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ENTREPRISE ……………………………… …… MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES ET COMPTABLES

ENTREPRISE ……………………………… …… MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES ET COMPTABLES Sommaire : 1. Présentation de l’entreprise.....................................................................................................3 1.1 Fiche signalétique de l’entreprise.....................................................................................3 1.2 Partenaires.........................................................................................................................3 1.3 Organigramme..................................................................................................................4 2. Intérêt et organisation du manuel des procédures administratives........................................5 et comptables..............................................................................................................................5 2.1 Intérêt du manuel des procédures administratives et comptables.....................................5 2.1.1 Obligation légale........................................................................................................5 2.1.2 Moyen de renforcement du système de contrôle interne...........................................5 2.1.3 Moyen de capitalisation du savoir-faire.....................................................................5 2.2. Organisation du manuel des procédures administratives et comptable.........................6 3. Manuel de procédures administratives et comptables............................................................6 3.1 Présentation et fonctionnement du manuel.......................................................................6 3.2 Description du système comptable...................................................................................7 3.2.1 Objectifs du système comptable................................................................................7 3.2.2 Principes de base........................................................................................................7 3.2.4 Système Informatique................................................................................................7 3.2.5 Présentation de l'application informatique.................................................................8 3.2.6 Traitement de la comptabilité....................................................................................8 3.2.7 Lieu de tenue de la comptabilité :..............................................................................9 3.2.8 Principe de classement et d’archivage.......................................................................9 3.2.9 Procédures de fin d’année........................................................................................10 3.2.10. Ouverture de la comptabilité de l'exercice suivant...............................................10 3. 3 Plan des comptes............................................................................................................10 3.4 Eléments relatifs à l’établissement des comptes annuels................................................26 3.4.1 Guide de fonctionnement des comptes....................................................................26 3.4.2 Description des règles d'évaluation spécifiques à la société et des procédures.......61 d’inventaire.......................................................................................................................61 3.5 Supports et informations comptables produites..............................................................69 3.5.1. Livre journal et livre d'inventaire cotés et paraphés...............................................69 3.5.2 Journaux...................................................................................................................69 3.5.3 Le grand livre...........................................................................................................69 3.5.4 La balance générale..................................................................................................69 Manuel des procédures Administratives et Comptables – …………………….. Page 2 3.5.5 Etats de synthèse......................................................................................................70 1. Présentation de l’entreprise 1.1 Fiche signalétique de l’entreprise Nom : Siege social : Forme juridique : Date de création : N° RC : N° taxe professionnel : N° d’identification fiscale : N° CNSS : Nom de la gérante : 1.2 Partenaires  Banque Avenue Med VI Gueliz Tel : 0524434561 Compteprincipal : Manuel des procédures Administratives et Comptables – …………………….. Page 3 1.3 Organigramme Manuel des procédures Administratives et Comptables – …………………….. Page 4 Gérant Secrétariat 5 Pompistes 2. Intérêt et organisation du manuel des procédures administratives et comptables 2.1 Intérêt du manuel des procédures administratives et comptables Les intérêts de l'application du manuel de procédures et d'organisation comptable sont multiples : 2.1.1 Obligation légale Depuis le 1er janvier 1994, et en vertu de l’article 4 de la loi comptable 9-88, « toute personne assujetti à la dite loi, réalisant un chiffre d’affaires annuel supérieur à 7.500.000 DH, est tenue d’établir un manuel ayant pour objet de décrire l’organisation comptable de son entreprise ». 2.1.2 Moyen de renforcement du système de contrôle interne Le système de contrôle interne est l'ensemble des opérations de contrôle intégrées à l'activité de l'entreprise. Il a pour but d'assurer la protection et la sauvegarde du patrimoine de l'entreprise et la qualité de l'information, mais également de veiller à la correcte application faite des instructions de la direction aux fins d'atteindre un niveau optimal de performance. Le manuel d'organisation et de procédures tient compte des principes du contrôle interne aux fins de répertorier les risques encourus par l'entreprise et de mettre en place les contrôles clés pour pallier ces risques. 2.1.3 Moyen de capitalisation du savoir-faire La formalisation des procédures est une préoccupation essentielle pour de nombreuses entreprises. Elle apparaît notamment comme un des axes principaux des démarches qualité, c’est un gain d’efficacité pour les entreprises. Les manuels de procédures permettent tout d’abord de capitaliser les savoir-faire individuels et collectif. Ils en facilitent le stockage et la mise en ordre. Ils forment une véritable mémoire de l’organisation. Fournissant un moyen d’information rapide, ils apportent une garantie de continuité, par exemple lors des mutations de personnel. Manuel des procédures Administratives et Comptables – …………………….. Page 5 En effet, le plus souvent, les passations de service sont écourtées, tandis que les nouveaux arrivants son mal informés des méthodes de travail en vigueur. Petit à petit, certains détails passent aux oubliettes, jusqu’à ce qu’un incident révèle la profonde dégradation du système. Parce qu’ils apportent une assurance de régularité dans le temps, les manuels de procédures sont un facteur de fiabilité et de qualité pour les partenaires de l’entreprise. 2.2. Organisation du manuel des procédures administratives et comptable Le manuel d'organisation comptable décrit le système comptable de la société. Il s'agit notamment de présenter : Principes comptables et règles d'évaluation adoptées par la société, Schémas des écritures comptables, Système de classement des documents. 3. Manuel de procédures administratives et comptables 3.1 Présentation et fonctionnement du manuel Le présent manuel comprend sept parties : Présentation. Description du système comptable. Plan de comptes de la société. Éléments relatifs à rétablissement des comptes annuels. Supports et informations comptables produites. Le manuel se présente sous la forme d'un classeur avec des feuillets mobiles pour une mise à jour facile, en fonction de l'évolution de l'organisation de la société. Des feuillets nouveaux pourraient être créés pour décrire des procédures nouvelles ou se substituer à des feuillets anciens. Manuel des procédures Administratives et Comptables – …………………….. Page 6 3.2 Description du système comptable 3.2.1 Objectifs du système comptable Les objectifs du système comptable en place à KASSY NAJIB STATION MOBILE peuvent être définis à travers les fonctions qu'il doit réaliser à savoir : Saisir et traiter tout fait, événement ou situation né dans l'exercice de manière exhaustive. Récapituler les résultats de ces traitements de façon claire et sans compensation entre eux. Assurer un bon classement des documents de base à la production de l'information comptable et financière. Garantir toutes les possibilités de contrôles éventuels. Indiquer en clair l'origine, le contenu et l'imputation de chaque donnée. Appuyer chaque donnée par une pièce justificative (écrit). Etablir en temps opportun les états prévus ou requis. Fournir périodiquement, après traitement, les états de synthèse. Garantir la sincérité et la fiabilité des traitements comptables depuis leur origine jusqu'à leur aboutissement aux états de synthèse. 3.2.2 Principes de base Aucune opération ne peut être décrite en comptabilité sans qu'il soit préalablement établi un document interne ou externe visé ou certifié par le(s) service(s) chargé(s) à cet effet. Toute pièce comptabilisée porte : La référence de la pièce comptable (numéro de la pièce), Les références de paiement des fournisseurs, Les références de règlement des clients, La date de déclaration de la T.V.A, Les pièces comptabilisées font l’objet d’un classement suivant les règles décrites ci- dessous. 3.2.4 Système Informatique Manuel des procédures Administratives et Comptables – …………………….. Page 7 La société traite sa comptabilité au sein d’un cabinet comptable, suivant le système centralisateur conformément au principe de la partie double en respect des prescriptions du C.G.N.C., sur un logiciel informatique ‘’Topaze’’. Cette application informatique permet de prendre en charge la totalité des opérations comptables à savoir, la saisie des opérations et l'édition des documents comptables (journaux, grands livres, balances, les liasses fiscales...). 3.2.5 Présentation de l'application informatique les travaux périodiques -Saisie des écritures: se fait par journal avec un contrôle de validité des écritures à la fin de la saisie. -Classement des écritures saisies: le classement est effectué par type de journal et par date de pièces de façon automatique. -Edition des journaux. -Consultation. Les travaux de fin de période -La balance: une balance générale peut être éditée automatiquement. -Le grand livre: les comptes du grand livre peuvent être demandés à tout moment (mois, trimestre, année). Les travaux de fin d'exercice Le logiciel mis en place peut générer les états de synthèse (Bilan, CPC, ESG et T .F.) directement à partir de la balance définitive. Les états de synthèse à nouveaux sont générés automatiquement par le logiciel après clôture de la comptabilité de l'exercice précédent. 3.2.6 Traitement de la comptabilité  Journaux utilisés : Journal achats Journal ventes Journal banque BMCI Journal caisse Journal OD Journal à nouveau Manuel des procédures Administratives et Comptables – …………………….. Page 8  La comptabilité des écritures L’utilisateur enregistre ses écritures selon les règles comptables: notamment le principe de la partie double et ceux de la clarté, la sincérité et l’image fidèle.  Edition des états (journaux, grand livre, balance et états de synthèse). 3.2.7 Lieu de tenue de la comptabilité : La comptabilité de KASSY NAJIB STATION MOBILE est tenue par le cabinet comptable AIT BELHOUCINE. 3.2.8 Principe de classement et d’archivage Principe de classement Nature Type de classement Ventes Classement numérique par N° de dossier Achats Classement numérique par N° de dossier et par famille de dossier Opérations diverses Classement chronologique Pièces de banque Classement chronologique par banque Pièces de caisse Classement numérique par N° de pièce Documents de la paie : Fiche de personnel -journal de paie, -bordereaux de CNSS, -déclarations de la CIMR, -mutuelle Par matricule Par mois Manuel des procédures Administratives et Comptables – …………………….. Page 9 Déclarations fiscales : IGR, IS, TVA, Patente,… Classement chronologique par impôt Durée de conservation Respect de la durée légale : 10 ans Lieu d’archivage L’archive de la comptabilité est tenue dans les locaux de l’Entreprise après avoir passé un exercice comptable complet chez le cabinet comptable. 3.2.9 Procédures de fin d’année Analyse des comptes. Comptabilisation des écritures de régularisation. Passation des écritures qui doivent être prises en charge dans l'exercice (séparation des exercices). Passation des écritures de fin d'année (amortissements, provisions, charges comptabilisées d'avance, écarts de conversion, I.S). Élaboration de la liasse fiscale. 3.2.10. Ouverture de la comptabilité de l'exercice suivant Edition des journaux, grand livre, uploads/Finance/ manuel-de-procedures.pdf