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IMA DRC - 1 APPEL D’OFFRES VISANT la Signature des contrats cadres avec Les HOT

IMA DRC - 1 APPEL D’OFFRES VISANT la Signature des contrats cadres avec Les HOTELS à travers la RDC Référence de publication : A.O N°001/IMA/LTA HOTELS et services Connexes/2022 Alberto Galora Digitally signed by Alberto Galora DN: cn=Alberto Galora, o=IMA WORLD HEALTH, ou=Procurement & Logistics, email=agalora@imaworldheal th.org, c=US Date: 2022.07.11 15:12:33 +01'00' IMA DRC - 2 A - INSTRUCTIONS AUX SOUMISSIONNAIRES IMA WORLD HEALTH, lance le présent appel d’offres pour la sélection sociétés spécialisées dans hébergement de ses visiteurs et staff en mission et services connexes, dans les villes suivantes : Kinshasa, Beni, Walikale, Rutshuru/Kiwanja, Butembo, Musienene, Goma, Lubumbashi, Bukavu, Uvira, Shabunda, Bunia, Aru, Gbadolité, Gemena, Kisangani, Mbandaka, Matadi, Mbanza Ngungu, Kasa Ngulu, Kalemie, Isiro, Kamina, Kananga, Kikwit, Kindu, Mbuji Mayi et Tshikapa en vue de la signature d’un contrat cadre. Dans ce cadre, IMA WORLD HEALTH invite les sociétés professionnelles spécialisées dans le domaine d’hébergement à soumettre leurs offres. La soumission consiste à faire la meilleure proposition de rapport qualité/prix pour les services proposés et adaptés aux conditions exigées par IMA WORLD HEALTH conformément aux exigences techniques précisées dans les termes de référence ci-dessous. Lors de ses achats, IMA WORLD HEALTH accorde une attention particulière au rapport qualité-prix, tout en mettant toujours un accent particulier sur l’obtention des biens et /ou services de meilleure qualité qui est essentielle au succès de nos activités. Cet accent signifie que dans nos opérations, nous accordons une très grande priorité à l’assurance qualité. Les fournisseurs des biens ou services sont soigneusement évalués. 1. Préambule IMA WORLD HEALTH est une organisation confessionnelle sans but lucratif qui offre une vaste expertise dans le renforcement des systèmes de santé, la lutte contre les maladies tropicales négligées, le paludisme, le VIH/SIDA et les maladies non transmissibles et, des programmes de lutte contre la violence sexuelle et sexiste dans des contextes les plus difficiles et les situations de post-conflit à travers le monde. IMA WORLD HEALTH propose des solutions durables et efficaces aux problèmes de santé qui sont beaucoup courants dans le monde en développement. Pour bâtir des communautés plus saines en collaborant avec des partenaires clés afin de servir les personnes vulnérables, notre vision est la santé et le bien-être pour tous. La soumission consiste à faire la meilleure proposition de rapport qualité/prix pour les produits proposés et adaptés aux conditions exigées par IMA WORLD HEALTH conformément aux termes de référence ci- dessous. Tous les professionnels qui répondent aux critères développés dans les termes de référence sont invités à soumissionner. 2. Object de l’appel d’offres Le présent vise la sélection des fournisseurs de services d’hébergement, location de salle et restauration. La participation au marché est ouverte à égalité de conditions à toutes les sociétés dans ce domaine, professionnelles nationales ou ayant une représentation en RDC en règle vis-à-vis de la législation de l’Etat congolais 3. Planning de l’appel d’offres IMA DRC - 3 DATE HEURE* Date d’envoi 12 Juillet 2022 Date limite pour demander des clarifications à IMA 25 Juillet 2022 15h00 Dernier jour où IMA donne ces clarifications 25 Juillet 2022 16h00 Date limite de soumission des offres (date de réception, et non date d’envoi) 02 Août 2022 10h00 Session d’ouverture des offres par IMA 09 Août 2022 10h30 Notification d’attribution au soumissionnaire retenu 10h00 Signature du contrat 10h00 * Toutes les heures indiquées sont à l’heure locale de Kinshasa Ce planning est susceptible d’être modifié librement par IMA selon les contraintes rencontrées. 4. Préparation et soumission des offres 4.1 Format et contenu de l’Offre L’offre doit être constituée d’un exemplaire original placé dans une enveloppe extérieure non identifiable et scellée portant l’inscription « A ne pas ouvrir avant la session d’ouverture des offres » écrite en français. Cette enveloppe scellée non identifiable doit reprendre la référence suivante: A.O N°001/IMA/LTA HOTELS et services Connexes/2022 Pour les fournisseurs basés à Kinshasa, les offres seront soit envoyées par lettre recommandée ou service de courrier privé, soit remises en main propre (auquel cas un reçu sera délivré) aux adresses suivantes : Bureau IMA de Kinshasa, N° 1 Avenue Tissakin Concession Tissakin Commune de Ngaliema – Kinshasa/DR Congo Pour les fournisseurs basés en provinces, seront envoyées par email à l’adresse suivante : drcprocurement@imaworldhealth.org L’offre devra inclure au minimum les documents ci-dessous : - Une présentation de la Société soumissionnaire. Celle-ci devra inclure le cas échéant une présentation détaillée de l’implantation géographique du dans les différentes provinces du pays, Préciser le nombre de collaborateur et leur qualification. - Une description des expériences passées : liste des services similaires rendus et/ou la liste des clients (références) actuels et passés durant les 5 dernières années avec accent particuliers sur les organisations internationales et les multinationales. IMA DRC - 4 - Une description du personnel : organigramme de la structure. Brève description du gestionnaire de compte IMA (Joindre le CV) - La lettre de soumission de l’offre signée (Annexe A) - Questionnaire au soumissionnaire dûment rempli (Annexe B) - Offre financière (Annexe C) - Les documents légaux d’enregistrement (Identification Nationale, RCCM ou autres) L’offre devra être reçue au plus tard le 02 Août à 10h00. NB : les offres soumises en retard pourront être rejetées. 4.2 Questions et Clarifications Les soumissionnaires peuvent adresser leurs questions par écrit à l’adresse suivante, drcprocurement@imaworldhealth.org, idéalement par e-mail, ou par courrier postal, jusqu’à Sept (7) jours calendaires avant la date limite de soumission des offres, en y indiquant la référence de publication ainsi que le titre de l’Appel d’Offres. Si IMA de sa propre initiative ou en réponse à une demande d’un candidat, ajoute ou clarifie des informations au dossier d’appel d’offres, ces informations seront envoyées par écrit et partagées en même temps avec tous les autres soumissionnaires potentiels. Tout soumissionnaire qui cherchera à organiser une réunion privée avec IMA pendant la durée de l’appel d’offres risquera d’être exclu de la procédure d’appel d’offres. 4.3 Réunion de clarification/ visite des locaux Aucune réunion de clarification / visite des locaux du fournisseur sélectionné prévue avant attribution finale du marché. 4.4 Éligibilité La participation à l’appel d’offres est ouverte aux fournisseurs pré qualifiés IMA. 4.5 Période de validité Les fournisseurs s’engagent à soumettre une offre qui restera valide pour une période de Quatre-vingt-dix (90) jours à compter de la date limite de soumission des Offres. 4.6 Langue Les offres ainsi que toute la correspondance et tous les documents relatifs à l’offre échangés entre le soumissionnaire et IMA doivent être rédigés en Français Les documents justificatifs et autres documents fournis par le soumissionnaire peuvent être rédigés dans une autre langue, pourvu qu’ils soient accompagnés d’une traduction exacte en Français Toutefois, pour l’interprétation de l’offre, la version Française prévaudra. 4.7 Devise Les offres devront être présentées en USD, HORS TVA. IMA DRC - 5 4.8 Coûts de préparation des offres Le soumissionnaire supportera l’ensemble des coûts liés à la préparation et/ou au dépôt de sa soumission, que celle- ci soit ou non retenue. IMA ne sera en aucun cas responsable ou redevable desdits coûts, indépendamment du déroulement ou du résultat de la procédure d’achat. 4.9 Modification ou retrait des offres Les soumissionnaires peuvent modifier ou retirer leur offre par une notification écrite avant la date limite de soumission des offres indiquée au point 3. Aucune offre ne pourra être modifiée passé cette date. Les retraits seront fermes et définitifs et mettront fin à toute participation à la procédure d’appel d’offres. 4.10 Scellage et marquage des Offres Le Soumissionnaire devra sceller dans une enveloppe les OFFRES Techniques et Financières. L’enveloppe extérieure ne doit porter aucune mention du soumissionnaire. Elle doit porter la mention suivante : A.O N°001/IMA/LTA HOTELS et services Connexes/2022 4.11 Modalités de paiement Pour recevoir un paiement, le fournisseur doit fournir la facture Si ce document a été correctement préparé, IMA émettra endéans 30 jours un paiement par virement bancaire au compte bancaire du fournisseur. 4.12 Offres reçues en retard Les offres arrivant après l’heure et la date limite pourront être rejetées et renvoyées à l’expéditeur, soit rejetées. 4.13 Prolongations des dates de validité des offres Quand cela s’avère nécessaire et approprié en fonction des circonstances, IMA peut exiger par écrit que les soumissionnaires prolongent la date de validité de leur offre. Les soumissionnaires qui s’y refuseront verront leur offre disqualifiée. Les soumissionnaires qui accordent une prolongation n’ont pas l’autorisation et n’ont pas besoin de modifier leur offre mis à part la date de validité. 4.14 Ethique IMA porte une attention particulière aux valeurs éthiques de ses fournisseurs et prestataires et souhaite travailler avec des partenaires prêts à se conformer aux Règles Ethiques de base du Commerce International. Les soumissionnaires se doivent de lire et de comprendre les Règles des Bonnes Pratiques Commerciales telles que définies par IMA et s’engagent à les respecter en signant la « Déclaration de conformité & d’engagement à respecter les Règles des Bonnes Pratiques Commerciales d’IMA » jointe en Annexe D. 5. Qualifications et expériences attendues des soumissionnaires Les Soumissionnaires devront répondre aux critères minimums suivants : - Etre spécialisé dans le domaine concerné - Etre enregistrée auprès des autorités compétentes et avoir l’autorisation d’exercer en uploads/s1/ima-220711-01-03.pdf