissibilités, si la nature du travail peut se faire à distance, si l’employé a les compétences et les outils de travail requis pour travailler à distance, évaluera les incidences sur la productivité et la coordination du travail au sein de l’équipe. Tout refus est considéré comme un droit de gérance. EX. NO 5 Critères d’admissibilité du poste : o Le poste occupé doit être de nature où l’interaction face à face est une exigence minimale o Une partie importante de la charge de travail peut être effectuée loin du bureau sans diminuer la qualité ou la productivité o Le télétravail ne doit pas créer d’inefficacité ou de problèmes pour les clients (internes ou externes), les projets ou chez d’autres employés o Les besoins des clients internes et externes doivent être satisfaits au même niveau que lorsque l’employé travaille de son poste de travail dans les locaux de XX Critères d’admissibilité pour l’employé o Sauf pour quelques postes, l’employé doit être à l’emploi depuis 90 jours o La période de probation doit avoir été complétée avec succès o L’employé doit prendre les dispositions nécessaires avec ses collègues et son supérieur immédiat pour couvrir les demandes qui surviennent durant les jours de télétravail o L’employé doit prendre et maintenir des arrangements de prise en charge des personnes à charge pour s’assurer d’être totalement dédié aux différentes tâches à effectuer dans le cadre de son poste o S’engager à respecter toutes les politiques et procédures applicables en matière de TI, de sécurité et de confidentialité o L’employé doit être en mesure de fournir un environnement de travail approprié à la maison, incluant un environnement excluant les bruits durant les appels et les réunions (ex. : animaux) Demande et approbation o Aucune demande officielle n’est requise. Le processus sera initié par le supérieur immédiat en fonction des besoins opérationnels. L’approbation du directeur du département est requise pour toute proposition de télétravail. HORAIRE DE TRAVAIL EX. NO 1 L’horaire de travail demeure le même. L'employé doit répartir son travail selon une plage s'étendant entre 7h et 18h; soit 7 heures travaillées par jour / 5 jours par semaine. Toute heure supplémentaire doit être autorisée préalablement par le supérieur immédiat de l’employé. L’employé peut devoir se présenter au bureau pour assister à des réunions et formations lors de ses journées uploads/Management/ teletravail-modele-de-politique-coronavirus.pdf