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APPRECIATION DU CONTROLE INTERNE IMMOBILISATIONS LISTE DES CONTROLES POSSIBLES

APPRECIATION DU CONTROLE INTERNE IMMOBILISATIONS LISTE DES CONTROLES POSSIBLES CHAPITRE SECTION FOLIO OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE : L’analyse du système de contrôle interne des immobilisations doit permettre de s’assurer que ce système est suffisant pour que :  Toutes les immobilisations soient correctement autorisées et comptabilisées.  Toutes les immobilisations soient correctement évaluées (valeur brute et valeur nette).  La protection des actifs soit assurée.  Les engagements hors bilan concernant les immobilisations soient correctement saisis. SEPARATION DE FONCTIONS : Apprécier la séparation de fonctions en ce qui concerne :  Approbation des budgets.  Approbation des dépassements par rapport au budget.  Autorisation des dépenses.  Contrôle des devis.  Signature des commandes.  Réception des immobilisations.  Contrôle des factures avec les bons de commande et de réception.  Visa du bon à payer.  Autorisation des dépassements par rapport aux devis.  Autorisation des cessions. APPRECIATION DU CONTROLE INTERNE IMMOBILISATIONS LISTE DES CONTROLES POSSIBLES CHAPITRE SECTION FOLIO  Autorisation des mises au rebut.  Enregistrement des acquisitions et cessions.  Contrôle des enregistrements comptables.  Tenue du fichier d’immobilisations.  Inventaire physique.  Responsabilité du matériel.  Décision des actions d’entretien.  Contrôle des dépenses d’entretien.  Evaluation des immobilisations.  Approbation des ajustements de comptes.  Autorisation des achats et ventes de titres.  Enregistrement des mouvements de titres.  Détention de titres.  Evaluation des titres.  Autorisation des prêts.  Contrôle des dépôts et cautionnements. APPRECIATION DU CONTROLE INTERNE IMMOBILISATIONS LISTE DES CONTROLES POSSIBLES CHAPITRE SECTION FOLIO CONTROLE GENERAL :  Existe-t-il un plan à long terme d’investissement ?  Des budgets d’investissements sont-ils établis et si oui, suivant quelle procédure ? A défaut, s’informer des principales acquisitions prévues pour l’année ; se renseigner sur la politique de construction, d’achats ou de retraits de l’entreprise.  Les écarts entre budget et réel sont-ils régulièrement analysés ? Soumis à approbation ?  Les critères servant à distinguer les immobilisations et les charges sont-ils clairement définis ?  Les taux d’amortissement à utiliser sont-ils autorisés par la Direction ? ACQUISITION D’IMMOBILISATIONS :  Les achats d’immobilisations sont-ils précédés par : - des études comparatives de matériels ? - des appels d’offres ? - des études comparatives de financement ?  Ces éléments sont-ils soumis au signataire de la commande ?  Le signataire vérifie-t-il que la commande est conforme au plan d’investissement ?  Pour les dépenses supérieures à un certain montant l’autorisation du Conseil d’Administration est-elle nécessaire ?  Les commandes importantes prévoient-elles des clauses de pénalités pour retard de livraison ? APPRECIATION DU CONTROLE INTERNE IMMOBILISATIONS LISTE DES CONTROLES POSSIBLES CHAPITRE SECTION FOLIO  Les acquisitions d’immobilisations sont-elles autorisées par des personnes responsables ?  S’il y a des succursales, fait-on approuver les acquisitions au-dessus d’un certain montant ? Comment contrôle-t-on les acquisitions ?  Existe-t-il des procès-verbaux de réception (ou bons) prénumérotés ?  La qualité des acquisitions est-elle contrôlée ?  Les factures sont-elles contrôlées, avant paiement, quant à la qualité des immobilisations reçues, aux prix, calculs... ?  Ces contrôles sont-ils matérialisés ?  Pour les paiements voir Trésorerie Dépenses, Section 34.  Les factures sont-elles enregistrées dès leur réception pour permettre une récupération rapide de la T.V.A., même si les factures n’ont pas encore le bon à payer ?  Pour les installations importantes, le service comptable est-il informé des dates de mise en service effectives ?  L’utilisation réelle des immobilisations est-elle régulièrement examinée pour déterminer les immobilisations à céder, mettre au rebut, ou déprécier ?  Le paiement des acomptes est-il contrôlé ? APPRECIATION DU CONTROLE INTERNE IMMOBILISATIONS LISTE DES CONTROLES POSSIBLES CHAPITRE SECTION FOLIO CESSIONS D’IMMOBILISATIONS – RETRAITS :  Les ventes ou mises au rebut sont-elles dûment autorisées ?  Les ventes ou mises au rebut font-elles l’objet d’un bon de sortie (ou document équivalent). - prénuméroté. - Transmis régulièrement à la comptabilité.  La séquence numérique des bons de sortie d’im- mobilisation est-elle contrôlée pour vérifier que : - toutes les ventes sont facturées ? - toutes les ventes et mises au rebut sont sorties du fichier d’immobilisations ? - toutes les ventes et mises au rebut sont sorties des comptes d’immobilisations ?  Vérifie-t-on les encaissements des prix de ventes ?  Existe-t-il des comptes rendus périodiques des éléments d’immobilisations devenus inutilisables ou nécessitant des réparations ?  Les destructions d’immobilisations font-elles l’objet d’un constat officiel ?  Les immobilisations entièrement dépréciées, mais encore en service sont-elles maintenues dans les comptes ? COMPTABILISATION DES IMMOBILISATIONS :  Les imputations comptables des factures et de cession sont-elles contrôlées par un responsable ?  Comment procède-t-on pour les immobilisations de faible montant ? APPRECIATION DU CONTROLE INTERNE IMMOBILISATIONS LISTE DES CONTROLES POSSIBLES CHAPITRE SECTION FOLIO  Existe-t-il des états détaillés faisant ressortir le total des immobilisations pour chaque section usine ?  Ces états sont-ils intégrés à la comptabilité générale ?  Quel est le traitement comptable des immobilisations produites par soi-même ?  Existe-t-il un système de prix de revient par projet pour les productions d’immobilisations de l’entreprise par elle-même (éventuellement se reporter aux stocks) ?  Les amortissements sont-ils comptabilisés régulièrement ?  Le système de calcul des amortissements permet-il de dissocier aisément le montant des amortissements « normaux » et dérogatoires ?  Les comptes d’immobilisations sont-ils régulièrement rapprochés du fichier des immobilisations ?  Les écarts décelés lors de ces rapprochements sont-ils expliqués ?  Les régularisations sont-elles soumises à l’approbation d’un responsable ? ENCAISSEMENT DES REVENUS :  Le système permet-il de s’assurer que tous les revenus relatifs aux immobilisations sont enregistrés dans la bonne période et encaissés : - revenus des immeubles ? - redevances ? - dividendes ? - ... APPRECIATION DU CONTROLE INTERNE IMMOBILISATIONS LISTE DES CONTROLES POSSIBLES CHAPITRE SECTION FOLIO FICHIER DES IMMOBILISATIONS :  Existe-t-il un fichier des immobilisations, mentionnant : - la description ? - le numéro d’identification ? - la localisation ? - le coût d’acquisition (y compris les coûts de rénovation et de transformation) ? - la valeur fiscale à retenir (en cas de fusion, apports partiels...) ? - la date de mise en service ? - la méthode et le taux d’amortissement ? - les dates des inspections physiques ?  Des relevés détaillés, plans d’implantation et dossiers sont-ils conservés pour connaître individuellement les terrains, les bâtiments, les machines et les équipements ?  Ce fichier est-il régulièrement rapproché des existants physiques ?  Les écarts sont-ils analysés ?  Les corrections sont-elles soumises à l’approbation d’un responsable ? INSPECTION PHYSIQUE DES IMMOBILISA- TIONS :  Les immobilisations font-elles régulièrement l’objet d’un inventaire physique ?  Comment détermine-t-on le matériel à mettre au rebut ?  Comment détermine-t-on le taux d’utilisation de certaines immobilisations ? APPRECIATION DU CONTROLE INTERNE IMMOBILISATIONS LISTE DES CONTROLES POSSIBLES CHAPITRE SECTION FOLIO  Les immobilisations détenues par des tiers sont-elles régulièrement : - physiquement contrôlées par une personne de la société ? - confirmées par le tiers qui les détient ?  Les nantissements sont-ils dûment autorisés ?  La procédure permet-elle d’assurer une comptabilisa- tion exhaustive des nantissements ainsi autorisés ?  Existe-t-il une procédure permettant l’identification des immobilisations qui comportent des clauses de réserve de propriété ? PROTECTION DES ACTIFS : Protection physique.  L’accès aux actifs qui peuvent être facilement déplacés (outillage, petit matériel) est-il suffisamment protégé ?  Les titres de propriété sont-ils : - tous au nom de la société ? - conservés dans un coffre ou chez un tiers de confiance ? Assurance.  Comment détermine-t-on la valeur d’assurance des immobilisations ?  Comment l’actualisation des capitaux assurés est-elle calculée ?  L’évaluation périodique par un Cabinet d’expertise générale est-elle réalisée ? APPRECIATION DU CONTROLE INTERNE IMMOBILISATIONS LISTE DES CONTROLES POSSIBLES CHAPITRE SECTION FOLIO Entretien.  Existe-t-il des contrats d’entretien avec les constructeurs ?  Ces contrats font-ils l’objet d’une autorisation comparable à celle des acquisitions ?  Un service « entretien général » a-t-il été créé ?  Existe-t-il un calendrier d’entretien préventif des machines ?  La réalisation des travaux d’entretien est-elle contrôlée ? SUIVI DES ENGAGEMENTS : Si les acquisitions sont faites en location vente : - les acquisitions sont-elles soumises aux mêmes procédures que ci-dessus ? - la procédure de suivi des engagements correspondants est-elle suffisante pour assurer l’exhaustivité des informations hors bilan ? Existe-t-il un système de suivi régulier (par nature et en valeur) des commandes fermes d’immobilisations non encore honorées ? IMMEUBLES :  Comment s’assure-t-on que les dépenses de construction correspondent au coût normal des ordres passés ?  Comment contrôle-t-on les devis ?  Comment analyse-t-on les dépassements par rapport aux devis initiaux (motifs, calculs) ? APPRECIATION DU CONTROLE INTERNE IMMOBILISATIONS LISTE DES CONTROLES POSSIBLES CHAPITRE SECTION FOLIO  Ce contrôle qualitatif des travaux est-il fait par des experts ? MATERIEL ET OUTILLAGE :  Identifie-t-on tous les matériels par un numéro collé ou peint ? A quel moment ? uploads/Finance/ controle-interne-immobilisations.pdf