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Le contrôle des coûts et des recettes en restauration 1 Philippe CHAR 2008-2009

Le contrôle des coûts et des recettes en restauration 1 Philippe CHAR 2008-2009 PARTIE 1 PRESENTATION GENERALE DU CONTRÔLE DES COÛTS ET DES RECETTES EN RESTAURATION 1.Définition du contrôle des coûts et des recettes dans un établissement type gros porteur…………………………………………………..……….p. 04 2.Les champs d’action du contrôle des coûts…………….……………..p. 04 3.Organisation du contrôle des coûts…………………………………….p. 05 4.Organisation de la structure du contrôle……………………………….p. 06 PARTIE 2 FICHES PRATIQUES PRODUITS  FICHE 1 : Comment classer et répertorier les produits nourriture et boissons en gestion informatique des stocks ? ……………..…….. p. 11  FICHE 2 : Comment classer et répertorier les fournisseurs ? ……p. 13  FICHE 3 : Comment tester et choisir les différents produits ? ……p. 15 PRODUCTION  FICHE 4 : Comment mettre en place des standards de production (fiche LE CONTRÔLE DES COUTS ET DES RECETTES EN RESTAURATION SOMMAIRE 2 contrôle des coûts et recettes - Ph.Char 2008-2009  FICHE 4 : Comment mettre en place des standards de production (fiche technique, doses, etc.) ? ………………………………......…………p. 17 APPROVISIONNEMENTS  FICHE 5 : Comment gérer les approvisionnements externes nourriture et boisson et autres produits?...........................................………….p. 19  FICHE 6 : Comment gérer l’approvisionnement des différents services par l’économat ? …………………………………................………….p. 25 CONTRÔLES  FICHE 7 : Comment faire les inventaires ? ………………..………..p. 29  FICHE 8 : Comment contrôler le bar ? …………………….………..p. 32  FICHE 9 : Comment contrôler journellement la cave du jour ?…….p. 38  FICHE 10 : Comment contrôler journellement la consommation en cuisine ? …………………....................................................………...p. 42 ANALYSES  FICHE 11 : Comment analyser l’activité des points de ventes ? ….p. 46  FICHE 12 : Comment rédiger un rapport mensuel de restauration ..............................................................................................………..p. 48 PARTIE 3 ANNEXES …………………………………………………………..................………….p. 77 PARTIE 1 PRESENTATION GENERALE DU CONTRÔLE DES COÛTS ET DES RECETTES 3 contrôle des coûts et recettes - Ph.Char 2008-2009 1. DEFINITION DU CONTRÔLE DES CÔUTS ET DES RECETTES Le contrôle des coûts et des recettes consiste à mettre en place et à faire appliquer toutes les procédures relatives à : • l’utilisation des marchandises de type Boisson et Nourriture • la maîtrise de leurs coûts • l’analyse des recettes. La dimension du contrôle des coûts ne se limite pas qu’au Contrôle Comptable (factures, bons de livraison, enregistrement des réquisitions/bons de sortie, inventaires, calcul des ratios de consommation marchandises, etc.…) mais, au travers de procédures types, à la volonté de gérer le service Restauration (conception des fiches techniques, suivi des dosages, des portions, des coûts d’achat, du calcul des prix de vente, des recettes et des coûts de production, analyse globale et par points de vente, etc.…). PARTIE 1 Présentation générale du contrôle des coûts et des recettes 4 contrôle des coûts et recettes - Ph.Char 2008-2009 globale et par points de vente, etc.…). L’objectif du contrôle des coûts est de mettre en place des garde-fous permettant d’assurer une maîtrise constante de la gestion de la Nourriture et de la Boisson. 2. CHAMPS D’ACTION DU CONTRÔLE DES COÛTS • Faire respecter les procédures d’achat, de réception, de stockage, de distribution, de transformation, de service et de facturation de la nourriture et de la boisson. • Mettre en œuvre et contrôler les standards de production et de stockage. • Établir les prix de vente dans le respect de la politique (coefficient, ratio, marge, objectif, prime cost). • Contrôler des flux de marchandises nourriture et boissons. • Procéder aux inventaires physiques. • Suivre les inventaires permanents. • Calculer, contrôler et analyser les coûts Nourriture et Boissons. • Faire les ajustements et les opérations diverses de calcul de coûts en fin de période. • Réaliser les tableaux de bords périodiques d’analyses des coûts et des recettes. • Réaliser les rapports périodiques d’activités restauration. 3. ORGANISATION DU CONTRÔLE DES COÛTS L’organisation du contrôle des coûts et des recettes au sein de l’entreprise peut suivre plusieurs modes organisationnels. Plusieurs critères interviennent : • L’importance de la structure. • Le type de production. • Le volume d’affaires. • Le degré d’informatisation. • La stratégie de la direction. • Le degré d’exigence en terme d’analyses. • Les besoins spécifiques. 5 contrôle des coûts et recettes - Ph.Char 2008-2009 • Le degré d’implication des collaborateurs, etc. Si la volonté constante est de maîtriser les flux de marchandises et l’apport de recettes, la réalité du terrain nous ramène à des notions plus pragmatiques. Gérer les stocks en inventaire permanent informatique est plus aisé pour un Fast Food ou d’un restaurant spécialisé dans un produit (Viande, poisson, etc.) que pour un restaurant traditionnel qui propose des plats différents chaque jour, et qui, suivant les produits du marché et les produits restants en stock, fait varier journellement la composition des plats et par voie de conséquence les fiches techniques liées à la facturation et au déstockage. Il s’agira donc de définir les moyens, les besoins et le degré d’exigence en terme de maitrise des coûts. Une implication quotidienne des acteurs des différents services concernés par la maîtrise des stocks, la gestion des coûts et la gestion des recettes, sera toujours plus efficace que le plus soigné des rapports nourriture-boisson produit une fois la bataille livrée. Cette réalité implique une évolution dans l’organisation du contrôle des coûts et des recettes développée dans le paragraphe suivant. 4. ORGANISATION DE LA STRUCTURE CONTRÔLE RESTAURATION Certaines structures préfèrent supprimer le poste de Contrôleur de Restauration en partageant sa fonction entre les différents services. Pour les structures importantes (comprenant un minimum de 5 à 6 unités de restauration au sein d’un même établissement), on peut donc distinguer deux tendances : Structure avec service contrôle Nourriture et Boisson Structure sans service contrôle Nourriture et Boisson Nous nous focaliserons, dans la suite de notre étude, sur des procédures de contrôle que chacun pourra adapter à son entreprise et à ses besoins. En ce qui concerne le volet analytique des coûts et recettes, chacun doit définir ses besoins suivant les critères évoqués précédemment. 4.1 STRUCTURE CLASSIQUE AVEC SERVICE DE CONTRÔLE RESTAURATION AUTONOME DANS UN TYPE GROS PORTEUR Direction Générale 6 contrôle des coûts et recettes - Ph.Char 2008-2009 Contrairement à une idée reçue, le service Contrôle de Restauration ne dépend pas du Département Restauration mais du Département Comptabilité-Finance. Ce positionnement dans l’entreprise lui assure une indépendance vis à vis des Départements Restauration et Achats. Cette indépendance est le garant de son efficacité, même si, compte tenu de sa fonction, il a une double responsabilité d’Analyste et de Comptable Restauration. Département Restauration Service Achats Service Financier Réception Marchandises Economat Contrôle Restauration Cette double compétence apparaît de façon évidente lorsqu’on aborde les responsabilités et les tâches qu’elle englobe. C’est un service fonctionnel qui travaille en relation étroite avec tous les partenaires classiques de la restauration (Directeur de la Restauration, Chef de cuisine, Chef Barman, Directeur des Banquets, Directeur de Restaurant, Maître d’hôtel, Caissier, Responsable Mini-Bar, etc..). Le Contrôleur de Restauration est le collaborateur privilégié du Directeur de la Restauration et du Contrôleur de Gestion à qui il est hiérarchiquement rattaché. 4.2 STRUCTURE AVEC SERVICE DE CONTRÔLE RESTAURATION INTEGRE DANS LE SERVICE COMPTABILITE 4.2.1 De nombreuses entreprises ont opté, de nos jours, pour une organisation différente. Le poste de contrôleur de restauration « classique » est supprimé au profit d’un partage entre les services (encadrement rouge) des différentes fonctions. Son rôle actuel est centré sur la comptabilité des factures nourriture et boisson et le contrôle 7 contrôle des coûts et recettes - Ph.Char 2008-2009 comptabilité des factures nourriture et boisson et le contrôle des inventaires. Direction des Opérations Directeur de la Restauration Contrôleur Financier Direction Générale Directeur de restaurant 1 Chef Exécutif Directeur de restaurant 2 Directeur des Banquets Directeur des Bars Econome Responsable Des Achats Directeur des revenus Service comptable N& B Directieur des Ressources Humaines 4.2.2 Ceci n’est qu’un exemple indicatif d’une structure d’organigramme. Il existe de nombreuses options quant à l’organisation structurelle des entreprises. DIRECTEUR METIER DIRECTION DES OPERATIONS CLIENTELE DIRECTION DES OPERATIONS DE GESTION DIRECTION DES OPERATIONS DE PRODUCTION FRONT OFFICE MIDDLE OFFICE BACK OFFICE HEBERGEMENT Réception Conciergerie Night Audit Relations clients Contrôle des coûts Contrôle des recettes Comptabilité débiteurs Réservations Informatique RH Planning Commercial réceptif Ménage des chambres Équipiers Lingerie Technique- Maintenance Cuisine Nettoyage Achats-économat Bar Room Service 8 contrôle des coûts et recettes - Ph.Char 2008-2009 RESTAURATION Room Service Points de vente restauration Banquets MISSIONS PRIORITAIRES Garantir la qualité et la cohérence du service à la clientèle Garantir la qualité des opérations de gestion Garantir la qualité du site et des moyens de production Pour ce qui concerne le département restauration, cette organisation pose problème, car elle implique une scission de ce département en deux pôles (Front : Restaurants, Banquets, Bar, etc. et Back : cuisine), qui ne correspondent pas à la réalité du terrain et, par-dessus tout, au besoin de créer un esprit d’équipe dans le département restauration. La valeur ajoutée du travail en commun visant à la satisfaction du « client » risque de souffrir de ce mode organisationnel qui partage la restauration en deux têtes. PARTIE 2 LES FICHES PRATIQUES 9 contrôle des coûts et recettes - Ph.Char 2008-2009 PARTIE uploads/Management/ controle-couts-recettes-restauration-pchar.pdf