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Module - Maîtriser les bases d'organisation Maîtriser les bases d'organisation

Module - Maîtriser les bases d'organisation Maîtriser les bases d'organisation Cours GDP Lien lecture Lien édition / impression Module Semaine 2 - L ’essentiel de l'organisation des projets Cours gestiondeprojet.pm Pour discuter des formations entre les sessions de MOOC/SPOC I. Prise de notes et questions sur le cours À quoi sert la prise de notes partagées ? ● Améliorer le contenu du cours : corrections, additions, références... ● Approfondir le cours avec des ressources complémentaires Comment fonctionne la prise de notes partagées ? ● Vous pouvez prendre des notes dans les sections adéquates : ○ Sous forme de texte ○ Sous forme de carte conceptuelle ou carte mentale ● Si vous voulez répondre aux questions et discuter du cours ⇨allez sur le Fil de discussion du MOOC ● Vos contributions sur ce document sont sous licence CC-BY MOOC : Le questionnaire de Ćn de semaine est à réussir tout seul, rappelons que le Code de conduite du MOOC interdit de donner aux autres les solutions ! Sommaire I. Prise de notes et questions sur le cours Introduction Publié à l'aide de Google Docs En savoir plus Signaler un cas d'utilisation abusive [Notes de cours MOOC GdP] L’essentiel de l'organisation des projet… Mise à jour automatique effectuée toutes les 5 minutes Démarches / outils basiques Démarches / outils avancés Maîtriser les outils de base Chapitre 1 : Fixer et négocier les objectifs d’un projet Tableau des acteurs d’un projet Analyse forces-faiblesses ou matrice FFOM/SWOT Voici un exemple d’une analyse SWOT: Cycle d’action ou roue de Deming (PDCA) Triangle Qualité-Coûts-Délai Exercices (vidéo S2v2) : Chapitre 2 : Organiser des réunions efﬁcaces Des réunions utiles Il faut donc qu’elles soient efﬁcaces L ’efﬁcacité d’une réunion repose sur deux personnes Types de réunion Réunion technique 2. Réunion de chantier 3. Réunion d’avancement Exercice de mise en œuvre S2V3 Chapitre 3 : Le compte-rendu Contenu Contenu d’un compte-rendu de projet : Exemple de Compte rendu: Conseils sur les comptes-rendus (CR) Réﬂexion et question Chapitre 4 : Gérer la phase de démarrage Introduction La phase de démarrage du projet repose sur 3 outils de base qui sont : Déﬁnir les objectifs La ﬁche de déﬁnition d’un projet la TODO LIST Exercice de mise en œuvre S2V5 Chapitre 5 : Le cycle de projet L ’effet tunnel Causes de l’effet tunnel Conséquences Comment planiﬁer ? Le cycle de vie d’un projet (voir formation “planiﬁcation et pilotage de projet) Exercice de Mise en œuvre: II. Pour approfondir : réﬂexion et questions III. Les lectures que vous recommandez IV. Pour approfondir : les synthèses extraites des forums de discussion V. Pour approfondir : vos suggestions d’amélioration Publié à l'aide de Google Docs En savoir plus Signaler un cas d'utilisation abusive [Notes de cours MOOC GdP] L’essentiel de l'organisation des projet… Mise à jour automatique effectuée toutes les 5 minutes Introduction Il s’agit dans ce chapitre de décrire les démarches/outils basiques d’organisation i.e. ce qui est vraiment utile quelle que soit la taille du projet => petits projets ET phases de démarrage de projets plus avancés 1. Démarches / outils basiques C’est l’objet de ce cours: ● déﬁnir et négocier les objectifs avec les bonnes personnes ● organiser rapidement une équipe ● formaliser les décisions ● vériﬁer que les actions sont efﬁcaces 2. Démarches / outils avancés Ce sera l’objet du cours de la semaine prochaine : ● Budgets ● Plannings ● Gestion des risques détaillés 3. Maîtriser les outils de base ● Établir des objectifs => méthodes et outils : ○ mettre en oeuvre le PDCA Planiﬁer Développer Contrôler Ajuster (cycle d’action, roue de DEMING), (plan, do, check, act) ○ triangle qualité/coûts/délais (scope, time, cost) qui permet de négocier/renégocier les livrables en cours de projet ○ analyse force/faiblesse, opportunités menaces (interne/externe) FFOM (SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, threats en anglais) ● Organiser des réunions => Publié à l'aide de Google Docs En savoir plus Signaler un cas d'utilisation abusive [Notes de cours MOOC GdP] L’essentiel de l'organisation des projet… Mise à jour automatique effectuée toutes les 5 minutes ○ travail d’équipe, ordre du jour (ODJ), compte rendu (CR), rôles pour l’animation, ○ check-list pour l’évaluation de l’efﬁcacité de la réunion ● Démarrer en gérant une Todo list => ○ spéciﬁer et répartir le travail ○ éviter l’effet tunnel Chapitre 1 : Fixer et négocier les objectifs d’un projet Avant de se lancer dans la gestion de projet avancée, traiter de l'essentiel : - déﬁnir et négocier des objectifs avec les bonnes personnes - organiser rapidement une équipe - formaliser les décisions - vériﬁer que les actions sont efﬁcaces. Seront traités: 1. le tableau des acteurs d’un projet 2. la matrice SWOT 3. le PDCA (cycle d’action) 4. le triangle Qualité/Coût/Délais 1. Tableau des acteurs d’un projet Au démarrage d’un projet, il faut déﬁnir les différents acteurs du projet en répondant à la question : Qui négocie Publié à l'aide de Google Docs En savoir plus Signaler un cas d'utilisation abusive [Notes de cours MOOC GdP] L’essentiel de l'organisation des projet… Mise à jour automatique effectuée toutes les 5 minutes les objectifs d’un projet ? [Rôles] - Ceux qui… [Nom, Désignation] - Sont les… … demandent, payent, utilisent/récupèrent le résultat ou décident d’arrêter le projet … pendant le projet valident les différentes phases / jalons du projet, les livrables intermédiaires, arbitrent si nécessaire en cas de non respect des engagements Client (client solvable), maître d’ouvrage (MOA), commanditaire, bailleur de fonds. … pilotent le projet et assurent la coordination avec le client / MOA Chef de projet, maître d’œuvre (MOE), directeur, coordinateur de projet... … réalisent le projet Équipe projet : acteurs projet (qui travaillent dans l’entreprise sur le projet), prestataires externes, consultants… -> principale force de travail du projet ! … sont concernés, par exemple soutiennent ou s’opposent au projet sans y travailler Parrains, sponsors, parties prenantes (stakeholders) --> (Ce sont ceux qui de manière indirecte sont concernés par le projet sans en être les utilisateurs ou les réalisateurs) Négocier les objectifs d’un projet, c’est discuter avec tous ces acteurs lors de la phase de démarrage. Voir la formation “Analyse stratégique des projets”, qui traite des dynamiques et des enjeux entre les acteurs : Elle aborde le côté “politique” des projets et l’interaction entre les acteurs. Cela permet de prévoir, d’anticiper et de gérer le projet tenant compte des réactions des différents acteurs. 2. Analyse forces-faiblesses ou matrice FFOM/SWOT Aide à la déﬁnition de l’objectif et à la stratégie du projet. Sert à analyser la pertinence et la cohérence du projet en prenant en compte tous les facteurs. Il s’agit de remplir les 4 cases repérées par les lettres S,W,O et T. Éléments positifs (pour atteindre le projet) Éléments négatifs (pour atteindre le projet) Origine Interne au projet (organisationnelle) Forces S (en anglais Strengths) Faiblesses W (en anglais Weaknesses) Origine Externe (origine=environnement) Opportunités O (en anglais Opportunities) Menaces T (en anglais Threats) La matrice SWOT est un modèle élaboré vers 1960 et elle est traitée lors de la 1ère réunion pour faire l’inventaire des différents éléments du projet pour décider de son démarrage ou pas. Il y a lieu de la remettre à jour régulièrement. D'après la déﬁnition de Wikipedia, le modèle SWOT n’est pertinent qu’au niveau d’un Domaine d'activité Stratégique (DAS). Le diagnostic stratégique d’une entreprise est un nouveau SWOT et non une synthèse des SWOT de ses Domaines d’Activité Stratégiques. En effet chaque DAS est un ensemble homogène de biens et services répondant à un Publié à l'aide de Google Docs En savoir plus Signaler un cas d'utilisation abusive [Notes de cours MOOC GdP] L’essentiel de l'organisation des projet… Mise à jour automatique effectuée toutes les 5 minutes marché avec une stratégie concurrentielle spéciﬁque. Un DAS est soumis à des contraintes environnementales qui lui sont propres et qu’on ne peut pas homogénéiser (ex: contraintes douanières pour certains produits et pas d’autres). Pour approfondir: https://fr.wikipedia.org/wiki/SWOT_(m%C3%A9thode_d%27analyse) http://www.marketing-strategie.fr/2010/05/15/10-conseils-pour- reussir-lanalyse-s-w-o-t/ Voici un exemple d’une analyse SWOT: Source: http://ticri.univ-lorraine.fr/tp- intd.fr/index.php/Le_livre_num%C3%A9rique 3. Cycle d’action ou roue de Deming (PDCA) P = Planiﬁer D = développer C = Contrôler A = Ajuster Publié à l'aide de Google Docs En savoir plus Signaler un cas d'utilisation abusive [Notes de cours MOOC GdP] L’essentiel de l'organisation des projet… Mise à jour automatique effectuée toutes les 5 minutes Le cycle d’action PDCA est une méthode utilisée pour situer les différentes étapes à suivre pour améliorer la qualité dans une organisation. Cycle d’action ou Roue de Deming (au nom de celui qui a popularisé la méthode en 1950, son inventeur est Walter A. Sheurart) déﬁnit que chaque projet a un cycle qui a pour étapes : ● Planiﬁer (en anglais Plan) : préparer l’action, déﬁnir ce qu’il y a à faire, établir les objectifs ● Développement (réaliser, développer, tester) (en anglais Do) : réaliser, mettre en oeuvre ● Contrôler (en anglais Check) : après la phase de réalisation, pour voir si ce qu’on a obtenu est conforme aux objectifs déﬁnis. Vériﬁcation et analyse des écarts => degré d’atteinte des objectifs déﬁnis à partir d’indicateurs de performance + mesure d’impacts (voir uploads/Ingenierie_Lourd/ notes-de-cours-mooc-gdp-l-x27-essentiel-de-l-x27-organisation-des-projets-site-web.pdf