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Chapitre 2 : Les fonctions et les structures Introduction L’entreprise pour pro

Chapitre 2 : Les fonctions et les structures Introduction L’entreprise pour produire des biens et services, peut prendre plusieurs formes. Pour cela, elle doit remplir plusieurs fonctions : fonction de direction, fonction commerciale, fonction de production, fonction d'approvisionnement, fonction financière et fonction du personnel. Ces fonctions sont toujours présentes même si leur importance respective varie et si elles sont agencées de façon différente d'une entreprise à une autre. Cet agencement définit la structure interne de l'entreprise. La notion de structure permet de décrire les fonctions à remplir, d'allouer les moyens nécessaires et de prévoir les relations entre les services qui réalisent ces fonctions. L'entreprise se trouve confrontée à un problème important : celui du choix de sa structure. I - Les fonctions Quels que soient sa taille, son statut juridique, son secteur d'activité, l'entreprise pour réaliser son objectif général doit effectuer de multiples tâches. Ces tâches peuvent être regroupées en ensemble homogène du point de vue de leur finalité (mission) et de leur objet. On parle alors des fonctions de l’entreprise. Une fonction est un regroupement de tâches et non un regroupement d’emplois : un même emploi peut donc assurer des tâches appartenant à des fonctions différentes. Exemple : D.A.F. Le contenu des fonctions, c'est-à-dire le regroupement des tâches a évolué pour prendre en compte les mutations de l'environnement de l'entreprise. Ainsi, allons-nous voir successivement l'analyse d’Henri Fayol, puis celle de Boris Evgrafoff pour apprécier les limites de ces analyses. 1- 1 - L'analyse d’Henri Fayol Henri Fayol distingua six fonctions dans l'entreprise en privilégiant les fonctions technique et de sécurité. Fonctions Buts ou définitions - Fonction administrative Prévoir, organiser, commander, coordonner, contrôler… -Fonction technique Produire, transformer - Fonction de sécurité Protéger les biens et les personnes, installation technique pour la protection des biens et des personnes -Fonction comptable Compter, déterminer les prix, établir le bilan -Fonction financière Rechercher et gérer les capitaux. -Fonction commerciale Commander, vendre, échanger. 1 Etu de d Fo Fon Co Ge Ma Ad Ap M Rec L S 1- 2 - L'analyse de Boris Evgrafoff Boris Evgrafoff classifie les activités de l'entreprise en quatre groupes : Les fonctions de direction, de production, de distribution et les fonctions logistiques. 2 mét hod es on de pro duc tio n n de dire ctio n ôle de qua lité rica tio n n de la Pro duc tio n ncti ons log isti que s é am ont : Fo urn iss eur s istr atio n gén éral e p visi onn em ent ai nt e na nc e anc es che dév elo ppe me nt Et ud e de mé tho de s Fon ctio n de pro duct ion Fo nct ion de dir ect ion Ap res ve nte Ad mi nis tra tio n de s ve nte s V e nt es Pu bli cit é et pr om oti on E tu d es c o m m er ci al es Fo nct ion de dis tri but ion M arc hé av al : cli ent s Co ntr ôle de qu alit é Fab rica tion Ges tion de la Pro duct ion Fon ctio ns logi stiq ues Marc hé amo nt : Four nisse urs Ad mi nis tra tio n gé nér ale App rovi sion nem ent E q ui p e m e nt Maint enanc e Ge sti on du per so nn el Fi na nc es Re ch erc he dé vel op pe me nt L’organisation interne de Liaisons hiérarchiques Schéma d’après B EVGRAFOFF II - Les limites de l'analyse en termes de fonctions Si les approches de Fayol et de Boris Evgrafoff ne sont pas contradictoires, elles ne sont donc pas toutefois exemptes de critiques. En effet, Fayol omit certaines fonctions qui sont devenues importantes, par exemple la fonction de personnel, la fonction de maintenance et la fonction recherche et développement. Il regroupa artificiellement certaines tâches comme l'achat et la vente dans la fonction commerciale. Sa fonction d'ingénieur le conduit à privilégier la fonction technique et la fonction de sécurité. L'analyse de Boris Evgrafoff est plus moderne (1970), elle traduit les mutations de l'environnement de l'entreprise. Cependant, certaines de ses fonctions sont souvent des fonctions annexes voire des services. Alors qu'une fonction est un regroupement de tâches, un service est un regroupement d'hommes placés sous une même autorité ; ainsi, les fonctions recherche et études commerciales ne constituent-elles pas en réalité qu'un service de la fonction de distribution. En conclusion, il apparaît qu'il existe des fonctions qui doivent de toute façon être assurées pour que l'entreprise puisse jouer son rôle ou simplement exister. Il s'agit de la fonction administrative, de la fonction commerciale, de la fonction de production, de la fonction d'approvisionnement, de la fonction financière et de la fonction du personnel. Ces fonctions se retrouvent quel que soit le système économique dans lequel évolue l’entreprise, même si dans une économie planifiée la fonction commerciale n'a pas la même raison d'être que dans une économie de marché car elle se limite à l'écoulement de la production prédéterminée. Il ne faut pas oublier que chacune de ces fonctions constitue en fait un sous système et a des relations avec les autres fonctions ; c'est-à-dire avec le système tout entier qu’est l'entreprise. III - Les structures La notion de structure correspond à la description de la combinaison des éléments constitutifs de l'entreprise. La notion de structure est assez difficile à cerner. On serait tenté de dire que la structure d'une entreprise correspond à son organigramme. En fait, évoquer cette notion revient également à évoquer la manière dont le travail est organisé, coordonné. L'exercice du pouvoir et le système des relations humaines font également partie de ce qu’il convient d'appeler le concept de structure d'entreprise. On distingue habituellement les structures traditionnelles de l’entreprise ; c'est-à-dire les plus classiquement adaptées des structures modernes dont l'objectif consiste à mieux adapter l'entreprise aux impératifs du marché. Aucune structure n'est optimale (idéale). A) - Les structures traditionnelles (classiques) Classiquement les structures traditionnelles correspondent à une division du travail qui s'effectue à partir de différents critères : la division de l'entreprise en fonctions pour la structure fonctionnelle, la division de l'entreprise en branches (produits) pour la structure divisionnelle ou encore en régions pour la structure géographique. Seule la structure dite matricielle tente de réaliser une synthèse des structures précédentes en s'efforçant d'en éliminer les inconvénients. 1) la structure fonctionnelle Elle a été élaborée par l'ingénieur américain Taylor et elle repose sur la division fonctionnelle de l'autorité ; c'est-à-dire que chaque salarié dépend de plusieurs chefs, chacun ayant une autorité dans son propre domaine. Cette structure repose sur la spécialisation. Elle facilite la circulation de l'information et de la communication. Elle peut donc créer un bon climat social dans une entreprise. 3 Par ailleurs, elle peut créer des problèmes organisationnels à cause de la multiplicité des commandes. Cette structure est souvent adoptée par des PME spécialisées. 1.1/ - les avantages de la structure fonctionnelle Ce type de structure a le mérite de la clarté et de la simplicité. Les responsabilités sont définies sans équivoque. 1.2/- Les inconvénients Les inconvénients suivants peuvent être répertoriés : cloisonnements entre les services. La structure (organigramme). 2/ la structure hiérarchique (linéaire) Elle a été élaborée par l'ingénieur français Henri Fayol en réaction au modèle taylorien. Cette structure est rationnelle car toutes les tâches sont calculées d'avance. Elle est impersonnelle car quels que soient les individus les tâches à accomplir sont les mêmes. Le pouvoir est légalisé. Cette structure est souvent adoptée par les grandes organisations de type bureautique. Un risque de surcharge (inconvénients) de travail pour les responsables peut survenir occasionnant un retard dans la prise de décision. En somme, on peut dire qu’au-delà d'une certaine taille de l'organisation, le dirigeant doit renoncer à assurer lui-même la totalité des fonctions de direction sous peine d'une inefficacité croissante. Toutefois, cette structure peut bloquer la circulation de l'information et de la communication entre les différents services. Cette structure repose sur l’unicité des commandes. Actuellement, la majorité des entreprises réduisent les niveaux hiérarchiques afin de développer leur flexibilité et de mieux répondre à la demande. 4 Direction R Respon sable Respons able Salariés Employés Direction Générale Service Marketing Service Commercial Service Financier Départe ment commun ication Départe ment publicité Département Comptabilité Respo nsable 3/ - la structure hiérarchico-fonctionnelle (staff and line) Elle s'est développée dans les années 70 aux États-Unis à une époque où les notions de conseil et de stratégie deviennent primordiales. Cette structure rassemble les caractéristiques des deux structures précédentes ; c'est-à-dire que dans une entreprise il existe des membres qui conseillent et influencent (staff) et des membres qui agissent et exécutent (line). Cette structure permet une meilleure connaissance des problèmes complexes. Un risque de conflit entre fonctionnels et opérationnels peut survenir. Pour pallier cet inconvénient, il ne faut pas spécialiser les cadres mais plutôt les placer successivement en position opérationnelle puis fonctionnelle. La structure hiérarchico - fonctionnelle Staff (Conseil) uploads/Management/ fonctionsn-et-structures-rec.pdf