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1.Introduction à la notion de tableur 1.1. Qu'est-ce qu'un tableur ? Un tableur

1.Introduction à la notion de tableur 1.1. Qu'est-ce qu'un tableur ? Un tableur (ou chiffrier électronique) est un logiciel permettant de manipuler des données numériques et d'effectuer automatiquement des calculs sur des nombres stockés dans un tableau. Il est ainsi possible d'automatiser des calculs complexes mettant en jeu un grand nombre de paramètres en créant des tableaux appelés feuilles de calcul. De plus les tableurs permettent également de créer facilement des représentations graphiques à partir des données saisies : • histogrammes • courbes • diagrammes à secteurs • ... Ainsi le tableur est un outil pouvant servir aussi bien pour des activités de secrétariat afin de saisir et d'organiser de nombreuses données, mais aussi à un niveau stratégique et décisionnel en permettant de créer des représentations graphiques synthétisant les informations. 1.2. Les principaux tableurs Il existe de nombreux tableurs développés par les grands éditeurs. Les principaux tableurs sont : • Microsoft Excel, de la suite bureautique Microsoft Office • Sun StarOffice Calc, de la suite StarOffice • OpenCalc, de la suite OpenOffice • IBM/Lotus 1-2-3 de la suite SmartSuite • Corel Quattro Pro de la suite WordPerfect • KSpread de la suite libre KOffice sous Linux Les exemples des articles suivants s'appuient sur le tableur Microsoft Excel, pour autant les autres tableurs possèdent les mêmes fonctionnalités. Ce document est issu de Comment Ça Marche (www.commentcamarche.net) est mis à disposition sous les termes de la licence Creative Commons. Vous pouvez copier, modifier des copies de cette page, dans les conditions fixées par la licence, tant que cette note apparaît clairement. 1/24 2. L'interface d'Excel 2.1. Présentation d'Excel Microsoft Excel est le tableur de la suite bureautique Microsoft Office. Pour le lancer il suffit de cliquer sur l'icône appropriée de votre menu Démarrer (sous Windows) ou bien de cliquer sur un fichier Excel (dont l'extension est .xls). Un document Excel est appelé classeur, il contient une ou plusieurs feuilles de calcul, présentes sous formes d'onglets en bas de page. 2.2. Présentation de l'interface L'interface de Microsoft Excel est présentée ci-dessous : Elle est composée de divers éléments : 1. Une barre de titre indiquant le nom de l'application ainsi que le nom du classeur ouvert 2. Une barre de menu permettant d'accéder aux différentes fonctions du tableur 3. Une barre d'outils proposant sous forme d'icônes des accès direct aux principales fonctionnalités. Il est intéressant de noter que cette barre peut-être personnalisée afin de vous permettre de mettre des raccourcis vers les fonctionnalités que vous utilisez le plus 4. Une barre de formules donnant l'adresse de la cellule sélectionnée et indiquant son contenu. La barre de formule vous permet ainsi de saisir les données à insérer dans les cellules 5. La feuille de calcul est l'élément clé du tableur, c'est le tableau contenant toutes les cellules. En bas de la feuille de calcul affichée se trouvent des onglets permettant de passer d'une feuille de calcul à une autre. 6. La barre d'état donne des informations sur les actions à entreprendre. Par défaut le message prêt est affiché dans la barre d'état 2/24 3. Les feuilles de calcul Un tableur présente les données et les formules sous forme d'un tableau (lignes et colonnes) appelé feuille de calcul. Une feuille de calcul est constitué de lignes (numérotées à l'aide de chiffres) et de colonnes (numérotées à l'aide de lettres). Le croisement d'une ligne et d'une colonne est appelé cellule. Une cellule est donc repérée par un nombre et une lettre. Une feuille de calcul peut ainsi contenir jusqu'à 65536 lignes et 256 colonnes, soit plus de 16 millions de cellules. Chacune des cellules de la feuille de calcul peut contenir des valeurs. Ces valeurs sont soit saisies directement (nombres, texte, date, ...) ou bien calculées automatiquement; par le tableur on parle alors de formules, c'est-à-dire des expressions permettant de calculer une valeur, éventuellement en fonction des valeurs d'une ou plusieurs autres cellules de la feuille de calcul. Le tableur possède ainsi un grand nombre de fonctions intégrées permettant d'effectuer des calculs mathématiques, statistiques, ... Voici un exemple de feuille de calcul contenant des notes d'élèves et dont les moyennes sont calculées automatiquement par le tableur : 4. Les cellules 4.1. La notion de cellule On appelle "cellule" l'intersection entre une ligne (horizontale) et une colonne (verticale) de la feuille de calcul. Ainsi le nom de la ligne combiné au nom de la colonne donne les coordonnées d'une cellule (le terme d'adresse est parfois également utilisé). On distingue généralement deux types de coordonnées (appelés styles de référence) selon les tableurs : 3/24 • Le mode dit L1C1 (Ligne 1, Colonne 1) où la cellule est repérée par le numéro de ligne précédé de la lettre L et le numéro de la colonne précédé de la lettre C. L12C34 désignera ainsi la cellule à l'intersection de la 12ème ligne et la 34ème colonne. • Le mode dit A1 où les numéros de ligne sont repérés par des chiffres et les colonnes par des lettres. Ainsi AA17 désigne la cellule à l'intersection de la 27ème colonne et la 17ème ligne. La plupart des tableurs proposent de passer d'un mode à l'autre dans leurs options. Sous Excel et StarOffice, il suffit d'aller dans Outils > Options > Général et de cocher la case "Style de référence L1C1". 4.2. Références à une cellule Afin de pouvoir manipuler des données provenant de différentes cellules dans des calculs, il est nécessaire de pouvoir y faire référence. Il existe plusieurs façons de faire référence à une cellule : • référence absolue • référence relative • référence mixte • référence nommée 4/24 Référence absolue La référence absolue représente le moyen de désigner une cellule de façon unique dans une feuille de calcul. Selon le mode de référence (L1C1 ou A1) la référence absolue sera notée différemment : • En mode L1C1: la référence absolue à une cellule se fait en précédant le numéro de ligne par la lettre L et le numéro de la colonne par la lettre C. LNumeroLigneCNumeroColonne Par exemple L12C24 pour la cellule située à l'intersection de la ligne 12 et de la colonne 24. • En mode A1: la référence absolue à une cellule se fait en précédant le numéro de ligne et le numéro de la colonne par le signe $. $LettreColonne$NumeroLigne Par exemple $AC$34 pour la cellule située à l'intersection de la colonne notée AC et de la ligne 34. Référence relative La référence relative d'une cellule est l'expression de sa position par rapport à une autre cellule. Ainsi, une référence relative donne le décalage (en terme de nombre de lignes et de colonnes) entre la cellule (dîte de référence) et une cellule pointée (dîte cellule référencée). Par convention on note négativement un décalage vers le haut pour l'axe vertical et un décalage vers la gauche pour l'axe horizontal. • En mode L1C1: la référence relative à une cellule se fait en indiquant les coordonnées de la cellule entre parenthèses : L(NuméroDeLigne)C(NuméroDeColonne) Par exemple L(3)C(-2) pour la cellule situé 3 lignes plus bas et 2 colonnes à gauche par rapport à la cellule de référence : Lorsque le décalage est nul il n'est pas nécessaire de noter un zéro entre parenthèse. Ainsi L(0)C(12) peut être noté LC(12). • En mode A1 l'expression du décalage entre les cellules est masqué. En effet une référence relative en mode A1 est implicite : il suffit d'indiquer les coordonnées de la cellule pointée (référencée) sans indiquer de signe $ : 5/24 Référence mixte On appelle référence mixte, une référence dans laquelle la position horizontale de la cellule est exprimée de manière absolue et la position verticale de façon relative, ou inversement. • En notation L1C1 une référence mixte sera de la forme L2C(3) ou L(4)C17. • En notation A1 une référence mixte sera de la forme $C5 ou F$18. Référence nommée Il est possible de donner un nom à une cellule ou un groupe de cellule. Pour nommer une cellule sous Excel il suffit de sélectionner la cellule ou la plage de cellules à nommer puis d'aller dans Insertion > Nom > Définir Ainsi lorsqu'une cellule ou une plage de cellule possède un nom (le terme d'étiquette est parfois utilisé), il est possible d'y faire référence via le nom. Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque certaines cellules ou plages de cellules contiennent des données caractéristiques, car il est possible d'y faire référence via le nom même si la cellule ou le groupe de cellules a été déplacé. Dans une facture par exemple il est judicieux de donner un nom comme total_ht à la cellule donnant le total hors taxe des commandes. Vous pouvez également créer une cellule nommée TVA contenant l'indice de la TVA, ainsi lorsque vous déciderez de calculer le montant TTC, il suffira de faire le produit de la cellule nommé total_ht par la cellule nommée TVA. 4.3. Commentaire Il est possible d'ajouter un commentaire (parfois appelé annotation) à une cellule afin de fournir des informations additionnelles que l'on ne souhaite pas (ou que l'on ne peut pas) voir figurer uploads/s3/ tableur.pdf