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guidescomparatifs.com Utiliser ce guide Avis et contribution Droits d’usage Enregistrer Imprimer Collaboration avancée et réseaux sociaux d’entreprise Copyright © 2007 guidescomparatifs.com copyright © 2009 Collaboration avancée et réseaux sociaux d’entreprise Nous observons dans le monde de l’entreprise l’adoption de plus en plus répandue d’outils collaboratifs et le recours aujourd’hui intégré dans les habitudes de travail d’un ensemble de fonctionnalités très diversifiées conjuguant les outils de messagerie, de gestion de contenu, de workflows, de calendriers partagés, de moteurs de recherche, de conférences en ligne, mais aussi les réseaux sociaux, les "chats"… Leur point commun est la mise en relation des acteurs par la voix/l’échange de données, en différé ou en temps réel, la modification de ces données, également en différé ou temps réel, par un ou plusieurs acteurs, et l’enchaînement des tâches ou actions en découlant. Un investissement réel a été opéré en faveur de ces outils appliqués à la sphère professionnelle, dans le cadre d’une collaboration avancée entre équipes projets, partenaires, etc... Cet investissement s’est opéré en même temps que le web 2.0 gagnait en crédit grâce à une plus grande richesse de fonctionnalités et de contenus sur la toile. Au final, la maturité des outils de collaboration avancées apporte une réponse à la problématique du partage de l'information, qui a été optimisée en même temps que la réactivité des collaborateurs dans l'entreprise, mieux armés pour agir à partir d'événements, et mieux intégrés au sein d’équipes projets soudées et communiquant en continu. Usages et composantes clés d’une plateforme de collaboration avancée Les outils de gestion collaborative se caractérisent par la multiplicité des supports, induite par la diversité des intervenants, et par la richesse et la nature des fonctionnalités recherchées : PDA, extranet, intranet, emails, solutions de partage d’applications, solution de mise à jour de contenu, flux rss, systèmes de votes… La complexité consiste à les articuler autour d’une plateforme la plus unifiée et intégrée possible pour faire converger équipes et efforts vers un but commun. Pour saisir le périmètre que couvre les usages et composantes principales d’une plateforme de Copyright © 2007 guidescomparatifs.com copyright © 2009 Collaboration avancée et réseaux sociaux d’entreprise collaboration avancée, nous devons d’abord comprendre les évolutions du web vers le Web 2 .0 : les internautes prennent un rôle actif dans la consultation et la constitution de contenus ; incidemment, la mise en relation des individus est facilitée. C’est la vocation notamment des réseaux sociaux qui répondent alors dans un premier temps au besoin de découverte de l’autre sur internet à titre individuel. Dans ce domaine, les pratiques sur internet entre particuliers ont inspiré le monde de l’entreprise : les technologies telles que chat, wikis, blogs, forums, et les rich media, pour ne citer que celles-ci, prennent leur place au même titre que les outils plus traditionnels de l’entreprise. L’enjeu est de fournir un ensemble de solutions qui s’insèrent de façon très pertinente et concrète dans les processus de "Team Building", au sein même de la société comme à l’extérieur. Cet ensemble peut être mis au service d’une gestion collaborative de projet pour couvrir la vie du projet, depuis sa conception et le développement d’idées, jusqu’à la production d’un livrable. Dans un premier temps, l’email, le téléphone, le chat, serviront à la mise en relation et la création d’équipes orientées projet. Cependant, la création de l’environnement projet et sa gestion nécessiteront le recours à une plateforme de travail collaboratif et aux réseaux sociaux adaptés. Il en va de même pour le web conferencing, qui peut aussi être invoqué sur le plan économique pour diminuer les coûts de déplacement d’équipes géographiquement éloignées. Ces outils ou technologies peuvent être regroupés par grandes familles de fonctionnalités : gestion de connaissances, partage d’information/d’applications, versionning et archivage de documents, plans, notes techniques, publication/révision/validation de contenu, partage/affectation de tâches… L’attribution de rôles à chacun se concrétise par une gestion des droits et habilitations, et de la sorte, l’accès aux contenus sensibles est protégé en même temps que l’équipe projet est structurée. La politique de confidentialité menée par l’entreprise peut donc aussi être intégrée aux outils collaboratifs. Copyright © 2007 guidescomparatifs.com copyright © 2009 Collaboration avancée et réseaux sociaux d’entreprise Principaux écueils Les grands projets industriels ou de prestations de service sont les plus exposés aux risques de non respects des délais, de coupures budgétaires, voire d’abandon, précisément à cause leur complexité et de la multiplicité des acteurs : sous-traitance, production, marketing, juridique, instances de contrôle et d’autorisation administratives… Même les projets plus restreints n’impliquant que des intervenants au sein d’une même entreprise peuvent se trouver menacés par manque d’intégration et de communication. C’est en réponse aux enjeux financiers et aux impératifs de "time-to-market", que ces nouvelles méthodes qui s’appuient sur des outils regroupés sous le terme de "collaboratifs", ont émergé, Néanmoins, ces outils, indépendants les uns des autres, trouvent rapidement leur limite sans une gestion intégrée et automatisée, et surtout sans attribution systématisée des rôles précis à chaque acteur. Le chef de projet retiendra en premier lieu que le succès d’un déploiement d’outils collaboratifs dépendra essentiellement de leur adoption par les populations utilisatrices. Copyright © 2007 guidescomparatifs.com copyright © 2009 Collaboration avancée et réseaux sociaux d’entreprise Critères comparatifs 1. Fonctionnalités applicatives de la plateforme 1.1. Gestion collaborative de projet 1.2. Gestion de contenus 1.3. Messagerie instantanée (chat) 1.4. Réseau social 1.5. Calendrier de groupe 1.6. Réunion en ligne 1.7. Forums 1.8. Blogs 1.9. Wikis 1.10. Questionnaires 1.11. Formulaires 1.12. e-Learning 2. Services intégrés 2.1. Gestion des utilisateurs 2.2. Intégration avec la messagerie 2.3. Moteur de recherche 2.4. Etiquettes (« tags ») 3. Architecture et éléments techniques 3.1. Plateforme 3.1.1. Pré-requis 3.1.2. Incompatibilités 3.2. Technologies 3.3. Dimensionnement 3.3.1. Stockage 3.3.2. Réseau 3.3.3. Connexions clientes 3.4. Standards, interopérabilité & scalabilité 3.4.1. Standards 3.4.2. Navigateurs et accessibilité 3.5. Performance 3.6. Plans de secours 4. Administration 4.1. Administration 4.2. Gestion des incidents 4.3. Support Collaboration avancée et réseaux sociaux d’entreprise guidescomparatifs.com copyright © 2009 1. Fonctionnalités applicatives de la plateforme Quelles sont les fonctionnalités applicatives disponibles dans la plateforme ? Gestion collaborative de projets Gestion de contenus Messagerie instantanée (chat) Réseau social Calendrier de groupe Réunions en ligne (webcast, webinar…) Blogs Wikis Questionnaires (enquêtes) Formulaires E-Learning Autre(s) : 1.1. Gestion collaborative de projet Est-il possible de créer des espaces de projet, permettant à un groupe d’utilisateurs d’organiser leur travail de façon collaborative ? Non Oui Collaboration avancée et réseaux sociaux d’entreprise guidescomparatifs.com copyright © 2009 Est-il possible définir des tâches au sein du projet et de les affecter à des utilisateurs ? Non Oui Si oui, est-il possible de suivre l’avancement de la réalisation de ces tâches ? Non Oui Est-il possible de définir des jalons ? Non Oui Un jalon peut-il être défini comme atteint ? Non Oui Oui, automatiquement en fonction de la réalisation d’un ensemble de tâches Est-il possible de déclencher des alertes lorsqu’un jalon est atteint ? Non Oui Collaboration avancée et réseaux sociaux d’entreprise guidescomparatifs.com copyright © 2009 1.2. Gestion de contenus La plateforme collaborative peut-elle s’intégrer avec une solution tierce de gestion de contenus ? Non Oui Si Oui, énumérer les solutions pour lesquelles une intégration est prévue : Les propriétés des contenus sont-elles paramétrables ? Non Oui Est-il possible de définir la confidentialité des contenus selon une échelle pré-établie ? Non Oui Les contenus peuvent-ils être organisés selon une taxonomie paramétrable ? Non Oui Si Oui, la plateforme est-elle capable de proposer automatiquement le classement dans cette taxonomie d’un nouvel élément en fonction de son contenu ? Non Oui Collaboration avancée et réseaux sociaux d’entreprise guidescomparatifs.com copyright © 2009 Les contenus sont-ils indexés ? Non Certains seulement. Préciser les restrictions : Oui, tous Les contenus sont-ils hyper-indexés ? Non Oui Si Oui, énumérer les formats de contenus hyper-indexables : En moyenne, quel est le ratio d’espace occupé par l’index par rapport à la taille du contenu indexé ? Les contenus sont-ils « versionnés » ? Non Oui Est-il possible d’extraire une version antérieure d’un contenu ? Non Oui Collaboration avancée et réseaux sociaux d’entreprise guidescomparatifs.com copyright © 2009 Existe-il une fonction de comparaison de deux versions différentes d’un même contenu ? Non Oui Existe-il une fonction de comparaison de contenus de même format ? Non Oui Lors de l’ajout d’un contenu à la plateforme, existe-t-il une fonction de vérification d’existence du contenu (pour éviter les doublons) ? Non Oui Plusieurs utilisateurs peuvent-ils modifier le même fichier simultanément, grâce à une résolution intégrée des conflits ? Non Oui Existe-t-il un workflow de modification et de validation de contenu ? Non Oui Collaboration avancée et réseaux sociaux d’entreprise guidescomparatifs.com copyright © 2009 Comment sont stockés les contenus (autres que les liens URL) ? Dans un répertoire partagé accessible par d’autres moyens que la plateforme elle-même (notamment par une solution de sauvegarde de fichiers) Dans une base de données. Enumérer les SGBD supportés : Dans un format propriétaire Autre(s), préciser : Les indicateurs de contenu « lu / non lu » sont-ils gérés pour chaque utilisateur ? Non Oui Les contenus peuvent-ils être associés par les utilisateurs à des étiquettes (tags) qui uploads/Management/ collaboration-avancee-et-reseaux-sociaux-d-entreprise.pdf