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Le contrôle interne des Ressources Humaines LE CONTRÔLE INTERNE DES RESSOURCES

Le contrôle interne des Ressources Humaines LE CONTRÔLE INTERNE DES RESSOURCES HUMAINES 4 © IFACI - ANDRH © IFACI / ANDRH – Paris – septembre 2013 ISBN : 978-2-915042-58-0 Toute représentation ou reproduction, intégrale ou partielle, faite sans le consentement de l’auteur, ou de ses ayants droits, ou ayants cause, est illicite (loi du 11 mars 1957, alinéa 1er de l’article 40). Cette représentation ou reproduction, par quelque procédé que ce soit, constituerait une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code Pénal. LE CONTRÔLE INTERNE DES RESSOURCES HUMAINES 5 © IFACI - ANDRH REMERCIEMENTS L’IFACI tient tout particulièrement à remercier les membres du groupe de travail IFACI / ANDRH qui ont participé à la conception et à la réalisation de ce Cahier : Conception et rédaction : • Jean-Christophe KYPRIOTIS, Directeur du contrôle interne, GDF Suez, Administrateur de l’IFACI, Animateur du groupe de travail • Marielle CARDEILHAC, Chargée de mission Emploi Handicap, EFS • Patrice CHELIM, Audit Manager EMEA, Group Internal audit, Solvay • Sophie COTTET, Responsable RH, OPCA PL • Antoine de BOISSIEU, Consultant, OSC Solutions • Christine COLIN, Chef de mission, Direction de l’audit interne, Aéroports de Paris • Nathalie CRETEL, • Thierry GABRIEL, Contrôleur interne, Renault • Armand MENNECHET, Directeur des ressources humaines, Groupe Berri, Membre du bureau national de l’ANDRH • Xavier ORTMANS, Directeur de l’audit et du pilotage stratégique, EFS • Marie-Caroline PARIS, Gestionnaire risques, Veolia Environnement • Bruno PLUCHET, Responsable de l’audit RH, Solvay • Carole TROUVE, Responsable Assurance Qualité, Direction de l’audit interne, Sanofi Nous remercions également Cindy FRANC, Chef de projets Evénements, Formation et Relations Ecoles, ANDRH, pour son sou- tien au lancement de ce groupe de travail commun. Relecture : • Groupe Professionnel « Contrôle Interne » de l’IFACI présidé par Laurent Arnaudo, Vice-Président de l’IFACI, Senior VP - Group Internal Audit, Sodexo • Groupe Professionnel « Industrie, Commerces, Services » de l’IFACI, présidé par Michel UHART, Directeur adjoint de l’audit, EDF • Angélina PEREIRA, Responsable du contrôle interne et du contrôle des risques, Direction des Ressources humaines, Caisse Des Dépôts et Consignations Comité de Rédaction : • Annie BRESSAC, Consultante • Béatrice KI-ZERBO, Directeur de la recherche, IFACI • Jean-Christophe KYPRIOTIS, Directeur du contrôle interne, GDF Suez Philippe MOCQUARD Catherine CARRADOT Délégué Général, IFACI Déléguée Générale, ANDRH LE CONTRÔLE INTERNE DES RESSOURCES HUMAINES 6 © IFACI - ANDRH LE CONTRÔLE INTERNE DES RESSOURCES HUMAINES 7 © IFACI - ANDRH Table des matières Introduction .................................................................................................................................................................................. 9 Processus n°1 : Définition, mise en œuvre et communication de la politique RH ................................................................ 13 Processus n°2 : Evaluation, suivi et contrôle ............................................................................................................................ 20 Processus n°3 : Recrutement, intégration ................................................................................................................................. 23 Processus n°4 : Formation ......................................................................................................................................................... 27 Processus n°5 : Evaluation des performances .......................................................................................................................... 29 Processus n°6 : Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) ............................................................... 32 Processus n°7 : Départ ............................................................................................................................................................... 36 Processus n°8 : Rémunération ................................................................................................................................................... 41 Processus n°9 : Management au quotidien – Climat social et relations au travail ................................................................ 44 Bibliographie ............................................................................................................................................................................... 48 LE CONTRÔLE INTERNE DES RESSOURCES HUMAINES 8 © IFACI - ANDRH LE CONTRÔLE INTERNE DES RESSOURCES HUMAINES 9 © IFACI - ANDRH Introduction Les ressources humaines présentent des caractéristiques qui rendent la qualité de leur gestion essentielle pour la perfor- mance de l’organisation. Elles sont à la fois complexes, stratégiques et omniprésentes1 : • Complexes : elles sont sensibles en ce qu’elles touchent au facteur humain ; • Stratégiques : elles sont un levier de compétitivité, et nécessitent de combiner préoccupations de court et de long terme ; • Omniprésentes : elles concernent l’ensemble des acteurs et entités de l’organisation. Ce cahier de la recherche poursuit deux objectifs : • Analyser les enjeux couverts par la gestion des Ressources Humaines (RH). Ceux-ci sont de plusieurs ordres : - Stratégiques (gestion du capital humain, politique de développement durable, risque d’image, etc.) ; - Opérationnels (performance de la Direction des Ressources Humaines (DRH), renforcement du dispositif de contrôle interne des processus RH) ; - Financiers (par exemple, à court terme : trésorerie-coût d’exploitation, et à long terme : retraites) ; - Sociaux (liés aux restructurations, à l’internationalisation, aux attentes sociétales telles que la diversité, la gestion des territoires, etc.) ; - De conformité (liés aux réglementations en matière de santé au travail, de risques professionnels, de sécurité et de conditions de travail, de harcèlement, etc.). • Proposer un guide pratique à destination de la DRH, du contrôle interne et de l’audit interne. A partir des retours d’expérience des organisations représentées dans le groupe de travail, il décrit les étapes des processus clés de la gestion des RH, et explicite les risques et contrôles associés. Ce cahier s’adresse aux dirigeants, et particulièrement aux Directeurs des Ressources Humaines (DRH). Comme tout mana- ger, le DRH doit veiller à la robustesse de ses processus (finances, Système d’information, communication, métiers, etc.) et piloter la performance de ses activités. Il s’agit, par exemple : • de s’assurer que la stratégie RH est intégrée à la stratégie de l’organisation et l’accompagne dans ses projets majeurs de transformation2 ; • d’être source de création de valeur pour l’organisation ; • d’être proactif dans la gestion des crises ; • de renouveler les pratiques managériales pour répondre à des problématiques telles que l’attractivité de l’organisa- tion, la gestion des compétences critiques, les centres de service partagés, la santé au travail ; • de prendre en compte le cadre juridique et les risques de non-conformité dans les différents sites d’implantation. Le groupe de travail propose des référentiels de contrôle interne, qui aideront les DRH, mais aussi les auditeurs et contrô- leurs internes, à analyser les risques liés aux quatre grandes finalités que les processus RH doivent satisfaire : • permettre à l’organisation de disposer de collaborateurs compétents et motivés à court, moyen et long termes ; • mettre à disposition des ressources humaines de qualité au meilleur coût ; • développer l’employabilité des collaborateurs et leur épanouissement ; • respecter la législation et la réglementation applicable à l’organisation. Les référentiels développés dans ce cahier proposent des pistes d’actions et de bonnes pratiques pour améliorer la maîtrise des risques majeurs associés à l’atteinte de ces objectifs, et aussi la qualité du dispositif de contrôle interne global de l’or- ganisation. En effet, plusieurs des composantes de l’environnement de contrôle relèvent de la gestion des RH. Ainsi, parmi les sous- composantes des cadres de référence de contrôle interne3 figurent : • des responsabilités et pouvoirs clairement définis, qui doivent être accordés aux personnes appropriées et commu- niquées au moyen de description de tâches ou de fonctions, d’organigrammes hiérarchiques et fonctionnels ; • une politique de gestion des ressources humaines (attractivité et recrutement, acquisition et développement des compétences internes et externes, parcours professionnels, reconnaissance de la performance, etc.). 1 D’après le séminaire IFACI « L’audit de performance de la gestion des ressources humaines » 2 Le DRH acteur de la transformation des organisations a été le thème fort de l’université 2012 de l’ANDRH 3 Cadre de référence des dispositifs de gestion des risques et de contrôle interne de l’Autorité des Marchés Financiers, juillet 2010 Référentiel sur la pratique du contrôle interne du COSO (Committee Of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) version 2013. Traduction IFACI/PWC à paraître début 2014. LE CONTRÔLE INTERNE DES RESSOURCES HUMAINES 10 © IFACI - ANDRH En outre, la DRH contribue également au renforcement du dispositif global de contrôle interne, en accompagnant les opé- rationnels pour : • la séparation des tâches incompatibles ou la mise en œuvre de contrôles compensatoires ; • la diffusion et le respect des principes éthiques et d’intégrité à tous les niveaux de l’organisation ; • la transmission, en temps opportun, des informations aux personnes appropriées et l’organisation du devoir de rendre compte. Le groupe de travail souligne l’importance d’un environnement de contrôle robuste en l’illustrant pour chacun des processus décrits. • Qualité et sécurité du SIRH : - disponibilité et intégrité des données RH, - confidentialité des données sensibles ; • Politique de recrutement à court terme et à long terme : - Cohérence avec l’accord « Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences » (GPEC), - Clarté des orientations sur les profils à rechercher, - Arbitrage entre mobilité interne et recrutement externe ; • Charte en matière de recrutement (respect de la confidentialité, non-discrimination, etc.) ; • Politique d’intégration pour les nouveaux entrants, les jeunes cadres, etc. ; • Politique Achat concernant le recours à des prestataires ; • Politique de formation et développement des compétences ; • Politique et dispositif d’entretiens annuels ; • Référentiel de compétences, répertoire des métiers ; • Politique de mobilité ; • Plans de succession formalisés ; • Politique de rémunération et de reconnaissance de la performance : - Fixation d’objectifs réalistes, - Préservation des valeurs et de l’éthique. Partant de ces éléments, le groupe de travail a choisi de se concentrer sur 9 processus clés de la gestion des RH, particuliè- rement porteurs d’enjeux : • Processus de pilotage : 1. Définition, mise en œuvre et communication de la politique RH uploads/Management/ le-controle-interne-des-ressources-humaines-ifaci-andrh-octobre-2013.pdf