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LA FONCTION ACHATS (1) Pour produire, l'entreprise a besoin de ressources. La

LA FONCTION ACHATS (1) Pour produire, l'entreprise a besoin de ressources. La fonction Achats a en charge la gestion des approvisionnements et doit en minimiser le coût global. Elle doit élaborer une politique fournisseur et faire participer les différentes fonctions au processus d'achat. Le Rôle de la Fonction Achats : L'entreprise doit acheter les produits et services nécessaires à son activité. Au préalable, elle doit cerner ses besoins, puis rechercher et sélectionner les fournisseurs, négocier les tarifs et enfin pourvoir chaque service en temps voulu. La fonction Achats est chargée de planifier les approvisionnements avec précision. Les politiques de réduction des stocks et de flux tendus imposent une gestion très serrée. LA FONCTION ACHATS (2) La Politique d'Approvisionnement : L'entreprise doit s'approvisionner en toutes sortes de biens et services nécessaires à son activité, et chercher à minimiser le coût global de l'approvisionnement. Plusieurs contraintes sont à respecter lors de l'achat : le niveau de qualité, les quantités, le délai, le meilleur coût, les meilleures conditions de services et de sécurité. Pour acheter en quantité optimale, on s'appuie sur les systèmes de gestion des stocks. Parfois, l'approvisionnement peut être sous traité par les centres de responsabilité. L'entreprise définit une politique fournisseur : Sources d'Approvisionnement Stocks Sources multiples Fonction Achats Compétition sur les prix, pas de rupture des Fonction Achats Fidélité du service, qualité, coordination, réduction des stocks Sources restreintes LA FONCTION ACHATS (3) Le Processus d'Achat : Le processus d'achat s'articule en plusieurs phases et implique différents acteurs : Les utilisateurs expriment des besoins et les spécifient avec l'aide des prescripteurs. L'acheteur recherche alors les fournisseurs. L'acheteur évalue les propositions avec l'aide des utilisateurs, des prescripteurs et des décideurs. Les décideurs et l'acheteur arrêtent le choix.  L'acheteur passe la commande. Les utilisateurs vont enfin mesurer les performances du processus d'achat. L'acheteur agit à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise (S.I.A., T.B. et pilotage de la fonction achat). 1. OBJECTIFS DES PROCEDURES DE GESTION DES ACHATS COURANTS ET DES STOCKS : - Renforcer le contrôle interne spécifique à la gestion des achats courants et des stocks ; - Assurer la régularité, la sincérité et la fiabilité des informations produites ; - Séparer la gestion administrative des achats courants et des stocks de la gestion comptable et financière ; - Permettre à la hiérarchie d’exercer un contrôle efficace sur la gestion des achats courants et des stocks. 2. CONTENU DES PROCEDURES DE GESTION DES ACHATS COURANTS ET DES STOCKS : - Les procédures d’achats courants ; - Les procédures de gestion des stocks I. LES PROCEDURES D’ACHATS COURANTS Les procédures d’achats comprennent les étapes suivantes : - La demande d’achats - La proposition d’achats ; - La commande ; - La réception ; - La facturation ; - Les avoirs ; - Le dossier comptable. 1. LA DEMANDE D’ACHATS : L’expression d’un besoin d’achats courants doit être matérialisée par une demande d’achats signée par l’utilisateur. La demande d’achats ne concerne que les achats courants, répétitifs et conventionnés et par conséquent sont dispensés de l’élaboration de la demande de matériel les achats exceptionnels, urgents ou de faibles importance. 2. LA PROPOSITION D’ACHATS : La proposition d’achats est élaborée sur la base de la demande d’achats et cosignée par le Chef de service achats et le gestionnaire des stocks. En cas d’absence de l’un des cosignataires un intérimaire doit être désigné par écrit par le chef de département achats. La proposition d’achats ne concerne que les achats courants, répétitifs et conventionnés et par conséquent sont dispensés de l’élaboration de la proposition d’achats les achats exceptionnels, urgents ou de faibles importance qui doivent transiter par le Département gestion des stocks pour leur prise en charge (visa et enregistrement). La proposition d’achats est un document pré numéroté établi en deux exemplaires : - L’original est adressé au chef de département achats en vue de l’élaboration du bon de commande adressé au fournisseur ; - Un exemplaire est gardé par le gestionnaire des stocks pour le suivi de la proposition d’achats. La proposition d’achats doit être rédigée avec soins et comporter des informations précises sur le type de produit, la qualité et la quantité à acheter. La proposition d’achats doit tenir compte du niveau des stocks minimum à maintenir en permanence dans le magasin. La proposition d’achats est l’élément déclencheur de la commande d’achats. Un registre des propositions d’achats est tenu par le gestionnaire des stocks pour un suivi efficace des achats. 3. LA COMMANDE : A la réception de l’original de la proposition d’achats, le chef de département achats établit un bon de commande sur la base des informations figurant dans la proposition d’achats. Le bon de commande contient en plus le nom du fournisseur conventionné concerné, les prix contractuels ou révisés, les délais de livraison et les conditions de règlement suivant le contrat d’achats. Le bon de commande est un document pré numéroté établi en quatre exemplaires : - L’original est destiné au fournisseur ; - Un exemplaire pour le dossier comptable ; - Un exemplaire pour la gestion des stocks ; - Un exemplaire est archivé au niveau du service achats. Le bon de commande est cosigné par le sous directeur de la planification et de la logistique et par le chef de département achats. En cas d’absence de l’un des cosignataires un intérimaire doit être désigné par écrit par le directeur de l’administration et des moyens. Un registre des commandes est tenu par le chef de service achats pour un suivi efficace des commandes. 4. LA RECEPTION : La réception doit se faire en présence du gestionnaire des stocks, du magasinier et du chef de service achats. La réception donne lieu à la remise d’un bon de livraison du fournisseur en trois exemplaires : - L’original est destiné à la gestion des stocks en vue d’élaborer le bon de réception ; - Un exemplaire pour le dossier comptable ; - Un exemplaire pour le chef de service achats. Le gestionnaire des stocks doit procéder au rapprochement du bon de commande avec le bon de livraison pour s’assurer de la conformité des réceptions avec les commandes sur le plan : - Des quantités livrées ; - De la qualité des produits ; - De la date de livraison. Le magasinier doit vérifier et attester la qualité des produits réceptionnés. Le gestionnaire des stocks procède à l’élaboration d’un bon de réception en quatre exemplaires : - L’original est destiné au dossier comptable ; - Un exemplaire est destiné au fournisseur ; - Un exemplaire est destiné au le chef de service achats ; - Un exemplaire est destiné à la gestion des stocks. Le bon de réception doit être cosigné par le gestionnaire des stocks et le magasinier. En cas d’absence de l’un des cosignataires un intérimaire doit être désigné par écrit par le chef de département achats. Un registre des réceptions doit être tenu par le gestionnaire des stocks afin de permettre un suivi régulier et efficace des réceptions. Toutes les anomalies constatées lors de la réception et relatives aux quantités et à la qualité des produits livrés doivent être relevées et consignées dans un rapport en deux exemplaires cosignés par le gestionnaire des stocks et l’agent livreur du fournisseur et transmis au chef de département achats et au fournisseur concerné. Un suivi rigoureux de ces anomalies doit être effectué par le chef de service achats et le gestionnaire des stocks. Une facture d’avoir doit être exigée du fournisseur suite à l’envoi d’une facture définitive afin de corriger ces anomalies et de sauvegarder les intérêts de l’Etablissement. 5. LA FACTURATION : Toutes les livraisons fractionnées ou intégrales doivent donner lieu à une facture fournisseur fractionnée ou définitive. Le nombre d’exemplaires de factures exigés du fournisseur est de trois : - L’original pour le dossier comptable ; - Un exemplaire pour le chef de service achats ; - Un exemplaire pour la gestion des stocks. Le fournisseur à la latitude d’envoyer la facture lors de la livraison du produit ou de l’envoyer ultérieurement suivant les conditions contractuelles. Un registre des factures reçues ou retournées au fournisseur doit être tenu par le chef de service achats. La facture fournisseur doit remplir les conditions de forme et de fonds requises réglementairement. Le chef de service achats doit vérifier la conformité réglementaire des factures fournisseurs. Toutes factures non-conformes doivent être retournées au fournisseur concerné dans les plus brefs délais. Un rapprochement bon de commande, bon de réception et facture est effectué systématiquement par le chef de service achats et toutes anomalies doivent être analysées et traitées. En cas de conformité, le chef de département achats appose la mention « bon à payer » sur la facture originale du fournisseur. 6. LES AVOIRS : Tous les retours ou tous les litiges sur les produits livrés doivent donner lieu à une facture d’avoir reçue du fournisseur concerné. Le nombre d’exemplaires de factures d’avoir exigés du fournisseur est de trois : - L’original pour le dossier comptable ; - Un exemplaire pour le chef de service achats ; - Un exemplaire uploads/Management/ g-c-e-f-des-variables-les-stocks.pdf