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CHARTE DE L’AUDIT INTERNE Adoptée par le comité d'audit interne le 22 mars 2017

CHARTE DE L’AUDIT INTERNE Adoptée par le comité d'audit interne le 22 mars 2017 Approuvée en conseil d’administration le 2 février 2017 Charte de l’Audit Interne de l’Université de Bordeaux 2 SOMMAIRE INTRODUCTION 3 I. ROLE ET GOUVERNANCE DE L’AUDIT INTERNE 4 1.1. DEFINITION DE L’AUDIT INTERNE PAR L’IFACI 4 1.2. RAPPEL : DEFINITION ET COMPOSANTES DU CONTROLE INTERNE 4 1.2.1.1. QU’EST-CE QUE LE CONTROLE INTERNE ? 4 1.2.1.2. QUELLES SONT LES COMPOSANTES DU CONTROLE INTERNE ? 5 1.3. OBJECTIFS ET MISSIONS DE L’AUDIT INTERNE 5 1.3.1.1. ASSURER LE CONTROLE PERIODIQUE : 5 1.3.1.2. CONSEILLER L’EQUIPE DE DIRECTION : 6 1.4. LE POSITIONNEMENT DE L’AUDIT INTERNE 6 1.5. LE COMITE D’AUDIT 6 1.5.1.1. LE ROLE DU COMITE : 6 1.5.1.2. LES MISSIONS DU COMITE : 6 1.5.1.3. LA COMPOSITION DU COMITE 7 1.5.1.4. LE FONCTIONNEMENT DU COMITE 7 II. LES PRINCIPES FONDAMENTAUX DE L’AUDIT INTERNE 8 2.1. INDEPENDANCE DE L’AUDIT INTERNE 8 2.2. LES VALEURS DE L’AUDIT INTERNE – DROITS ET OBLIGATIONS DE L’AUDITEUR 8 2.2.1.1. LES DROITS : 8 2.2.1.2. LES OBLIGATIONS : 9 III. LES MODALITES D’INTERVENTION DE L’AUDIT INTERNE 10 3.1. LE CHAMP D’INTERVENTION DE L’AUDIT INTERNE 10 3.2. LA PLANIFICATION DES MISSIONS D’AUDIT 11 3.3. LE DEROULEMENT DES MISSIONS D’AUDIT 11 3.4. LES RAPPORTS ET RECOMMANDATIONS : 13 3.4.1.1. LE PRE-RAPPORT ET LE RAPPORT DEFINITIF D’AUDIT : 13 3.4.1.2. L’EMISSION DES RECOMMANDATIONS : 13 3.5. LE SUIVI DES RECOMMANDATIONS 13 IV. LES RELATIONS AVEC LES AUTRES STRUCTURES, POLES ET DIRECTIONS ET LES RESPONSABILITES DE CELLES-CI AU SEIN DU PROCESSUS D’AUDIT INTERNE 14 4.1. RELATIONS AVEC LES AUTRES DIRECTIONS ET STRUCTURES 14 4.2. ROLE ET RESPONSABILITE DES DIRECTEURS : 15 Charte de l’Audit Interne de l’Université de Bordeaux 3 INTRODUCTION La présente « charte de l’audit interne » a pour objectif de préciser le rôle et les responsabilités de l’audit interne ainsi que les responsabilités des structures et directions de tous niveaux de l’Université de Bordeaux au sein du processus d’audit interne. Elle définit l’organisation et le positionnement de l’audit interne dans l’établissement, le champ de ses activités, le cadre dans lequel les audits internes sont réalisés. Elle énonce les principes qui seront garants de l’indépendance de la fonction et définit les exigences attendues en termes de comportement des auditeurs internes et des audités. La charte est fondée sur les normes professionnelles et le code de déontologie de l’audit interne, diffusés en France par l’institut français de l’audit interne et du contrôle interne (I.F.A.C.I.) qui constituent le cadre de référence de l’audit interne1. Elle contribue à affirmer et à reconnaître la fonction d’audit interne au sein de l’Université de Bordeaux. Elle garantit la transparence de l’exercice de ses missions afin d’assurer l’adhésion de tous les acteurs à cette démarche dans l’intérêt de l’établissement dans son ensemble. Cette charte est unique et s’applique à toutes les entités de l’Université de Bordeaux. Elle doit être périodiquement revue par le responsable de l’audit interne et soumise à l’approbation du Conseil d’Administration de l’Université de Bordeaux et à la validation du comité d’audit. 1 Norme 1000 : « Missions pouvoirs et responsabilités – La mission, les pouvoirs et les responsabilités de l’audit interne sont … formellement mentionnés … dans un document constituant la charte d’audit interne. Celle-ci précise également l’organisation générale de la fonction d’audit interne qui est retenue. L’ensemble doit être en cohérence avec la définition de l’audit interne, le code de déontologie et les normes du cadre de référence de l’audit interne de l’Etat. (CRAIE) ». Charte de l’Audit Interne de l’Université de Bordeaux 4 I. ROLE ET GOUVERNANCE DE L’AUDIT INTERNE 1.1. Définition de l’Audit Interne par l’IFACI L’audit interne est une activité indépendante et objective qui donne à une organisation une assurance sur le degré de maîtrise de ses opérations, lui apporte ses conseils pour les améliorer. L’audit interne s’assure que les dispositifs de contrôle interne d’une organisation sont efficaces. A ce titre, il aide cette organisation à atteindre ses objectifs en évaluant, par une approche systématique et méthodique, ses processus de gouvernance, de management des risques, et de contrôle et en faisant des propositions pour renforcer leur efficacité. » L’audit interne a ainsi pour mission de permettre à l’organisation de mieux maîtriser ses activités et leurs risques inhérents par un diagnostic des dispositifs de contrôle interne existants et par des recommandations d’amélioration de ceux-ci. 1.2. Rappel : définition et composantes du contrôle interne 1.2.1.1. Qu’est-ce que le contrôle interne ? Selon le « cadre de référence du contrôle interne » : Le contrôle interne est un dispositif de l’organisation, défini et mis en œuvre sous sa responsabilité, qui comprend un ensemble de moyens, de comportements, de procédures et d’actions adaptés aux caractéristiques de chaque organisation et qui contribue à la maîtrise des activités, à l'efficacité des opérations et à l'utilisation efficiente des ressources de l'organisation. Il doit permettre de prendre en compte de manière appropriée les risques significatifs, qu’ils soient opérationnels, financiers ou de conformité. Le contrôle interne vise plus particulièrement à assurer : - la conformité aux lois et règlements ; - l'application des instructions et des orientations fixées par la direction ; - le bon fonctionnement des processus internes ; - la fiabilité et l’intégrité des informations financières et opérationnelles. En contribuant à prévenir et maîtriser les risques de ne pas atteindre les objectifs que s’est fixés l’université, le dispositif de contrôle interne joue un rôle clé dans la conduite et le pilotage de ses activités. Le contrôle interne ne peut cependant à lui seul fournir une garantie absolue dans l’atteinte des objectifs.  Pour cette raison un niveau de maîtrise supplémentaire est institué au sein de l’université de Bordeaux avec la mise en place d’un audit interne. Charte de l’Audit Interne de l’Université de Bordeaux 5 1.2.1.2. Quelles sont les composantes du contrôle interne ? Selon l’AMF et l’IFACI, le contrôle interne s’articule autour de cinq composantes étroitement liées : ♦ Une organisation appropriée appelée « environnement », comportant notamment une définition claire des responsabilités et des délégations, des procédures et des systèmes d'informations appropriés, des ressources et compétences adéquates. ♦ La diffusion en interne d'informations pertinentes et fiables, pour permettre aux parties prenantes du contrôle interne, d'exercer ses responsabilités. ♦ Un système de recensement, d'analyse et de gestion des risques. L'université doit, de façon continue, recenser, analyser et gérer les principaux risques pouvant affecter la réalisation de ses objectifs. ♦ Des activités de contrôle proportionnées aux enjeux propres à chaque processus et conçues pour maîtriser les risques susceptibles d'affecter la réalisation des objectifs. ♦ Une surveillance permanente du dispositif de contrôle interne (« supervision-pilotage »). La conception et la mise en œuvre du dispositif de contrôle interne font partie des attributions de la direction de l’établissement et des responsables opérationnels. Chaque pôle dispose d’un référent métier chargé de relayer et de faire appliquer ce dispositif, en ce qui le concerne. Le fonctionnement du dispositif doit être régulièrement revu pour le faire évoluer en relation avec les incidents, les défaillances et les changements observés.  Cette surveillance s’appuie notamment sur la fonction d’audit interne qui évalue périodiquement les dispositifs mis en place. 1.3. Objectifs et missions de l’Audit Interne 1.3.1.1. Assurer le contrôle périodique : La direction de l’audit interne a pour objectifs prioritaires d’évaluer et de rendre compte pour chaque entité auditée : ♦ de la conformité des activités de l’université de Bordeaux aux lois, et règlements en vigueur ; ♦ de la mise en œuvre effective des décisions du conseil d’administration, de l’équipe de direction, des instructions du président, des obligations et engagements contractuels. ♦ de la cohérence, de l’adéquation et du bon fonctionnement des dispositifs d’évaluation et de maîtrise des risques ; il en va ainsi de l’existence et de la pertinence du contrôle interne ainsi que son adaptation aux fins visées ; ♦ du niveau des risques effectivement encourus ; ♦ de la qualité de l’organisation et de la gestion ; ♦ de la fiabilité et de l’intégrité des informations comptables et des informations de gestion ; ♦ de la mise en œuvre effective des recommandations des missions antérieures de l’audit interne comme externe. Charte de l’Audit Interne de l’Université de Bordeaux 6 Ce contrôle s’exerce via des missions périodiques couvrant l’ensemble du périmètre de l’université de Bordeaux sur un nombre limité d’exercices. Il aboutit à l’émission d’un rapport et à la formulation de recommandations ou de conseils.  L’audit interne n’examine pas les travaux de la recherche et sa démarche ne s’apparente en rien à une évaluation scientifique. De la même façon l’audit interne n’évalue pas les enseignements. 1.3.1.2. Conseiller l’équipe de direction : L’auditeur interne peut être conduit à prodiguer des conseils relatifs au fonctionnement et à l’organisation de l’entité, dès lors qu’il ne participe pas au processus décisionnel présidant à leur mise en place éventuelle. L’auditeur interne peut, réaliser des missions de conseil, dans le respect des principes d’intégrité, d’objectivité, de confidentialité et de compétence. Il intervient à la demande du président de l’université ou de toute entité composante de l’établissement, après accord du président. Ces uploads/Management/ charte-ub-audit-interne-22-03-2017.pdf