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ORGANISATION COMPTABLE PLANETE EXPERTISES SARL www.planeteexpertises.com ORGANISATION DE LA COMPTABILITE 2 INTRODUCTION GENERALE La comptabilité doit être absolument fiable, non seulement pour informer correctement le chef d’entreprise, mais aussi, et c’est primordial, parce qu’elle est toute sa force probante et sa valeur juridique vis à vis de tous les tiers avec qui l’entreprise est en relation. Elle est donc soumise à des obligations légales strictes, et elle doit être organisée de façon à faciliter le travail d’enregistrement, d’établissement des états annuels de synthèse et de contrôle. Il en résulte :  sur le plan juridique : l’obligation de tenir certains livres et d’appuyer les écritures comptables sur des pièces justificatives  sur le plan organisationnel : de prévoir une organisation et des procédures permettant de respecter les règles juridiques. Il doit de plus être possible d’examiner et contrôler la validité d’un enregistrement en la comparant avec la pièce de base ou la pièce récapitulative. De s’assurer de la concordance entre les opérations saisies dans les journaux et les comptes du Grand-livre www.planeteexpertises.com ORGANISATION DE LA COMPTABILITE 3 1ère Partie : L’ORGANISATION DE LA COMPTABILITE Tous les partenaires de l’entreprise tels que les clients, les fournisseurs, les banquiers, l’Etat, les investisseurs, les prêteurs, etc. trouvent en comptabilité générale une source d’information irremplaçable. Elle leur permet de s’informer sur la situation financière de l’entreprise et ses résultats. Vu son caractère important et légal, la comptabilité générale ne peut se faire selon la fantaisie de chacun, elle est réglementée et fait l'objet de dispositions légales. C'est pour cette raison que dans beaucoup de pays, la comptabilité des entreprises a donné lieu à une normalisation dans le but d’harmoniser la présentation des états de synthèse, les méthodes comptables et la terminologie utilisée. C'est ainsi que le législateur a défini une méthodologie selon laquelle l'entreprise peut tenir sa comptabilité pour arriver aux objectifs visés par la normalisation comptable, l'organisation comptable. L’objectif de l’organisation comptable préconisé est de définir l’architecture matérielle légale qui garantie la fiabilité et l'homogénéité des informations. Cette organisation doit remplir les obligations formelles suivantes: a. Saisir et traiter tout fait, événement ou situation née dans l’exercice de manière exhaustive Toutes les opérations qui affectent le patrimoine d’une entreprise doivent être "enregistrées, chronologiquement, opération par opération et jour par jour". I LES OBJECTIFS DE L'ORGANISATION DE LA COMPTABILITÉ www.planeteexpertises.com ORGANISATION DE LA COMPTABILITE 4 Ces enregistrements doivent être "portés sous forme d’écritures sur un registre dénommé «livre- journal »". b. Récapituler les résultats de ces traitements de façon claire et sans compensation entre eux Tout enregistrement comptable doit préciser :  L’origine, le contenu, et l’imputation du mouvement ainsi que les références de la pièce justificative qui l’appuie.  Les opérations de même nature réalisées en un même lieu et au cours d’une même journée peuvent être récapitulées sur une pièce justificative unique.  De même les mouvements et informations doivent être inscrits dans les comptes ou postes adéquats, avec la bonne dénomination et sans compensation entre eux. c. Organiser les opérations d’inventaire de fin d’exercice La durée de chaque exercice comptable est de douze mois. Exceptionnellement, elle peut être inférieure à cette durée pour un exercice donné. Les éléments actifs et passifs de l’entreprise doivent faire l’objet d’un inventaire au moins une fois par exercice, à la fin de celui- ci. A cette fin, le législateur a mis en place :  L’obligation de l’inventaire annuel par l’entreprise de tous ses éléments actifs et passifs évalués selon la loi. Cet inventaire est transcrit sur un livre appelé livre d’inventaire.  Le principe de rattachement des charges et des produits à l’exercice qui les concerne et à celui- là uniquement. d. Garantir la sincérité et la fiabilité de ces traitements depuis leur origine jusqu’à leur aboutissement aux états de synthèse. La loi a prévu une série de règles aptes à garantir la transparence et la fiabilité des enregistrements comptables, leur traitement et la présentation fidèle de leurs traductions aux états de synthèse : www.planeteexpertises.com ORGANISATION DE LA COMPTABILITE 5 i. Le livre journal et le livre d’inventaire sont côtés et paraphés par le greffe du Tribunal de 1ère instance dont dépend l’entreprise. ii. Ces documents doivent être établis et tenus sans blanc ni altération d’aucune sorte. iii. Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans . iv. Sauf circonstances exceptionnelles, les états de synthèse sont établis au plus tard quatre mois après clôture de l’exercice ; la date effective de leur établissement est fixée au 30 Avril de chaque année. En résumé, l'organisation comptable doit permettre:  La description du système comptable et des procédures;  L'identification, la classification et la conservation des documents de base et des pièces justificatives;  L'exhaustivité de la saisie des informations;  La continuité de traitement allant de l'enregistrement de base aux états de synthèse;  Le respect des règles de fonctionnement des comptes et d'établissement des états de synthèse;  Les corrections d'erreurs. L'organisation de la comptabilité suppose l'adoption d'un plan de comptes, le choix de supports et la définition de procédures de traitement. Toute entreprise doit satisfaire aux conditions fondamentales suivantes de tenue de sa comptabilité:  Tenir la comptabilité en monnaie nationale ; II LES RÈGLES FONDAMENTALES DE L'ORGANISATION DE LA COMPTABILITÉ www.planeteexpertises.com ORGANISATION DE LA COMPTABILITE 6  Employer la technique de la partie double garantissant l'égalité arithmétique des mouvements "débit" et des mouvements "crédit" des comptes et des équilibres qui en découlent;  S'appuyer sur des pièces justificatives datées, conservées, classées dans un ordre défini, susceptibles de servir de moyen de preuve et portant les références de leur enregistrement en comptabilité;  Respecter l'enregistrement chronologique des opérations;  Tenir des livres et supports permettant de générer les états de synthèse prévus par la BCEAO.;  Permettre un contrôle comptable fiable et préventif des erreurs et des fraudes afin de protéger le patrimoine;  Contrôler par inventaire l'existence de la valeur des éléments actifs et passifs;  Permette pour chaque enregistrement comptable d'en connaître l'origine, le contenu, l'imputation du mouvement, la qualification sommaire ainsi que les références de la pièce justificative qui l'appuie. Le système d’enregistrement de base de la comptabilité est constitué par :  Un manuel d’organisation comptable décrivant les procédures et l’organisation comptable lorsqu’il est nécessaire à la compréhension du système de traitement et à la réalisation des contrôles. Ce document est conservé aussi longtemps qu’est exigée la présentation des documents comptables auxquels il se rapporte. NB : Le manuel d’organisation comptable est obligatoire pour les entreprises  Un plan comptable qui répond aux spécificités de l’entreprise III LES SUPPORTS DE L'ORGANISATION COMPTABLE www.planeteexpertises.com ORGANISATION DE LA COMPTABILITE 7 Le livre – journal qui est un registre côté et paraphé, par le greffier du tribunal de première instance, dans lequel les opérations effectuées par les entreprises sont enregistrées chronologiquement. Le grand-livre qui est constitué par l’ensemble des comptes individuels et collectifs. Chaque compte fait apparaître distinctement le solde au début de l’exercice, le cumul des mouvements « débits », celui des mouvements « crédits » depuis le début de l’exercice (non compris le solde initial) et le solde à la fin de période.  La balance, état récapitulatif faisant apparaître pour chaque compte, le solde débiteur ou le solde créditeur au début de l’exercice, le cumul des mouvements débiteurs et le cumul des mouvements créditeurs depuis le début de l’exercice, le solde débiteur ou le solde créditeur calculés en fin de période. Elle constitue un instrument indispensable du contrôle comptable.  Le livre d’inventaire qui est un support dans lequel sont transcrits le bilan et le compte des produits et charge de chaque exercice. Il est côté et paraphé par le greffier du tribunal de première instance. 2.1- Les procédures d’enregistrement  Toute opération comptable est traduite par une écriture affectant au moins deux comptes dont l’un est débité et l’autre est crédité d’une somme égale (principe de la partie double) selon les conventions suivantes :  Les comptes d’actif sont mouvementés au débit pour constater les augmentations et au crédit pour constater les diminutions ;  Les comptes de passif sont mouvementés en sens inverse des comptes d’actif ; IV LES PROCÉDURES D'ENREGISTREMENT ET DE TRAITEMENT www.planeteexpertises.com ORGANISATION DE LA COMPTABILITE 8  Les comptes de charges enregistrent au début les augmentations, et exceptionnellement les diminutions au crédit ;  Les comptes de produits sont mouvementés en sens inverse des comptes de charges. Lorsqu’une opération est enregistrée, le total des sommes inscrites au débit des comptes et le total des sommes inscrites au crédit des comptes doivent être égaux.  Les écritures comptables sont enregistrées sur le livre journal dans un ordre chronologique. - Les enregistrements sont reproduits ou reportés sur le grand livre ; - Le total des mouvements du journal doit être égal au total des mouvements du grand livre. Le grand livre doit pouvoir isoler distinctement les mouvements relatifs à l’exercice exclusion faite des soldes correspondant à la reprise des comptes du bilan de l’exercice précèdent au début de l’exercice en cours. uploads/Finance/ organisation-comptable 2 .pdf