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REFERENTIEL DE CONTROLE INTERNE COMPTABLE ET FINANCIER UNIVERSITE PIERRE ET MAR

REFERENTIEL DE CONTROLE INTERNE COMPTABLE ET FINANCIER UNIVERSITE PIERRE ET MARIE CURIE – PARIS 6 SORBONNE UNIVERSITES 1 CICF – 2014 PREAMBULE Selon les termes de l'article 37 de la loi organique relative aux lois de finances (LOLF) du 1er aout 2001, les comptables publics, chargés de la tenue et de l'établissement des comptes, veillent au respect des principes et des règles de la comptabilité générale, notamment à l'enregistrement des droits et obligations et au respect des procédures. Leur responsabilité en matière de qualité comptable les implique très fortement dans le contrôle interne comptable et financier, tant pour la maîtrise des risques comptables qu'ils gèrent que pour les procédures gérées par les autres acteurs. Cette responsabilité s'ajoute à celle qu'ils s'assument en matière de régularité de l'exécution des recettes et des dépenses. Le décret n°1012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire comptable et publique (GBCP) oblige désormais à une séparation des taches relevant de l'ordonnateur de celles relevant du comptable avec une comptabilité budgétaire et une comptabilité générale. Pour répondre aux exigences de la LOLF et aux attentes du certificateur, l'UPMC a mis en place un service de contrôle interne comptable et financier chargé d'analyser la pertinence des dispositifs de contrôle existants devant permettre d'en souligner les points forts et de procéder aux réajustements nécessaires. Les dispositifs déjà existants doivent être renforcés pour tenir compte des nouvelles responsabilités des gestionnaires placés au niveau de l'ordonnateur et ceux placés du côté du comptable. Le présent document expose l'approche générale du contrôle interne comptable et financier (CICF), identifie les acteurs impliqués dans le CICF, leurs rôles respectifs ainsi que les outils qu'ils mobilisent et enfin, définit les modalités d'analyse des risques comptables et financiers. 2 CICF – 2014 APPROCHE GENERALE DU CICF I - LE CONTROLE INTERNE COMPTABLE ET FINANCIER 1. Définition Le contrôle interne comptable et financier se définit comme l'ensemble des dispositifs organisés, formalisés et permanents, choisis par l'encadrement et mis en œuvre par les responsables de tous niveaux, pour maîtriser le fonctionnement de leurs activités comptables et financières. Ces dispositifs sont destinés à fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation et à l'objectif de qualité comptable. 2. Périmètre Le CICF s'étend à tous les acteurs qui produisent de l'information comptable. Son champ couvre la comptabilité d'exercice et l'ensemble des procédures qui aboutissent à une écriture comptable. Ce périmètre exclut les champs budgétaires (mise à disposition des crédits) qui relève du contrôle interne budgétaire (CIB) et décisionnels (engagement juridique), ainsi que la comptabilité analytique et d'analyse de couts (contrôle de gestion). Il est à noter que l'engagement juridique entre dans le périmètre du CICF dès lors qu'il constitue une pièce justificative pour la comptabilité générale. C'est notamment le cas dans le cadre des opérations d'inventaire pour déterminer les charges à payer, les charges constatées d'avance, les provisions… 3 CICF – 2014 3. Qualité comptable L'objectif de qualité comptable se définit autour de l'image fidèle des comptes financiers que doit produire annuellement l'UPMC. Selon le § 120-1 du plan comptable générale « La comptabilité est un système d’organisation de l’information financière permettant de saisir, classer, enregistrer des données de base chiffrées et présenter des états reflétant une image fidèle du patrimoine et de la situation financière. » La qualité comptable s'apprécie au regard du respect de 6 critères clairement définis : Régularité Sincérité Exactitude Image Fidèle Rattachement Imputation Exhaustivité Réalité Justification Présentation et bonne information information Totalité Non contraction 4 CICF – 2014 3.1 Régularité Les opérations financières conduisant à des enregistrements comptables doivent être conforme aux lois et règlements en vigueur. Il existe trois sous-critères : - Réalité des opérations : les éléments d'actifs et de passif, hors les amortissements et les provisions, les engagements ainsi que les charges et les produits inscrits en comptabilité existent réellement et sont bien rattachés à l'entité. - Justification des opérations : tous les éléments enregistrés en comptabilité sont justifiés par une pièce. - Présentation et bonne information : les postes sont décrits conformément aux normes applicables à l'information financière. Les opérations sont présentées conformément aux normes en vigueur. 3.2 Sincérité Application sincère des règles afin de traduire la connaissance que les responsables de l'établissement des comptes ont de la réalité et de l'importance relative des éléments comptabilisés (cas des calculs et évaluation à partie d'éléments externes à la comptabilité). Cette problématique trouve toute sa portée dans le cadre de la comptabilité d'exercice en particulier au travers des écritures de provision et des engagements hors bilan. 3.3 Exactitude Correcte évaluation chiffrée des actifs et des passifs, des engagements, ainsi que des charges et des produits, enregistrés en comptabilité. Ce critère est applicable surtout en matière d'immobilisations et de stocks, il a un rapport direct avec les calculs de liquidation. 3.4 Exhaustivité La totalité des droits et obligations de l'entité sont enregistrées de façon détaillée en comptabilité. Il existe deux sous-critères : - Totalité : Tous les droits et obligations de l'entité sont enregistrés - Non contraction : les droits et obligations de l'entité sont enregistrés sans contraction d'aucune sorte entre eux. 5 CICF – 2014 3.5 Imputation L'information comptable et financière est comptablement imputée à la subdivision adéquate du plan de compte. L'UPMC est régie par l'instruction codificatrice N°10-032 M93 du 21 décembre 2010. 3.6 Rattachement Enregistrement définitif en comptabilité des opérations se rattachant à une période comptable donnée. Les opérations sont enregistrées dans les plus brefs délais au cours de l'exercice et leur comptabilisation répond au principe d'indépendance des exercices. II – LES PROCESSUS COMPTABLES ET FINANCIERS 1. Notion L'activité comptable et financière de l'UPMC est découpée selon 9 cycles dans lesquels 34 processus ont été déterminés. Un cycle est un ensemble cohérent de processus et de classes de comptes. Un processus est un ensemble de taches réalisées par différents opérationnels participant d'une même activité placée sous l'empire de normes juridiques spécifiques, rattachée à un ensemble de comptes principaux, pour produire un résultat commun. L'information comptable circule le long du processus. 2. La cartographie des processus 6 CICF – 2014 CYCLE CHARGE Processus commande publique - Achats de fonctionnement : consommation de l'exercice - Opérations de travaux Processus baux - Location mobilière - Charges locatives Processus Action sociale Processus Carte achats Processus Missions Processus opérations fin d'exercice - Fournisseurs factures non parvenues - Charges à payer - Charges constatées d'avance CYCLE PRODUITS Processus Produits des activités Processus Recherches - Prestations de recherche - Recherches en cours Processus Formation continue Processus Droits universitaires Processus Subventions Processus Taxe d'apprentissage Processus Opérations de fin d'exercice - Produits constatés d'avance - Produits à recevoir 7 CICF – 2014 CYCLE IMMOBILISATIONS ET STOCKS Processus immobilisations incorporelles Processus Immobilisations corporelles (hors parc immobilier) Processus Parc immobilier Processus Stocks - Stocks et en cours CYCLE TRESORERIE Processus Trésorerie CYCLE DETTES/CREANCES Processus TVA - TVA Collectée - TVA Déductible Processus Avances et acomptes - Avances et acomptes versés sur commandes - Avances et acomptes reçus sur commandes CYCLE ETATS FINANCIERS Processus Réconciliation dettes et créances - Réconciliation dettes/créances avec l'Etat - Réconciliation dettes/créances autres entités Processus production des états financiers - Bilan - Compte de résultat - Annexe 8 CICF – 2014 CYCLE ENGAGEMENTS / PROVISIONS Processus engagements hors bilan La norme comptable de l'État n°13 précise que « les engagements portés en annexe des comptes de l’État répondent à la définition générale des passifs éventuels qui consistent : - soit en une obligation potentielle de l’État à l’égard de tiers résultant d’événements dont l’existence ne sera confirmée que par la survenance, ou non, d’un ou plusieurs événements futurs incertains qui ne sont pas totalement sous le contrôle de l’État ; - soit en une obligation de l’État à l’égard de tiers dont il n’est pas probable ou certain qu’elle provoquera une sortie de ressources nécessaire à l'extinction de l'obligation ». Les engagements hors bilan constituent donc toutes les obligations de l’UPMC autres que celles qui doivent être exprimées au bilan ou au compte de résultat ou qui n'y sont traduits que de façon incomplète. Eu égard à la définition donnée ci-dessus, les engagements peuvent pratiquement comprendre tous les types d’obligations ; il n'est donc pas possible d'en donner a priori une liste exhaustive. L’engagement doit être d'importance significative, eu égard notamment au coût de son obtention. L'importance ici considérée est celle de l'engagement (par exemple : important volume de cautions) ; cette notion est différente de celle de l'appréciation du risque (qui, elle, a toute son importance pour le calcul de la provision). Le caractère significatif de l'information est donc à apprécier en fonction de la nature de chaque engagement. Des engagements de nature différente ne doivent pas être cumulés ; les engagements doivent être classés par nature, sans compensation pour des opérations de sens différent. Le principe de non- compensation, qui concerne les actifs, passifs, charges et produits, doit être étendu à l'ensemble des actifs et passifs potentiels que constituent les engagements. Liste, non exhaustive, des engagements à recenser par l'UPMC et ne faisant pas l’objet d’une provision : - les garanties données à des uploads/Finance/ audit-procus-pdf.pdf