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GESTION OFFICINALE SYSTEME INFORMATIQUE DE GESTION DE L’OFFICINE Présentation D

GESTION OFFICINALE SYSTEME INFORMATIQUE DE GESTION DE L’OFFICINE Présentation Docteur E. GOUEPO Septembre 2016 1 PLAN  INTRODUCTION  1-OBJECTIFS  2- INTERETS  3- SYSTEME INFORMATIQUE  4-GESTION DU FICHIER ARTICLES-  5- REGROUPEMENT DES ARTICLES  6- CODE EMPLACEMENT OU CODE GEOGRAPHIQUE  7- CODE STATUT DES ARTICLES  8- LES DONNÉES DE PLANIFICATION  9-MAITRISE DES RISQUES 2 INTRODUCTION INTRODUCTION GESTION OFFICINALE Nouvel enseignement M1 de l’UFR SBP de l’Université FHB Compléter le cours « Acte pharmaceutique officinal » Compléter la formation de l’étudiant dans les techniques officinales Familiariser avec les activités et les pratiques professionnelles officinales Préparer aux responsabilités professionnelles 3 OBJECTIFS Avoir un aperçu sur le système informatique de gestion de la pharmacie d’officine Présenter le matériel utilisé Présenter le logiciel de gestion et ses principales fonctionnalités Montrer l’intérêt et les apports de cet outil dans le fonctionnement de l’officine de pharmacie Montrer l’intérêt et les apports de cet outil dans la maitrise de la gestion de l’officine 4 PLACE DE L’INFORMATIQUE Outil nécessaire, Incontournable dans le bon fonctionnement d’une officine moderne Gérer les différents flux : Mouvements E/S produits stock physique / machine Mouvements E/S d’argent. Disposer de données claires pouvant être conservées pour prévoir et affiner les différentes opérations Sécuriser et faciliter toutes les opérations.  Archiver et conserver données précieuses (statistiques …) 5 LE MATERIEL INFORMATIQUE A L’OFFICINE Configuration classique : 3 postes Serveur + Caisse + Multimédia 6 POSTE SERVEUR ORDINATEUR COMPLET UC core i3, DD 500 GO, RAM 2GO Ecran plat 20’’ Imprimante matricielle IMPRIMANTE MATRICIELLE 7 POSTE CAISSE POSTE CAISSE POSTE CAISSE ECRAN PLAT PLATINE ECRAN PLAT CLAVIER TIROIR CAISSE IMPRIMANTE TICKET LECTEUR CODE BARRE AFFICHEUR  Platine terminale  Ecran plat 20’’  Clavier Azerty USB, Souris optique  Imprimante ticket caisse  Tiroir caisse  Afficheur client 2 lignes  Lecteur code barres à douchette 8 POSTE MULTIMEDIA ORDINATEUR COMPLET IMPRIMANTE MULTI FONCTIONS  UC core i3, DD 500 GO, RAM 2GO  Ecran plat 20’’  Imprimante multi-fonctions 9 ACCESSOIRES DE CONNEXION ET DE PROTECTION ONDULEUR COMMUTATEUR REGULATEUR DE TENSION  HUB commutateur ETHERNET  Cable parallèle  Cable USB 1,8m  Onduleur 2000VA  Multiprise parafoudre  Régulateur de tension 2000 VA  Cablages electrique et informatique 10 CONNEXION RESEAU 11 LE LOGICIEL FONCTIONNALITES DE BASE FONCTIONNALITES SPECIFIQUES EXEMPLES DE LOGICIEL 12 LE LOGICIEL FONCTIONNALITES DE BASE GESTION DU FICHIER ARTICLES GESTION DES ACHATS GESTION DES VENTES Retours Réclamations Sorties de stocks Traitement des retours en stock Historiques et Données Statistiques Traitement Inventaire de Stock 13 LE LOGICIEL FONCTIONNALITES DE BASE GESTION DU FICHIER ARTICLES Création des fiches articles Référencement des produits avec les quantités en stock Modification et ajout des renseignements sur les fiches articles Edition des listes d’articles renseignées Historique des mouvements d’un article Création, Modification, Suppression et Edition des nomenclatures de classe ou de famille d'articles Création, Modification, Suppression et Edition de diverses autres formes de regroupement des articles 14 LE LOGICIEL FONCTIONNALITES DE BASE GESTION DES ACHATS Calcul automatique des besoins Utilisation des codes de gestion Suggestion de commandes journalières en fonction des paramètres prédéfinis tels que : le délai de réapprovisionnement, les dates de facturation, les seuils minima, etc.. Enregistrement et historique des Achats Réception, Contrôle et validation des entrées en stock machine des produits commandés 15 LE LOGICIEL FONCTIONNALITES DE BASE GESTION DES VENTES Ventes au Comptant Ventes à Crédit, Facturation et suivi des clients à crédit et tiers payants Historique des ventes 16 LE LOGICIEL FONCTIONNALITES SPECIFIQUES Qualité du calcul des achats Production et Utilisation de données statistiques (Ratios) Prise en charge de codifications pertinentes 17 LE LOGICIEL FONCTIONNALITES SPECIFIQUES Prise en charge de codifications pertinentes Codification CIP Codification Catégorie Marchandise Familles et Groupe Familles Codification des catégories de vente Codification géographique Codification des Statuts articles 18 LE LOGICIEL EXEMPLES DE LOGICIEL PHARMATIC PRESTIGE LEA CONSEIL EASY PHARMA ,….. 19 GESTION DU FICHIER ARTICLE Structure de la fiche article Codification CIP des médicaments Désignation-Libellé Code CIP et AMM Cas des spécialités pharmaceutiques Création ou modification de la fiche articles 20 GESTION DU FICHIER ARTICLE STRUCTURE DE LA FICHE ARTICLE Les données générales de base Les données de classification  Les données de stockage  Les données comptables  Les données de planification 21 GESTION DU FICHIER ARTICLE CODIFICATION CIP DES MEDICAMENTS Définition ARTICLE FICHIER ARTICLES  Exemple 3016450 CA C 1000 CP EFFERV T/10 22 GESTION DU FICHIER ARTICLE DESIGNATION OU LIBELLE Elément principal d’information  maximun de renseignements 23 GESTION DU FICHIER ARTICLE CODE CIP ET AMM-CAS DES SPECIALITES médicament autorisé n◦ CIP = AMM (CIP7)  JANV 2011  marquage GSI Data Matrix™ CIP 13 + n◦ LOT + DP 24 GESTION DU FICHIER ARTICLE CREATION OU MODIFICATION DE LA FICHE ARTICLE Situations de création Situations de modification Situations de suppression 25 REGROUPEMENT DES ARTICLES Catégorie de marchandises Familles d’articles et groupe de familles Classification ABC ou Catégories de vente ABC 26 REGROUPEMENT DES ARTICLES CATEGORIES DE MARCHANDISES Codification LMP Le Taux Marque 27 REGROUPEMENT DES ARTICLES FAMILLES D’ARTICLES ET GROUPE FAMILLES Définition Nature Caractéristiques Fonctions Code numérique Groupe Famille  10 Famille  1010 28 REGROUPEMENT DES ARTICLES FAMILLES D’ARTICLES ET GROUPE FAMILLES Intérêt TMQ Données statistiques objectives et pertinentes Catégories de vente -vitesse de rotation 29 REGROUPEMENT DES ARTICLES CLASSIFICATION ABC CATEGORIE DE VENTE % DU CA % DES ARTICLES PRODUITS A 80% 20% 20/80 B 15% 65% Ni 20/80 Ni Non 20/80 C 5% 15% Non 20/80 30 REGROUPEMENT DES ARTICLES CLASSIFICATION ABC Les articles de la classe A Aucune rupture tolérée 31 REGROUPEMENT DES ARTICLES CLASSIFICATION ABC Les articles de la classe B 32 REGROUPEMENT DES ARTICLES CLASSIFICATION ABC Les articles de la classe C 33 REGROUPEMENT DES ARTICLES exemple de regroupement 34 CAT. MARCH GROUPE FAMILLE CODE FAMILLE FAMILLE LAIT 10 1010 Lait GR 1017 Laits Infantiles MEDICAM. 20 2060 Médicaments GR 2061 Médic. Public 2062 Médic. Génér. PARA. 30 3000 Para. GR 3001 Parfumerie Hyg. 3002 Pansements CODE EMPLACEMENT OU CODE GEOGRAPHIQUE Intérêt dans la gestion du stockage Utilisations Codification SATE 35 CODE EMPLACEMENT OU CODE GEOGRAPHIQUE Intérêt dans la Gestion du Stockage Entreposer toute la marchandise à vendre dans les zones ou aires de stockage (+4000 références) Facilité et rapidité à retrouver le produit dans l’officine par la lecture du code emplacement ; même pour les personnes non habituées à l’officine 36 CODE EMPLACEMENT OU CODE GEOGRAPHIQUE Intérêt dans la gestion du stock Pointage du fichier actif en machine c'est-à-dire qu’il permet d’identifier dans le fichier, les articles qui sont utilisés et ceux qui ne sont plus utilisés, facilité à mettre à jour le fichier article, facilite la procédure d’inventaire. 37 CODE EMPLACEMENT OU CODE GEOGRAPHIQUE UTILISATIONS Exploitation quotidienne Inventaires 38 CODE EMPLACEMENT OU CODE GEOGRAPHIQUE Codification SATE  ED Adresse géo. du médicament 39 CODE STATUT DES ARTICLES DISPONIBILITE & ETAT EXACT CODIFICATION MO1 Position ds fichier actif grossiste principal CODIFICATION FASTER 289 Position ou retrait ds fichier actif grossiste principal Motif 40 LES DONNEES DE PLANNIFICATION VENTE MOYENNE MENSUELLE SEUIL DE REAPPROVISIONNEMENT QUANTITE DE REAPPROVISIONNENT CODE GESTION 41 MAITRISE DES RISQUES Surveillance de l’environnement Procédures et enregistrement liés à l’outil informatique Maintenance 42 MERCI POUR VOTRE ATTENTION 43 uploads/Management/ gestion-officinale-systeme-informatique.pdf