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Chapitre V. : La lettre d’affaires, utilité et prescriptions légales La lettre

Chapitre V. : La lettre d’affaires, utilité et prescriptions légales La lettre d’affaires, son utilité La lettre d’affaires, son utilité et prescriptions légales et prescriptions légales 1. La lettre d’affaires «correspondance commerciale» La lettre d’affaires, autrefois «correspondance commerciale», comprend l'ensemble des lettres échangées entre commerçants ou avec des tiers non-commerçants à tous les moments de la vie d'une entreprise. C'est un moyen de communication très courant et qui demeure à nos jours très employé malgré les dernières inventions tels le télécopieur -fax-1 télex... L'entreprise, agent économique, joue un grand rôle dans la vie commerciale d'un pays et de ce fait, elle échange une importante correspondance avec : les fournisseurs ; les clients ; les transporteurs ; les assurances ; les banques ; et certaines administrations (Chèques postaux, Sécurité sociale, Inspection du travail, Impôts...). 2. Utilité et prescriptions légales 2.1. Au point de vue juridique La lettre est une preuve écrite susceptible d'être invoquée en cas de contestation. Effectivement, "l'article 3O du Code du Code de Commerce Algérien le stipule expressément " Tous contrats se constatent :  par actes authentiques2 ;  par actes sous signature privée3 ;  par facture acceptée4 ;  par les livres des parties5  par la correspondance... 1 Télécopieur : appareil qui permet de transmettre un document graphique par téléphone ; la rédaction reste de rigueur. 2 L'acte authentique est celui dans lequel un fonctionnaire public ou une personne chargée d'un service public constate, dans les formes légales et dans les limites de son pouvoir et de sa compétence, des faits qui ont lieu en sa présence ou des déclarations à lui faites par les intéressés. (art. 324 du Code Civil). 3 L'acte sous signature privée ou acte sous seing privé est réputé émaner de la personne à qui sont attribuées l'écriture et la signature y apposées... (art. 327 du Code Civil) ; la conclusion de cet acte ne nécessite pas la présence d'un fonctionnaire public. 4 Facture acceptée est le document commercial établi par l'expéditeur et envoyé à l'acheteur qui donne son aval quant au libellé. 5 Les commerçants ont tenu des livres bien avant que l'obligation leur en eût été imposée quand l'usage d'avoir des livres s'est fixé, les tiers qui traitent avec le commerçant ont pu demander que ces livres leur soient présentés et l'inscription sur les livres est devenue un mode de preuve usuel des opérations commerciales. 31 Chapitre V. : La lettre d’affaires, utilité et prescriptions légales Conformément aux dispositions de l'article 3O, la lettre vaut contrat : des obligations naissent entre acheteurs et vendeurs dès l'instant que leur accord est prouvé par les termes des lettres revêtues de leur signature. De ce fait, et très fréquemment, la production de la lettre suffira à déterminer la responsabilité de chacune des parties. En outre, pour étayer l'importance de la lettre, nous nous référons à l'article 12 du Code de Commerce Algérien qui stipule "les correspondances reçues et les copies de lettre envoyées doivent être classées et conservées pendant dix ans". 2.2. Au point de vue gain de temps La lettre évite des pertes de temps et des déplacements inutiles. A cet effet, la lettre aura audience avec le correspondant qu'il soit proche ou éloigné, même dans le cas où il serait difficile d'obtenir un entretien avec lui du fait de son poste de travail. 2.3. La lettre, moyen de communication discret et rapide L'entreprise entretient de multiples relations avec des tiers et il n'est pas rare qu'elle ne soit en rapport que par écrit avec eux. 2.4. La lettre, moyen de confirmation Il arrive qu'une affaire soit conclue verbalement soit lors d'un entretien ou d'une communication téléphonique, il est d'usage de confirmer par lettre pour faire le point des conclusions auxquelles les deux parties ont abouti. La lettre est, en fait, le moyen le plus sûr et le plus commode pour conclure les affaires et régler les différends qui peuvent en résulter. 32 Chapitre V. : La lettre d’affaires, utilité et prescriptions légales 3. Analyse d’une lettre d'affaires L’analyse de la lettre se fait avec la technique du « brainstorming ». Cas pratique n°1 a. Voici une lettre adressée à un éditeur a.1. Analyse 1. Quel est l'objet de cette lettre ? Est-il clairement indiqué ? 2. Quel est le ton général ? 3. Formulez librement remarques et critiques. 4. Quels sont les éléments de tous ordres qu'il faudrait ajouter à cette lettre pour l’expédier ? 33 Objet : lettre à un éditeur Alger, le 27 avril 2004 Monsieur, Nous vous prions de bien vouloir nous adresser votre dernier catalogue concernant les ouvrages scolaires édités par votre maison à l'intention des établissements d'enseignement technique. Une réponse rapide de votre part nous permettrait de passer aussitôt commande des livres dont nous avons besoin. Veuillez agréer, Monsieur, nos salutations distinguées. uploads/Finance/ 04-lettre-d-x27-affaires.pdf