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Sage ERP X3 – Outils avancées Sage ERP X3 - Outils avancés Sage 2011 Page 70 « Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ». 7. EPURATION ET HISTORISATION 7.1. PRINCIPES DE BASE Les fonctions d'épuration ou d’historisation traitent les données : - De type mouvement uniquement (on n’épure ou on n’archive pas les clients ou les articles, mais les factures, les commandes, les écritures) - Définies sous la forme de groupes de tables liées. - Satisfaisant certaines conditions de cohérence (formules d'épuration) fournies en standard mais modifiables en spécifique. - Ayant atteint ou dépassé une période de conservation prédéfinie (paramètres d'épuration et d’archivage). Les fonctions d’historisation supposent la création d’un dossier dans lequel les données archivées vont être stockées et se définissent par groupe de tables. L’historisation transfère définitivement les données archivables (i.e. répondant aux critères), datées de plus de N1 jours ou mois, dans le dossier archive. L’épuration épure définitivement les données non archivables, datées de plus de N’1 jours ou mois, et les données archivées datées de plus de N2 jours ou mois. purge and archive Basic principles process the data Movement type only (we do not purge or archive customers or items, but invoices, orders, writings) Defined as groups of related tables. - Satisfying certain consistency conditions (purging formulas) provided as standard but modifiable in specific. - Having reached or exceeded a predefined retention period (purging and archiving parameters). The archiving functions assume the creation of a folder in which the archived data will be stored and are defined by group of tables. Archiving permanently transfers archivable data (i.e. meeting the criteria), dated more than N1 days or months, into the archive file. Purging permanently removes non-archivable data, dated more than N1 days or months, and archived data older than N2 days or months. Sage ERP X3 – Outils avancées Sage ERP X3 - Outils avancés Sage 2011 Page 71 « Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ». Une sauvegarde est indispensable, car ces opérations sont irréversibles et l’épuration conduit à une suppression de données. Le paramétrage des règles d'épuration permet de définir les durées de vie à partir desquelles des mouvements peuvent être épurés ou archivés, en suivant des règles de cohérence par groupes de table définis par ailleurs. L'archivage se fait par transfert des données d'une table du dossier vers une table de même structure (à deux champs près, CREHISDAT et CREHISUSR, qui permettent de connaître les dates et opérateurs ayant historisé la donnée). Cette table est définie dans un dossier dédié, qui utilise par ailleurs le dossier courant comme dossier mère, et dont la création est faite automatiquement lors du premier archivage. L'intérêt de cette façon de faire réside dans le fait que les fonctions de consultation sur les données de l'historique fonctionnent alors par simple connexion sur ce dossier, de la même façon qu'elles fonctionnent sur le dossier en cours. A backup is essential, because these operations are irreversible and the purification leads to the deletion of data. The configuration of the purging rules makes it possible to define the lifetimes from which movements can be purged or archived, by following consistency rules by groups of tables defined elsewhere. Archiving is done by transferring data from a table in the file to a table with the same structure (except for two fields, CREHISDAT and CREHISUSR, which make it possible to know the dates and operators having historized the data). This table is defined in a dedicated folder, which also uses the current folder as the parent folder, and which is created automatically during the first archiving. The advantage of this way of doing things lies in the fact that the consultation functions on the historical data then work by simply connecting to this file, in the same way as they work on the current file. Sage ERP X3 – Outils avancées Sage ERP X3 - Outils avancés Sage 2011 Page 72 « Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ». 7.2. CREATION D’UN DOSSIER D’HISTORISATION Les progiciels Sage sont susceptibles de gérer, par le biais de fonctions d'épuration / archivage, le transfert vers des archives ou la purge de mouvements qui n'évoluent plus, et qui sont considérés comme suffisamment anciens pour ne plus être consultés fréquemment. Développement > Utilitaire > Dossiers > Création dossier historisé Un dossier historisé est un dossier particulier, associé au dossier d’exploitation, qui se définit par : - Un nom (HDOSSIER par défaut). - Des paramètres de taille globale. - Des paramètres base de données. - Un coefficient exprimant la taille des tables historisées par rapport aux tailles des tables d’origine. - Un profil menu, donnant accès à des fonctions de consultation, qui sera le profil par défaut quand on entrera dans ce dossier. Remarque : Il est en général intéressant de définir ce dossier historisé sur d’autres volumes disques, pour des raisons de performance. Il peut même être intéressant de l’installer sur un autre serveur, pourvu que Sage X3 ait été installé sur le serveur en question. Il est à noter que la création d’un dossier historisé sur un autre serveur n’est pas automatisée, mais il est parfaitement possible, une fois que ce dossier est créé avec des tailles qui peuvent être minimales, de le déplacer sur un autre serveur. Pour que ceci fonctionne ensuite, il faudra : - Modifier le paramètre HISDOS et y mettre le chemin d’accès au dossier avec la syntaxe serveur@DOSSIER - Modifier le cas échéant le paramètre HISCOE (coefficient d’augmentation de tables) Sage software packages are likely to manage, by means of purification / archiving functions, the transfer to archives or the purging of movements which no longer evolve, and which are considered as old enough not to be consulted frequently. An archive folder is a specific folder associated with the operating folder, which is defined by: - A name (HDOSSIER by default). - Global size parameters. - Database parameters. - A coefficient expressing the size of the historical tables compared to the sizes of the original tables. - A menu profile, giving access to consultation functions, which will be the default profile when entering this folder. It is generally beneficial to set this archive folder on other disk volumes, for performance reasons. It may even be interesting to install it on another server, as long as Sage X3 has been installed on the server in question. It should be noted that the creation of a historized folder on another server is not automated, but it is perfectly possible, once this folder is created with sizes which may be minimal, to move it to another server . For this to work afterwards, you will need: - Modify the HISDOS parameter and put the path to the folder with the server @ FOLDER syntax - Modify if necessary the HISCOE parameter (coefficient of increase of tables) Sage ERP X3 – Outils avancées Sage ERP X3 - Outils avancés Sage 2011 Page 73 « Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ». Il est à noter qu’à partir du moment où les tables d’un groupe sont déclarées historisées, le traitement d’historisation va les créer, les dimensionnant en appliquant à la table d’origine le coefficient multiplicateur défini à la création et stocké dans HISCOE. Ce paramètre ne sert donc que s’il n’y a pas encore eu d’historisation. It should be noted that from the moment the tables of a group are declared historized, the historization processing will create them, dimensioning them by applying to the original table the multiplying coefficient defined at creation and stored in HISCOE. This parameter is therefore only useful if there has not yet been historization. Sage ERP X3 – Outils avancées Sage ERP X3 - Outils avancés Sage 2011 Page 74 « Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ». 7.3. DEFINITION DES REGLES D’EPURATION ET D’HISTORISATION Ces règles sont fournies en standard dans le progiciel, leur modification relève de développement spécifique. Développement > Dictionnaire données > Ouverture au paramétrage > Historisation / Epuration On associe à un code : - Un groupe de tables liées - Des informations de sélection - Société - Site - Date de référence - Des formules qui doivent être vérifiées pour que l’épuration soit possible Un traitement de contrôle standard, personnalisable par un traitement spécifique complémentaire Remarque : Dans cet exemple, la date de référence utilisée pour savoir quels contrats d’achat peuvent être épurés est la date DAT (date de calcul de la statistique). Ainsi, on épurera les contrats datés de plus de N jours. Tables mises en œuvre Nom de la table Abréviation Contenu AHISTO AHI Règles d’historisation et d’épuration AHISTOD AHD Formules d’épuration These rules are provided as standard in the software package, their modification requires specific development. We associate with a code: - A group of linked tables - Selection information - Society - Site - Reference date - Formulas that must be verified for uploads/s1/epuration-et-historization-purge-and-archive-sage-x3.pdf