Remerciez-le!

Remerciez @Admin pour avoir partagé cet document gratuitement, de la manière la plus simple, en partageant sur les réseaux sociaux.

Document généré le 30 juin 2018 11:55 Documentation et bibliothèques La gestion

Document généré le 30 juin 2018 11:55 Documentation et bibliothèques La gestion des projets d’implantation des systèmes de gestion intégrée des documents (SGID) : quelle approche favoriser ? Quels acteurs ? Siham Alaoui M.S.I. Survivre à la gestion ? Volume 64, numéro 1, janvier–mars 2018 URI : id.erudit.org/iderudit/1043718ar DOI : 10.7202/1043718ar Aller au sommaire du numéro Éditeur(s) Association pour l'avancement des sciences et des techniques de la documentation (ASTED) ISSN 0315-2340 (imprimé) 2291-8949 (numérique) Découvrir la revue Citer cet article Alaoui, S. (2018). La gestion des projets d’implantation des systèmes de gestion intégrée des documents (SGID) : quelle approche favoriser ? Quels acteurs ?. Documentation et bibliothèques, 64(1), 5–15. doi:10.7202/1043718ar Résumé de l'article Face à la production documentaire hybride en constante croissance, les organisations publiques québécoises tendent à mettre en place des systèmes de gestion documentaire pour contrôler et améliorer la traçabilité de leurs documents d’activité. Figurent parmi ces systèmes, les systèmes de gestion intégrée des documents (SGID). Ils permettent de gérer l’ensemble des documents, peu importe leur support et tout au long de leur cycle de vie. Le caractère complexe de ces systèmes rend leur mise en place laborieuse. Par conséquent, une gestion de projet efficace est cruciale afin de pallier les risques liés à l’implantation de SGID en milieu organisationnel. Dans le présent article, la gestion des projets de GID est discutée : deux approches de cette gestion sont suggérées, soit l’approche traditionnelle et l’approche agile. Les acteurs de la gestion de projet sont également identifiés et leurs rôles respectifs dans la réussite des projets de GID sont nuancés. Ce document est protégé par la loi sur le droit d'auteur. L'utilisation des services d'Érudit (y compris la reproduction) est assujettie à sa politique d'utilisation que vous pouvez consulter en ligne. [https://apropos.erudit.org/fr/usagers/politique- dutilisation/] Cet article est diffusé et préservé par Érudit. Érudit est un consortium interuniversitaire sans but lucratif composé de l’Université de Montréal, l’Université Laval et l’Université du Québec à Montréal. Il a pour mission la promotion et la valorisation de la recherche. www.erudit.org Tous droits réservés © Association pour l'avancement des sciences et des techniques de la documentation (ASTED), 2018 SURVIVRE À LA GESTION ? RÉSUMÉ | ABSTRACT Face à la production documentaire hybride en constante crois- sance, les organisations publiques québécoises tendent à mettre en place des systèmes de gestion documentaire pour contrôler et améliorer la traçabilité de leurs documents d’activité. Figurent parmi ces systèmes, les systèmes de gestion intégrée des docu- ments (SGID). Ils permettent de gérer l’ensemble des documents, peu importe leur support et tout au long de leur cycle de vie. Le caractère complexe de ces systèmes rend leur mise en place laborieuse. Par conséquent, une gestion de projet efficace est cruciale afin de pallier les risques liés à l’implantation de SGID en milieu organisationnel. Dans le présent article, la gestion des projets de GID est discutée : deux approches de cette gestion sont suggérées, soit l’approche traditionnelle et l’approche agile. Les acteurs de la gestion de projet sont également identifiés et leurs rôles respectifs dans la réussite des projets de GID sont nuancés. Managing the Implementation of Integrated Document Management Systems (IDMS) Projects: What Approach? Who are the Stakeholders? With the constantly growing production of hybrid documents, Quebec public organisations are implementing document man- agement systems to control and improve the traceability of their operations documents. These systems include integrated docu- ment management systems (IDMS) that enable the management of all documents, regardless of their medium and over the course of their lifespan. The complexity of these systems makes their implementation difficult. Therefore, efficient project management is critical in order to alleviate the risks associated with the imple- mentation IDMS in an organisation. In this article, the integrated management of documents (IMD) is discussed, highlighting two approaches: the traditional approach and the agile approach. The project management stakeholders are identified and their roles in the successful implement of document management systems projects are outlined. LA GESTION DES PROJETS D’IMPLANTATION DES SYSTÈMES DE GESTION INTÉGRÉE DES DOCUMENTS (SGID) : QUELLE APPROCHE FAVORISER ? QUELS ACTEURS ? Siham ALAOUI, M.S.I. Diplômée de l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI) Université de Montréal siham.alaoui@umontreal.ca Introduction Avec les mutations technologiques actuelles, les organisa- tions adoptent des dispositifs qui visent l’automatisation d’une partie majeure des tâches quotidiennes. Figurent parmi ces dispositifs technologiques, les systèmes d’infor- mation organisationnels qui, par la diversité des fonctions qu’ils remplissent, permettent de soutenir les activités stra- tégiques et opérationnelles de l’organisation (O’Brien 2003). L’utilisation massive des technologies par les employés dans le cadre de leurs activités quotidiennes engendre une pro- duction importante d’information organique et consignée sur support numérique (Mas 2007). Parallèlement, la pro- duction documentaire analogique continue à s’accroître d’une façon exponentielle. Les défis se multiplient ainsi quant à la maîtrise et à la gestion de cette masse documen- taire hybride. À cela s’ajoute la question de la préservation de la mémoire institutionnelle (Maurel & Bergeron 2008- 2009) en vue de sa réutilisation ultérieure à des fins de prise de décision, de témoignage ou d’information. Toutes ces considérations ont poussé les organisations publiques québécoises à se doter de systèmes d’informa- tion dédiés à la gestion documentaire. Figurent parmi ces systèmes, les systèmes de gestion intégrée des documents (SGID). Par leur nature intégrée, ils permettent d’assurer une gestion du cycle de vie complet des documents (c.-à-d. depuis leur création jusqu’à leur conservation permanente ou leur élimination), et ce, peu importe le support. Ces sys- tèmes sont perçus comme étant des systèmes de gestion documentaire de nature archivistique, en raison de la valeur DOCUMENTATION ET BIBLIOTHÈQUES | JANVIER – MARS 2018 5 de témoignage possédée par les documents que ces systèmes renferment. Si ces systèmes représentent des gains considérables sur le plan de la gestion documentaire (c.-à-d. repérage des docu- ments, préservation pérenne, etc.), leur mise en place s’avère relativement laborieuse (Bourhis 2009-2010 ; Cou- ture 2010-2011). Cela implique que la réalisation d’un pro- jet de GID requiert l’adoption d’une approche managériale efficace et adaptée à la nature complexe de celui-ci. C’est dans cette perspective que nous présentons, dans cet article, la gestion d’un projet d’implantation d’un SGID et ses assises. Nous dressons, dans un premier temps, un aperçu de l’archivistique québécoise. Nous exposons aussi les pro- priétés des SGID. Deux des modèles de gestion de projets de mise en place des systèmes d’information sont ensuite décrits et appliqués aux spécificités des projets de GID. Les acteurs de cette gestion de projet et leurs rôles respectifs y sont également nuancés. L’article est structuré en sections visant à répondre aux questionnements suivants : • Quelles sont les particularités de la pratique archivistique québécoise ? • Quelles sont les spécificités des SGID par rapport aux autres systèmes d’information ? • Quelles sont les caractéristiques d’un projet de GID ? Quelles en sont les étapes ? • Quelle est l’approche la plus propice à la réussite d’un projet de GID ? • Quels sont les acteurs de la gestion d’un projet de GID ? Et comment interviennent-ils dans ce projet ? La pratique archivistique québécoise La tradition québécoise en matière de gestion des archives jouit d’un ensemble de particularités. Elle est perçue sous un angle holistique intégrant une série d’interventions archivistiques à réaliser tout au long du cycle de vie des documents. On parle ainsi de l’archivistique intégrée. Elle est définie comme étant la pratique archivistique qui […] permet d’assurer l’unité et la continuité des interven- tions dans le cadre d’une politique d’organisation des archives. Une telle archivistique globale suscite l’atteinte de trois objectifs essentiels à sa viabilité, à savoir : garantir l’unité et la continuité des interventions de l’archiviste sur les documents d’un organisme et permettre ainsi une mise en perspective du principe des trois âges et des notions de valeur primaire et de valeur secondaire ; permettre l’articulation et la structuration des activités archivistiques dans une politique d’organisation des archives et intégrer la valeur primaire et secondaire dans une définition large des archives. (Rousseau, Couture et al. 1994, 50-51) Les auteurs ajoutent que l’archiviste, selon la perspective québécoise, n’est pas seulement perçu comme étant un simple gardien de mémoire organique et consignée. Son rôle dépasse cette vision pour s’impliquer dans l’ensemble des interventions archivistiques telles que la création, l’éva- luation, l’acquisition, la description, la classification, la dif- fusion et la conservation des documents d’archives, et ce, dans une diversité des supports documentaires (Rousseau, Couture et al. 1994). Force est d’admettre que le rôle de l’ar- chiviste est vital dans la constitution, la préservation et la valorisation de la mémoire organique et consignée, témoin des réalisations organisationnelles au fil du temps. Dans un objectif d’harmoniser les pra- tiques archivistiques dans les organi- sations publiques québécoises et de pallier les problèmes de gestion des documents à la suite de leur décentra- lisation, plusieurs lois et règlements ont vu le jour. La Loi sur les archives (R.L.R.Q, A-21.1)1, publiée officielle- ment pour la première fois en 1983, incite les organisations publiques qué- bécoises à assurer une bonne gestion de leurs documents et à se doter uploads/Management/ la-gestion-des-projets-d-x27-implantation-des-systemes-de-gestion-integree-des-documents-sgid-quelle-approche-favoriser-quels-acteurs.pdf