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___________________________________________________________________________________________ 1 /215 AGENCE PANAFRICAINE DE LA GRANDE MURAILLE VERTE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES 2 /215 SOMMAIRE PARTIE 1– ORGANISATION GENERALE ET PRESENTATION CHAPITRE 1 : DEFINITIONS ET ABREVIATIONS SECTION 1 : DEFINITIONS..................................................................................................................9 SECTION 2 : ABREVIATIONS ............................................................................................................11 SECTION 2 : INTRODUCTION ............................................................................................................13 CHAPITRE 2 : PRESENTATION DE L’APGMV....................................................... 15 SECTION 1 : ENVIRONNEMENT INSTITUTIONNEL DE L’APGMV.......................................................15 SECTION 2 : PREREQUIS POUR UNE BONNE OPERATIONNALISATION DU MANUEL DES PROCEDURES .........................................................................................................................................................22 CHAPITRE 3 : FICHES DE POSTE.......................................................................... 23 SECTION 1 : SECRETAIRE EXECUTIF...............................................................................................23 SECTION 4 : DIRECTEUR SCIENTIFIQUE ET TECHNIQUE..................................................................28 SECTION 6 : RESPONSABLE DE LA CELLULE DES AFFAIRES JURIDIQUES.......................................29 SECTION 8 : RESPONSABLE CELLULE AUDIT INTERNE ET CONTROLE DE GESTION......................32 CHAPITRE 4 : PROCEDURES DE REVISION DU MANUEL................................... 33 SECTION 1 : SCHEMATISATION DU PROCESSUS DE MISE A JOUR DU MANUEL ...............................33 SECTION 2 : RESPONSABILITES ET PRINCIPES ...............................................................................33 PARTIE 2 – GESTION BUDGETAIRE ................................................................... 38 CHAPITRE 1 : CADRE REGLEMENTAIRE DE L’ELABORATION DU BUDGET.... 39 SECTION 1 : INTRODUCTION ............................................................................................................39 SECTION 2 : PRINCIPES DE BASE DU BUDGET ................................................................................39 SECTION 3 : PREPARATION DU BUDGET..........................................................................................40 SECTION 4 : DOCUMENT BUDGETAIRE ............................................................................................41 CHAPITRE 2 : ELABORATION DU BUDGET.......................................................... 41 CHAPITRE 3 : APPROBATION DU BUDGET ......................................................... 44 AU SEIN DE L’APGMV, L’APPROBATION DU BUDGET EST DE LA COMPETENCE DU CM..... 44 CHAPITRE 4 : SAISIE DU BUDGET ........................................................................ 44 CHAPITRE 5 : EXECUTION ET SUIVI BUDGETAIRE............................................. 45 MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES __________________________________________________________________________________________ 3 /215 CHAPITRE 6 : PROCESSUS DE REAJUSTEMENT DU BUDGET.......................... 46 SECTION 1 : DISPOSITIONS GENERALES.........................................................................................46 PARTIE 3................................................................................................................. 49 GESTION DES ACHATS.......................................................................................... 49 CHAPITRE 1 : DISPOSITIONS ET REGLES APPLICABLES ................................. 50 SECTION 1 : PREAMBULE................................................................................................................50 SECTION 2 : PRINCIPES ET REGLES DE PASSATION DES MARCHES ................................................50 SECTION 3 : COMMISSION DES MARCHES, ORGANE DE PASSATION DES MARCHES.......................50 SECTION 4 : METHODES ET SEUILS DE PASSATION DES MARCHES ...............................................51 CHAPITRE 2 : ELABORATION DU PLAN DE PASSATION DES MARCHES......... 54 SECTION 1 : AVANT-PROPOS..........................................................................................................54 CHAPITRE 3 : PASSATION DES MARCHES.......................................................... 59 SECTION 1 : APPEL D’OFFRES.........................................................................................................59 SECTION 2 : CONSULTATION ECRITE (APPEL D’OFFRES RESTREINT)............................................61 SECTION 3 : DEMANDE DE RENSEIGNEMENTS ET DE PRIX ..............................................................61 CHAPITRE 4 : PROCEDURE D’ACHAT SIMPLIFIEE............................................ 64 CHAPITRE 5 : REFERENCEMENT DES FOURNISSEURS..................................... 68 PARTIE 4 – ............................................................................................................. 75 GESTION DES IMMOBILISATIONS ........................................................................ 75 ET DES VALEURS................................................................................................... 75 CHAPITRE 1 : PREAMBULE................................................................................... 76 SECTION 1 : OBJECTIF DE LA PROCEDURE, PRINCIPES ET INTERVENANTS.....................................76 SECTION 2 : CONSERVATION DES FOURNITURES DE BUREAU.........................................................76 CHAPITRE 2 : GESTION DES STOCKS.................................................................. 77 SECTION 1 : GESTION DES ENTREES...............................................................................................77 SECTION 3 : INVENTAIRE PHYSIQUE ................................................................................................79 CHAPITRE 3 : GESTION DES VEHICULES ET DU CARBURANT ......................... 81 SECTION 1 : GESTION DES VEHICULES............................................................................................81 SECTION 2 : GESTION DU CARBURANT............................................................................................82 CHAPITRE 4 : GESTION DES IMMOBILISATIONS ................................................ 86 MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES 4 /215 SECTION 1 : GESTION DES ENTREES...............................................................................................86 SECTION 2 : GESTION DES SORTIES................................................................................................88 SECTION 3 : INVENTAIRE PHYSIQUE DES IMMOBILISATIONS............................................................91 CHAPITRE 5 : SUPPORTS DE GESTION (MODELES): ........................................... 93 BON DE COMMANDE .................................................................................................... 93 ORDRE DE VIREMENT.................................................................................................. 93 IMMOBILISATION........................................................................................................ 93 BON DE SORTIE ........................................................................................................... 93 FICHE INDIVIDUELLE D’IMMOBILISATION ..................................................................... 93 FICHE DE SORTIE D’IMMOBILISATION........................................................................... 93 FICHE DE SUIVI MENSUEL DE CONSOMMATION DE CARBURANT ....................................... 93 DEMANDE DE REGLEMENT FOURNISSEUR ...................................................................... 93 SUIVI MOUVEMENT DE STOCK CARBURANT.................................................................... 93 PARTIE 5 : GESTION DU COURRIER ET DE LA DOCUMENTATION ................. 104 CHAPITRE 1 : PREAMBULE................................................................................. 105 SECTION 1 : PRINCIPES.................................................................................................................105 SECTION 2 : PRINCIPE DE SIGNATURES.........................................................................................105 SECTION 3 : BOITE POSTALE.........................................................................................................105 CHAPITRE 2 : COURRIER NORMAL.................................................................... 106 SECTION 1 : APPLICATION DE LA PROCEDURE..............................................................................106 SECTION 2 : COURRIER NORMAL « ARRIVEE ».............................................................................106 SECTION 3 : COURRIER NORMAL « DEPART »..............................................................................107 CHAPITRE 3 : COURRIER CONFIDENTIEL ......................................................... 111 SECTION 1 : COURRIER CONFIDENTIEL « ARRIVEE »....................................................................111 SECTION 2 : COURRIER CONFIDENTIEL « DEPART » .....................................................................111 CHAPITRE 4 : NOTES DE SERVICES ET MEMOS INTERNES ............................ 112 SECTION 1 : NOTES DE SERVICE ...................................................................................................112 SECTION 2 : MEMOS INTERNES ....................................................................................................113 CHAPITRE 5 : GESTION DES E-MAILS................................................................ 113 SECTION 1 : CONTENU DU SOUS-CYCLE .......................................................................................113 SECTION 2 : REACTIVITE AUX E-MAILS ET PRINCIPES CLES..........................................................113 SECTION 3 : TRAITEMENT DES E-MAILS REÇUS SUR LA BOITE GENERALE....................................114 SECTION 4 : E-MAILS CONFIDENTIELS...........................................................................................115 MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES __________________________________________________________________________________________ 5 /215 CHAPITRE 6 : GESTION DE LA DOCUMENTATION TECHNIQUE...................... 115 SECTION 1 : PRINCIPES.................................................................................................................115 SECTION 2 : RESPONSABILITES / TACHES CLES DE LA GESTION..................................................115 CHAPITRE 7 : GESTION DE L’OUTIL INFORMATIQUE...................................... 116 SECTION 1 : SECURITE INFORMATIQUE.........................................................................................116 SECTION 2 : SUIVI DU PARC, SAUVEGARDES, MAINTENANCE........................................................117 SECTION 3 : SITE WEB..................................................................................................................117 PARTIE 6 –............................................................................................................ 119 GESTION DES SESSIONS, REUNIONS ET MISSIONS........................................ 119 CHAPITRE 1 : GESTION DES SESSIONS ET DES REUNIONS ........................... 120 SECTION 2 : SESSION DU CONSEIL DES MINISTRES......................................................................120 SECTION 2 REUNION DU COMITE TECHNIQUE DES EXPERTS CTE................................................120 SECTION 3 AUTRES REUNIONS DE L’AGENCE..............................................................................120 SECTION 5 : GESTION DE L’HEBERGEMENT..................................................................................125 RESERVER DES CHAMBRES D’HOTELS POUR LES HOTES A NDJAMENA........................................125 CHAPITRE 2 : GESTION DES MISSIONS ............................................................. 127 SECTION 1 : DEFINITIONS ET PRINCIPES........................................................................................127 SECTION 2 : SUIVI DES MISSIONS .................................................................................................127 SECTION 3 : VALIDATION DE L’ORDRE DE MISSION OM ................................................................129 SECTION 4 : VALIDATION DE L’ORDRE DE PAIEMENT OP..............................................................129 PARTIE 7 : ORGANISATION FINANCIERE ET COMPTABLE............................. 132 CHAPITRE 1 : ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE............................. 133 SECTION 1 : REFERENTIEL COMPTABLE........................................................................................133 SECTION 2 : CARACTERISTIQUES DES SYSTEMES COMPTABLE....................................................133 SECTION 3 : PRINCIPES COMPTABLES APPLICABLES ...................................................................135 SECTION 4 : DESCRIPTION DU FONCTIONNEMENT DU SYSTEME....................................................138 SECTION 5 : SUPPORTS COMPTABLES..........................................................................................140 CHAPITRE 2 : CODIFICATION COMPTABLE ...................................................... 144 SECTION 1 : REGISTRES COMPTABLES.........................................................................................144 SECTION 2 : COMPTES GENERAUX................................................................................................144 SECTION 3 : CODIFICATIONS AUXILIAIRES.....................................................................................144 SECTION 4 : CODIFICATIONS BUDGETAIRES..................................................................................145 CHAPITRE 3 : SCHEMA DE TRAITEMENT COMPTABLE DES PRINCIPALES OPERATIONS........................................................................................................ 146 SECTION 1 : CHARGES IMMOBILISEES...........................................................................................146 MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES 6 /215 SECTION 2 : IMMOBILISATION........................................................................................................147 SECTION 4 : PERSONNEL...............................................................................................................153 SECTION 5 : CREANCES ................................................................................................................156 SECTION 6 : DETTES......................................................................................................................158 SECTION 7 : ETAT..........................................................................................................................159 CHAPITRE 4 : GESTION DE LA TRESORERIE .................................................... 161 SECTION 1 : PREAMBULE..............................................................................................................161 SECTION 2 : APPROVISIONNEMENT DES COMPTES.......................................................................162 SECTION 3 : GESTION DES COMPTES BANCAIRES.........................................................................162 SECTION 4 : GESTION DE LA CAISSE.............................................................................................166 CHAPITRE 5 : CLASSEMENT ET ARCHIVAGE DES DOCUMENTS.................... 168 SECTION 1 : IMMOBILISATIONS......................................................................................................168 SECTION 2 : ACHATS – FOURNISSEURS........................................................................................169 SECTION 3 : CAISSE ......................................................................................................................169 SECTION 4 : BANQUE.....................................................................................................................169 SECTION 5 : PAIE-PERSONNEL......................................................................................................169 SECTION 6 : DECLARATIONS FISCALES.........................................................................................169 SECTION 7 : DECLARATIONS SOCIALES ........................................................................................170 SECTION 8 : OPERATIONS DIVERSES............................................................................................170 CHAPITRE 6 : ETATS FINANCIERS ..................................................................... 171 PARTIE 8 – GESTION DES RESSOURCES HUMAINES..................................... 173 CHAPITRE 1 : RAPPEL DES REGLES REGISSANT LE PERSONNEL................ 174 SECTION 1 : DISPOSITIONS GENERALES .......................................................................................174 CHAPITRE 2 : EMBAUCHE ET INTEGRATION DU PERSONNEL ....................... 175 SECTION 1 : INTEGRATION DU PERSONNEL...................................................................................175 SECTION 2 : EMBAUCHE DU PERSONNEL......................................................................................176 CHAPITRE 3: CONGES ET ABSENCES............................................................... 188 SECTION 1 : CONGES ....................................................................................................................188 SECTION 2 : ABSENCES.................................................................................................................195 CHAPITRE 4 : PRETS AU PERSONNEL............................................................... 198 CHAPITRE 5 : TRAITEMENT ET REGLEMENT DE LA PAIE................................ 201 CHAPITRE 6 : COMPTABILISATION DE LA PAIE................................................ 205 CHAPITRE 7 : REGLEMENTS DES IMPOTS ET DE LA PAIE .............................. 206 CHAPITRE 8 : EVALUATION DU PERSONNEL.................................................... 209 MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES __________________________________________________________________________________________ 7 /215 CHAPITRE 9 : FORMATION .................................................................................. 212 MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES 8 /215 PARTIE 1: ORGANISATION GENERALE ET PRESENTATION MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES __________________________________________________________________________________________ 9 /215 CHAPITRE 1 : DEFINITIONS ET ABREVIATIONS Section 1 : Définitions 1. « Agence » : l’Agence Panafricaine de la Grande Muraille Verte, en abrégé APGMV ; 2. « Comité » : le Comité Technique des Experts de l’Agence tel que défini à l’article 4.4 de la Convention portant création de l’Agence ; 3. « Conférence » : la Conférence des Chefs d’Etat et de Gouvernement des Etats membres de l’Agence Panafricaine de la Grande Muraille Verte telle que définie à l’article 4.1 de la Convention portant création de l’Agence ; 4. « Conseil » : le Conseil des Ministres en charge de la Grande Muraille Verte des Etats membres de l’Agence Panafricaine de la Grande Muraille Verte tel que défini à l’article 4.2 de la Convention portant création de l’Agence ; 5. « Convention » : l’acte constitutif instituant l’Agence Panafricaine de la Grande Muraille Verte signé le 17 Juin 2010 par les Chefs d’Etat et de Gouvernement des Etats membres lors du 1ER sommet tenu à N’Djamena République du Tchad ; 6. « Communauté des Etats sahélo - sahariens » : en abrégé CEN-SAD, Organisation internationale regroupant vingt-huit (28) Etats africains. Elle a pour objectif principal, l’établissement d’une union économique globale basée sur une stratégie d’investissement et de développement complémentaire dans les domaines agricole, industriel, énergétique, social et culturel des pays concernés ; 7. « États membres » : les États sahélo - sahariens ayant signé la Convention et déposé les instruments de ratification de l’Agence : le Burkina Faso, la République de Djibouti, l’Etat de l’Erythrée, la République Démocratique Fédérale d’Ethiopie, la République du Mali, la République Islamique Mauritanie, la République du Niger, la République Fédérale du Nigeria, la République du Sénégal, la République du Soudan, la République du Tchad ; uploads/Finance/ manuel-de-procedures 1 .pdf