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Fondamentaux des Achats OCTOBRE 2008 © EDF 2008 Cet ouvrage est destiné à tous

Fondamentaux des Achats OCTOBRE 2008 © EDF 2008 Cet ouvrage est destiné à tous ceux qui sont parties prenantes, de près ou de loin, dans le processus achats d’EDF et qui doivent en connaître les fondamentaux. Les achats ont été identifiés, depuis plusieurs années, comme un levier majeur de performance, qui a été mis en œuvre avec succès dans les différents programmes de performance du Groupe. Il s’agit aujourd’hui, dans le respect des fondamentaux des achats, de prolonger et d’amplifier les gisements de performance, tout en continuant à satisfaire nos clients et à intégrer les exigences de responsabilité sociale et environnementale de l’Entreprise. Nos axes de progrès résident notamment dans l’identification de nouveaux fournisseurs (sourcing), la re-spécification des besoins, une meilleure connaissance des facteurs déterminants des prix (pricing) et la recherche, avec nos fournisseurs, des sources de bénéfices mutuels (partenariat-productivité). Ces leviers de performance font l’objet d’une appropriation par tous les acteurs de l’Entreprise, acheteurs, techniciens, donneurs d’ordre. Formons ici le vœu que cet ouvrage, dans une édition rénovée, contribue au professionnalisme de la filière achats, fondé sur la rigueur, la réactivité et la performance. Bruno Crescent Directeur des achats Fondamentaux des Achats OCTOBRE 2008 S O M M A I R E 5 100 La fonction achats / approvisionnements au sein de l’Entreprise 9 101 Objectifs de la fonction achats et risques associés 11 102 Le processus achats 15 102.1 | Les étapes du processus achats 16 102.2 | Caractérisation des achats 22 103 Expression du besoin 23 104 Notion de marché et classification des marchés 27 104.1 | Notion de « Marché » 28 104.2 | Principales classifications des marchés 30 104.21 | Classification des marchés par rapport à leur objet 30 104.22 | Classification des marchés par rapport au mode de rémunération 32 104.23 | Classification des marchés par rapport à leur nature 34 105 Organisation de l’achat – Stratégie de consultation 37 105.1 | Lotissement ou répartition éventuelle du besoin 39 105.2 | Choix de la nature du marché 40 105.3 | Choix du mode de rémunération 42 105.4 | Détermination du prix d’objectif 42 105.5 | Mise en œuvre de la concurrence 44 105.6 | Autres éléments de la stratégie de consultation 45 106 Maîtrise de la qualité des couples produits / fournisseurs 49 106.1 | Politique de maîtrise de la qualité 50 106.2 | Évaluation des couples produits / fournisseurs 50 106.21 | Finalité de l’évaluation des couples produits / fournisseurs 50 106.22 | Programme d’Examen d’Aptitude (PEA) 52 Sommaire 106.23 | Niveau d’approfondissement du PEA 54 106.24 | Cadre de l’évaluation des couples produits / fournisseurs – Système de qualification 55 106.3 | Surveillance des couples produits / fournisseurs – Retour d’experience 58 106.4 | Maîtrise de la qualité des sous-traitants 60 107 Consultation des fournisseurs 61 107.1 | Établissement de la liste des fournisseurs à consulter 62 107.11 | Constitution de la liste préliminaire 62 107.12 | Constitution de la liste longue 62 107.13 | Sélection des fournisseurs à consulter (liste courte) 62 107.14 | Conduite à tenir en présence de sociétés d’un même groupe dans les différentes phases du processus d’achat 64 107.2 | Établissement du projet de marché 65 107.3 | Constitution et envoi du dossier de consultation 66 107.4 | Réception et ouverture des plis 69 108 Consultation des fournisseurs et attribution des marchés soumis à la réglementation européenne 71 108.1 | Principaux objectifs, principes généraux et principaux textes de la réglementation européenne 72 108.11 | Principaux objectifs de la réglementation 72 108.12 | Principes généraux de la réglementation 72 108.13 | Textes de la réglementation 73 108.2 | Détermination des marchés soumis à la réglementation 75 108.21 | Détermination de l’objet du marché au regard de la réglementation 75 108.22 | Marchés exclus de la réglementation 75 108.23 | Principes d’application de l’article 21 de la directive européenne 2004/17/CE 76 108.24 | Montants à considérer vis-à-vis des seuils de la réglementation 79 108.3 | Règles relatives à la publicité et à la mise en concurrence 79 108.4 | Règles relatives à l’établissement de la liste des fournisseurs à consulter 82 108.41 | Constitution de la liste préliminaire 82 Sommaire F O N D A M E N T A U X D E S A C H A T S 6 S O M M A I R E 7 108.42 | Règles relatives à la qualification et à la sélection des fournisseurs 83 108.5 | Règles en matière de spécifications techniques et de normes 84 108.51 | Règles relatives aux spécifications techniques (art. 34 de la DE 2004/17/CE et art. 3 du décret d’application n°2005-1308) 84 108.52 | Règles relatives à la communication des cahiers des charges aux soumissionnaires 85 108.53 | Règles relatives aux variantes 85 108.6 | Règles relatives à l’attribution des marchés 86 109 Analyse des offres et négociation 87 109.1 | Principes de l’analyse des offres 88 109.2 | Analyse des prix – Négociation – Acceptabilité des offres 89 109.21 | Analyse des prix 89 109.22 | Négociation pour obtenir une offre acceptable 90 109.23 | Cas où les offres ne sont pas acceptables 91 109.24 | Mise en garde 92 110 Attribution 93 110.1 | Critères d’attribution 110.11 | Critères d’attribution du marché lorsque le besoin est couvert par un seul marché 94 110.12 | Critères d’attribution des marchés lorsque le besoin est à répartir entre plusieurs marchés 94 110.2 | Mise en œuvre de l’attribution à l’offre économiquement la plus avantageuse 95 110.21 | Quand recourir à l’offre économiquement la plus avantageuse ? 95 110.22 | Comment mettre en œuvre l’attribution à l’offre économiquement la plus avantageuse ? 96 110.23 | Cas où l’attribution fait intervenir seulement des critères valorisables économiquement 98 110.24 | Cas où l’attribution fait intervenir des critères repérables d’effet a priori modéré 99 110.25 | Cas où l’attribution fait intervenir des critères purement qualitatifs d’effet prédominant 102 111 Répartition 103 111.1 | Mise en œuvre 104 111.2 | Méthodes de répartition 105 112 Signature des marchés 107 112.1 | Conduite à tenir si aucune offre n’est retenue 108 112.2 | Conduite à tenir si une offre est retenue 108 113 Avenants aux marchés – Règlement des litiges 109 113.1 | Conditions d’établissement d’un avenant 110 113.2 | Dispositions relatives au règlement des litiges 111 114 Confidentialité des informations échangées entre EDF et les fournisseurs 113 115 Mesures de sécurité relatives à la protection des installations et des informations dans les marchés EDF 117 115.1 | Informations à protéger 118 115.2 | Mesures de sécurité à appliquer 119 115.21 | Dispositions générales 119 115.22 | Dispositions complémentaires 120 Table des mots-clés 121 Sommaire F O N D A M E N T A U X D E S A C H A T S 8 La fonction achats / approvisionnements au sein de l’Entreprise 100 La fonction achats / approvisionnements a pour rôle de mettre à disposition de l’Entreprise les biens et services nécessaires à son activité, répondant à ses besoins, et qu’elle doit se procurer à l’extérieur. La fonction achats contribue à la définition des besoins, détermine la stratégie de l’Entreprise vis-à-vis du marché fournisseurs et vient en appui à ses clients pour maîtriser les dépenses d’achats incluses dans leurs comptes. Elle élabore les contrats d’achats, en suit l’exécution et assure le règlement des éventuels litiges. La programmation des besoins telle qu’elle résulte de la planification de l’activité de l’Entreprise, ainsi que la gestion des livraisons et des stocks des matériels achetés, sont assurées par la fonction approvisionnements au sein des entités clientes. La fonction achats / approvisionnements participe à la compétitivité globale du Groupe EDF par sa performance économique mais aussi sociale et environnementale, la satisfaction de ses clients notamment quant à la qualité des produits fournis et l’obtention de synergies achats à travers le Groupe. Le processus achats est complexe : il est en général transverse aux structures de l’Entreprise, fait souvent appel aux ressources conjuguées de différentes disciplines (technique, commerciale, juridique, financière…) et nécessite une coopération étroite avec les prescripteurs qui maîtrisent les volumes consommés et la planification des affaires. 100 La fonction achats / approvisionnements au sein de l’Entreprise F O N D A M E N T A U X D E S A C H A T S 10 Les achats constituent ainsi, de par leurs enjeux, un facteur clé de succès de la stratégie de développement et de performance de l’Entreprise. RETOUR SOMMAIRE Objectifs de la fonction achats et risques associés 101 Les objectifs de la fonction achats sont les suivants : Répondre aux besoins : Les besoins s’expriment en termes d’aptitude fonctionnelle, de durée de vie, de fiabilité, de performance, de conditions d’exploitation et de maintenabilité, etc. 101 Objectifs de la fonction achats et risques associés F O N D A M E N T A U X D E S A C H A T S 12 “ Risques liés : Inadaptation fonctionnelle et économique des produits, indisponibilités, sécurité insuffisante pour les personnes et les biens, conditions d’exploitation uploads/Management/ fondamentaux-achats-octobre-2008.pdf