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1 IN TR OD UC T ION Améliorer la qualité de la communication est une priorité pour les entreprises et les occasions sont de plus en plus nombreuses. Elles peuvent prendre des formes très différentes : réunion de service, de direction, petit déjeuner ou déjeuner de travail, formation, séminaire, congrès, salon, réception, dîner au restaurant, etc… Le succès d’une réunion dépend évidemment de la qualité des intervenants et des animateurs, mais également de la bonne préparation qui doit pouvoir permettre de faire face aux imprévus et aux éventuels contre-temps. Quel que soit le type de réunion que vous devez organiser ou animer, il faut s’attaquer aux impératifs suivants :  Trouver la salle de réunion ;  Convoquer les participants ;  Assurer un suivi matériel et pratique. L’organisation d’une réunion est plus ou moins délicate et regroupe un certain nombre d’aspects selon l’envergure de la réunion et le nombre des participants. On n’organise pas de la même façon une réception de 100 personnes et une réunion périodique de service. 2 La préparati o n du tr avai l e n é qui pe En matière d’efficacité organisationnelle, le travail d’équipe est un atout de taille. Si nous nous accordons tous sur son importance, nous ne sommes pas tous conscients de ses répercussions au sein de notre environnement de travail. Le travail en équipe, couramment utilisé en entreprise, est fructueux :  Pour l'équipe elle-même, dont il augmente le dynamisme et accroît le potentiel en idées ; Pour chaque individu qui y participe, dans la mesure où il y apprend à écouter les autres, et à acquérir l'esprit d'équipe, et où il enrichit ses propres connaissances. Pourtant, la qualité du travail en équipe reste médiocre si celui-ci ne fait pas l'objet d'une réparation rigoureuse. Pour réussir cette préparation, il faut passer par les étapes suivantes. I. DEFINIR LE BUT DU TRAVAIL EN EQUIPE Comme ce travail en équipe est plus difficile à gérer qu'un travail individuel, il faut tout d'abord se demander s'il est vraiment utile et quel est l'objectif à atteindre. Se poser ces questions permet aussi de motiver les participants. II. CONSTITUER ET MOTIVER L'EQUIPE 1. Constituer l'équipe Pour bien fonctionner, une équipe ne doit pas être trop nombreuse. En groupe, un optimum d'échanges est atteint pour un nombre de participants compris entre cinq et douze. L'équipe peut être composée : Soit de façon imposée (par les circonstances, ou les institutions, ou encore l'autorité) ; Soit de façon spontanée (c'est-à-dire de façon libre en fonction des affinités). Si l'ambiance de travail est souvent meilleure dans une équipe « spontanée », les résultatssont parfoisdécevants, en raison d'une dispersion dans le travail. 2. Motiver l'équipe La rémunération n'est pas le seul facteur de motivation dans une équipe. Chaque participant aime savoir où il va, voir ses capacités reconnues, se voir confier des responsabilités, travailler en bonne harmonie avec son entourage professionnel. Quand les membres de l'équipe ne se connaissent pas, il est donc nécessaire de prévoir un temps de présentation et d'échange pour « briser la glace ». 3 3. Les avantages du travail en équipe : 1. Le travail d’équipe aide à communiquer efficacement 2. Le travail d’équipe rend les sessions de brainstorming plus constructives 3. Le travail d’équipe encourage la poursuite d’un objectif commun 4. Le travail d’équipe développe votre aptitude à résoudre des problèmes 5. Le travail d’équipe instaure la confiance 6. Le travail d’équipe renforce la culture d’entreprise 7. Le travail d’équipe vous rend plus efficace 8. Le travail d’équipe accroît l’implication des employés 9. Le travail d’équipe constitue un facteur de motivation pour les équipes performantes 10. Le travail d’équipe développe les forces individuelles de chacun 11. Le travail d’équipe renforce votre capacité à prendre des décisions 5 II. ORGANISER LES CONDITIONS DE TRAVAIL Les conditions matérielles jouent également un rôle important dans la réussite du travail en équipe. 1. L'espace et les conditions matérielles Le local : confortable, bien éclairé et bien isolé du bruit. Sa taille dépendra du nombre de participants, mais au-delà de trente, il faut plusieurs petites salles. La disposition des participants est également à étudier. Elle doit permettre à chacun d'eux de voir et d'entendre tous les autres. Elle est différente selon qu'il y a ou non un animateur.  Le matériel : les participants doivent pouvoir disposer de tout le matériel nécessaire, et en particulier d'un tableau. 2. Le temps Le travail en équipe nécessite : Des phases de travail individuel ; Des phases de travail en commun, destinées à faire régulièrement le point des travaux en cours et à échanger des avis. Il faut donc recenser les disponibilités de chacun pour fixer les rendez-vous de l'équipe à des moments où l'attention est la meilleure : les heures tardives sont par exemple à éviter. Il est conseillé à chaque participant de mettre à jour son agenda, il sera bon d'établir un planning visualisant les différentes échéances prévues et atteintes, en précisant les noms des responsables de chaque tâche. IV. ORGANISER L'ACTION Quand toutes les tâches à exécuter ont été recensées, il faut les effectuer. Deux solutions s'offrent alors : Effectuer tous ensemble les différentes tâches (communauté d'action) ; Répartir les tâches entre chacun des membres de l'équipe et organiser régulièrement des réunions d'échange et de contrôle des résultats (division des tâches). La seconde solution est souvent plus efficace : elle permet de gagner du temps et d'utiliser au mieux les compétences. Il est toutefois indispensable que les réunions de concentration se fassent de façon très régulière. En outre, un groupe fonctionne mieux si l'un de ses membres est désigné comme animateur ou organisateur. Lors des réunions, il est bon qu'un secrétaire de séance prenne note. https://youtu.be/uMEnYft-jIk (gestes clés du travail en équipe) https://youtu.be/OF7g7udQlSo (travail en équipe) https://youtu.be/TGKC7AqXzls (comment bien diriger une équipe ) 6 Dé ma rc h e d ’o r ga nis at io n d ’u ne ac t iv it é L’organisation d’une activité nécessite une répartition méticuleuse qui doit être suivie et contrôlée. Après la définition de l’activité, il faut par la suite la décomposer en tâches. Ces tâches seront planifiées et réparties entre les différents opérateurs. 1- Décomposition de l’activité en tâches Après avoir défini une activité, il faut la décomposer en tâches. Cette liste de tâches doit être établie avec précision en déterminant pour chaque tâche la durée de réalisation. Cette liste doit être écrite (check-list). 2- Planification et ordonnancement des tâches Après la division de l’activité en tâches, il faut ordonnancer ces tâches dans le temps en utilisant les techniques de planification (par exemple le planning). La planification des tâches doit prendre en compte les contraintes suivantes :  Les délais imposés ;  Les contraintes techniques (matériel, machines, outils de travail, etc.) ;  Les contraintes humaines (effectif des employés, qualification, etc.) 3- Répartition des tâches au sein d’un groupe Il s’agit de la répartition des tâches sur les membres de l’équipe chargée de l’activité. Une bonne répartition de ces tâches induit l’implication des salariés et la réalisation de l’activité d’une manière rapide et facile. La définition du travail de chacun doit se faire d’une manière claire et précise pour éviter de le remettre en cause par la suite. Pour cela, on peut utiliser des fiches de travail qui indiquent :  Le travail à faire ;  Le temps de réalisation ;  La place de ce travail dans l’activité afin de délimiter les responsabilités ;  L’interdépendance des tâches. 4- La recherche des informations et choix des moyens La recherche de l’information peut se faire de deux manières :  La recherche documentaire : exploiter les informations disponibles ; 7  La recherche d’informations concrètes (interview, sondage) : cette méthode est utilisée pour connaitre les besoins et les intérêts de ceux à qui le projet est destiné. Les informations à rechercher portent sur les éléments suivants :  La façon de faire l’activité ;  Les moyens à mettre en œuvre : pour définir les moyens, il faut établir la liste des toutes les ressources dont on a besoins (ressources humaines, moyens techniques, etc.). 5- Suivi et contrôle des résultats a- Suivi de la réalisation Le moyen le plus simple pour suivre la réalisation de chaque tâche est de la pointer sur la liste des tâches et les fiches de travail. Pour faire respecter les délais fixés à priori, il est judicieux de prévoir un planning prévision- réalisation. C’est le moyen pour suivre si les réalisations sont conformes aux prévisions et faire alors les corrections nécessaires. b- Contrôle et évaluation Après la réalisation de chaque activité, son contrôle devient une nécessité. Ce contrôle porte sur :  La comparaison entre le projet initial et le projet réalisé ;  Le respect des contraintes ou des critères de qualité fixés au départ. c-Pendre connaissance des directives L’employeur peut établir des directives et donner des instructions à ses employés en ce qui concerne l’exécution de leur travail et leur comportement dans l’entreprise. Le collaborateur doit suivre ces directives, selon les uploads/Management/ organisation-et-planification-des-activites-office-manager.pdf