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Gestion de petite caisse Gestion de Petite Caisse A Introduction La présente procédure a pour but d'aider les gardiens et approbateurs de Petite Caisse à mieux gérer les dépenses remboursées par la Petite Caisse B Demande de Petite Caisse La direction de

Gestion de Petite Caisse A Introduction La présente procédure a pour but d'aider les gardiens et approbateurs de Petite Caisse à mieux gérer les dépenses remboursées par la Petite Caisse B Demande de Petite Caisse La direction de l ? entreprise qui désire avoir une Petite Caisse doit faire une demande écrite au Service des ?nances Lorsque la demande est approuvée le Service des ?nances crée un compte de Petite Caisse et en informe la direction Tout changement au niveau de la gestion de la Petite Caisse ex changement de gardien d ? approbateur etc doit être communiqué par écrit au Service des ?nances Une demande de con ?rmation est envoyée annuellement par le Service des ?nances pour valider le nom du gardien de la petite caisse le montant accordé C Pièces justi ?catives Les pièces justi ?catives originales factures reçus rubans de caisse etc doivent être soumises pour qu'un remboursement soit émis Dans les cas de perte ou d'absence de pièces justi ?catives le formulaire Récépissé de petite caisse ? doit être utilisé D Demande d ? avance Il est permis de faire une avance de fonds à un membre du personnel pour une dépense autorisée Une pièce justi ?cative approuvée comme il se doit et faisant mention du but de l ? avance doit appuyer la demande Les avances doivent être réglées dans les dix jours ouvrables suivant la date de la demande E Marche à suivre par l ? entreprise Le gardien ou l ? approbateur doit s ? assurer a que les pièces justi ?catives originales comportent su ?samment de détails pour justi ?er la conformité de la dépense aux règlements et procédures de l ? entreprise b que les pièces comportent une date le nom du marchand ou du fournisseur le détail des biens ou tout autre information relative à la transaction c qu'il y ait une indication précise que la facture a été acquittée et que la pièce soit signée par le réclamant d que les reçus individuels ne dépassent pas la limite indiquée et qu ? ils soient soumis pour remboursement dans les jours de la date du reçu e que la dépense n ? a pas déjà été remboursée C Les remboursements doivent être enregistrés sur le formulaire de Dépenses de Petite Caisse ? L'argent en main de la Petite Caisse doit être compté et le montant doit être inscrit dans la case prévue à cet e ?et sur le formulaire de Dépenses de Petite Caisse ? La somme des montants remboursés ainsi que l ? argent en main doit correspondre au montant total de la Petite Caisse Le formulaire de Dépenses de Petite Caisse ? doit être signé par le gardien de la Petite Caisse et doit être approuvé Les pièces justi ?catives et une photocopie du formulaire Dépense de Petite Caisse ? doivent être gardées dans une enveloppe Le formulaire Ren ouement de Petite Caisse ? doit être complété en y indiquant le nombre de billets et de monnaie requise