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Mémoire d’étude / mars 2018 Diplôme de conservateur de bibliothèque Les méthode

Mémoire d’étude / mars 2018 Diplôme de conservateur de bibliothèque Les méthodes agiles en bibliothèque Anaïs Scalla Sous la direction de Marie-Odile Illiano Adjointe au chef de projet Grand Equipement Documentaire - Campus Condorcet SCALLA Anaïs | DCB 26 | Mémoire d’étude | mars 2018 - 3 - Remerciements J’adresse mes plus chaleureux remerciements à Marie-Odile Illiano, adjointe au chef de projet Grand Equipement Documentaire au Campus Condorcet, qui m’a accompagnée dans cette étude. Toute ma gratitude va à celles et ceux qui ont accepté de répondre à mes questions et de partager leurs expériences : Laurence Bobis (Bibliothèque Interuniversitaire de la Sorbonne), Brigitte Bodet (BnF), Anne Boraud (Service Commun de la Documentation de l’Université Haute-Alsace), Martine Bordier (BnF), Franck Bellugeon (BnF), Benoît Caffé (BnF), Vincent Cheutet (Institut National des Sciences Appliquées de Lyon), Adrien Di Mascio (Logilab), Stéphane Gully (Inist), Sandrine Heiser (Archives nationales), Perrine Helly (Bibliothèque Universitaire de l’Université de Bretagne Occidentale), Gildas Illien (Bibliothèque du Muséum d’Histoire Naturelle), Raphaëlle Lapôtre (BnF), Julia Morineau-Eboli (Enssib), Rémi Nouvène (Bibliothèque Louise Michel), Isabelle Perez-Bastié (Archives nationales), Stéphane Pillorget (BnF), Julien Prost (Bibliothèque Louise Michel), Françoise Simeray (BnF), Agnès Simon (Archives nationales), Romain Wenz (Archives nationales) et Dominique Wolf (Inist). Je tiens à remercier le CARA, Club Agile du Rhône Alpes, pour la tenue de rencontres conviviales qui m’ont permis de mieux comprendre les méthodes agiles, et surtout d’en expérimenter personnellement l’état d’esprit collaboratif. A Jérôme, pour son indéfectible soutien. Aux premiers sourires de ma fille, Camille. SCALLA Anaïs | DCB 26 | Mémoire d’étude | mars 2018 - 4 - Résumé : En tant que nouvelles pratiques de gestion de projet, les méthodes agiles ont fait leur entrée dans le monde des bibliothèques. Reposant sur des retours d’expériences de professionnels, et étudiant différents projets, ce mémoire analyse l’adaptation des méthodes agiles en bibliothèque et les changements organisationnels qui peuvent avoir lieu. Descripteurs : Bibliothèques – Personnel – Gestion Logiciels -- Développement – Méthodes agiles (informatique) – Scrum (informatique) Gestion de projets Organisation du travail – Changement organisationnel Leadership Abstract: As new project management practices, agile methodologies have entered the world of libraries. Based on feedbacks from professionals, and assessing different projects, this study analyzes the adaptation of agile methodologies in libraries and the organizational changes that can happen. Keywords : Libraries - Staff - Management Software -- Development - Agile Methodologies (Software Development) - Scrum (Software Development) Project Management Work Organization - Organizational Change Leadership Droits d’auteurs Cette création est mise à disposition selon le Contrat : « Paternité-Pas d'Utilisation Commerciale-Pas de Modification 4.0 France » disponible en ligne http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/4.0/deed.frou par courrier postal à Creative Commons, 171 Second Street, Suite 300, San Francisco, California 94105, USA. SCALLA Anaïs | DCB 26 | Mémoire d’étude | mars 2018 - 5 - Sommaire SIGLES ET ABREVIATIONS .......................................................................... 7 INTRODUCTION .............................................................................................. 9 METHODOLOGIE ......................................................................................... 13 LES METHODES AGILES ET LES BIBLIOTHEQUES ............................... 17 A. Les méthodes agiles, pratiques de gestion de projet .................. 17 1. Les limites des méthodes classiques dites prédictives ................ 17 2. Définition des méthodes agiles .................................................. 20 3. De la théorie au terrain : la méthode Scrum ............................. 23 B. Présence et perception de l’agilité en bibliothèque .................... 26 1. Absence des projets agiles dans la plupart des bibliothèques..... 26 2. Diffusion de l’« agilité » ........................................................... 27 C. Périmètre et état des lieux des projets agiles en bibliothèque ... 30 1. Les établissements d’ingénierie documentaire ........................... 31 2. Les méthodes agiles hors du champ informatique ? ................... 33 3. Les différents contextes des projets ........................................... 35 ETUDE DES PROJETS AGILES EN BIBLIOTHEQUE ............................... 37 A. Adapter Scrum au monde des bibliothèques ............................. 37 1. De l’importance de la contextualisation .................................... 37 2. Les principales adaptions rencontrées ...................................... 38 B. Les principales étapes du projet agile ........................................ 40 1. Etablir la vision du produit et la planification du projet ............ 40 2. Mener les sprints ...................................................................... 43 3. Effectuer des tests..................................................................... 46 C. Après le projet, le devenir du produit ........................................ 49 1. La maintenance du produit ....................................................... 49 2. Améliorer les processus ............................................................ 50 LES METHODES AGILES EN BIBLIOTHEQUE : QUELS CHANGEMENTS ORGANISATIONNELS ? ................................................. 53 A. L’équipe avant toute chose ........................................................ 53 1. Une équipe compétente et pluridisciplinaire ............................. 53 2. De nouveaux rôles en bibliothèque ........................................... 56 B. La formation au cœur des méthodes agiles ................................ 58 1. La place de la formation dans les méthodes agiles .................... 59 2. La typologie des formations proposées ...................................... 59 3. Les jeux au cœur de l’agilité ..................................................... 61 Sommaire SCALLA Anaïs | DCB 26 | Mémoire d’étude | mars 2018 - 6 - C. Le manager agile ........................................................................ 62 1. Une réflexion sur l’organisation ............................................... 63 2. Gouverner les projets agiles ..................................................... 65 3. Mettre en place un premier projet agile .................................... 67 CONCLUSION ................................................................................................ 71 BIBLIOGRAPHIE ........................................................................................... 73 Organisation du travail en bibliothèque ............................................. 73 User eXperience et design thinking ..................................................... 75 Management et organisation ............................................................... 75 Méthodes agiles .................................................................................... 76 Projets agiles en bibliothèque .............................................................. 78 ANNEXES........................................................................................................ 81 GLOSSAIRE .................................................................................................... 97 TABLE DES ILLUSTRATIONS ..................................................................... 99 TABLE DES MATIERES ............................................................................... 101 SCALLA Anaïs | DCB 26 | Mémoire d’étude | mars 2018 - 7 - Sigles et abréviations ADAMANT : ADministration des Archives et de leurs Métadonnées aux Archives Nationales dans le Temps ADBU : Association des Directeurs et personnels de direction des Bibliothèques Universitaires et de la documentation BnF : Bibliothèque nationale de France BU : Bibliothèque Universitaire CARA : Club Agile du Rhône Alpes CCU : Conception Centrée Utilisateurs CNRS : Centre National de la Recherche Scientifique Couperin : Consortium unifié des établissements universitaires et de recherche pour l'accès aux publications numériques CP : Comité de Pilotage CS : Comité de Suivi DSI : Département des Services Informatiques Enssib : Ecole Nationale Supérieure des Sciences de l’Information et des Bibliothèques ETP : Equivalant Temps Plein GPEC : Gestion prévisionnelle des Emplois et des Compétences Inist : Institut national de l’information scientifique et technique MOA : Maîtrise d’Ouvrage MOE : Maitrise d’Œuvre PO : Product Owner SCD : Service Commun de la Documentation SIA : Système d’Information Archivistique SIGB : Système Intégré de Gestion des Bibliothèques SIPUB : Service d’inscription des publics SIV : Salle des Inventaires Virtuelle UX : User eXperience VITAM : Valeurs Immatérielles Transférées aux Archives pour Mémoire XP : eXtreme Programming SCALLA Anaïs | DCB 26 | Mémoire d’étude | mars 2018 - 9 - INTRODUCTION « Les méthodes agiles », « l’agilité », ou encore « l’Agile », sont des expressions qui, depuis plusieurs années, font florès dans le monde des bibliothèques, désignant, selon le contexte et avec une précision plus ou moins accrue, une gestion de projet, de nouvelles pratiques managériales ou un état d’esprit. Elles décrivent aussi bien un fonctionnement interne, des usages de travail, ou une organisation renouvelée, qu’une caractéristique éminemment positive de la bibliothèque. Des bibliothécaires agiles à la bibliothèque agile, des méthodes de travail souples à un établissement au fonctionnement souple, des projets faciles à une facilité des procédures pour le lecteur, il n’y a qu’un pas, et force est de constater que l’agilité désigne des situations de natures souvent différentes. Aussi, « le bibliothécaire de demain s’annonce agile, curieux et décloisonné1 », signale un éditorial du Bulletin des bibliothèques de France consacré aux métiers. De même, les bibliothécaires eux-mêmes font la promotion d’une bibliothèque agile et réactive davantage tournée vers ses publics2. Si une propension à utiliser le qualificatif « agile » a donc été remarquée en bibliothèque, une définition et une mise en perspective des méthodes agiles apparaissent nécessaires. L’agilité fait référence à des méthodes de travail. Apparues à la fin des années 1990, les méthodes agiles se sont imposées comme des cadres permettant le pilotage et la réalisation de projet, dont les valeurs et les principes sont énoncés dans un Manifeste3, et qui tendent à dépasser certaines lourdeurs et limites de la méthode de gestion de projet dite classique. Elles trouvent leur première application dans le développement logiciel et reposent sur un développement itératif, incrémental et adaptatif4. Sous la bannière des méthodes agiles, la méthode Scrum est celle qui est aujourd’hui la plus populaire et la plus utilisée5. Issues du monde de l’entreprise, les méthodes agiles commencent à faire leur apparition dans les projets numériques des services publics. Face à l’échec de certains projets ambitieux6 et dans le souci de proposer des services plus performants et adaptés à l’usager, l’administration se tourne vers l’agilité, ainsi que le mentionne un récent rapport de la Cour des Comptes7 : « Tel est le cas à ce dernier titre, de la diffusion de la méthode dite « agile » dans les ministères : ce terme traduit la volonté d’agir de manière souple, réactive et rapide, en évitant les approches systémiques et en tenant compte à chaque étape des processus de production de l’avis des usagers. Il existe donc un réel changement dans l’approche et le traitement des projets numériques ». Par exemple, lancé en 2007, le projet SIRHEN8 est un programme visant à rénover les uploads/Management/ les-methodes-agiles-en-bibliotheque.pdf