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Filière des Attachés d'Administration Hospitalière Promotion : 2018 Date du Jur

Filière des Attachés d'Administration Hospitalière Promotion : 2018 Date du Jury : Décembre 2018 La dématérialisation des pièces justificatives comptables : répondre à des enjeux réglementaires et organisationnels à l'EPS de CHATEAUBRIANT Julien BARDY R e m e r c i e m e n t s Je remercie M. MANOEUVRIER - Directeur Général – et l'ensemble de l'équipe de Direction de l'EPS de CHATEAUBRIANT pour leur accueil et leur volonté de m'intégrer aux projets et instances de l’Etablissement. Je remercie Mme GUILLEUX - Directrice des Finances et maître de stage - pour son suivi et ses conseils, ainsi que Mme LAMBERT-HEDUY - Directrice des Services Économiques - pour m'avoir confié une mission intéressante sur la signalétique. Je remercie tout particulièrement l'encadrement et les agents des services économiques, DRH, informatiques, financiers et de la patientèle pour leur accueil chaleureux, leur attention à me transmettre leur savoir et la richesse de nos échanges. Je remercie également Mme LACOUR - Responsable de la Formation des Attachés d'Administration à l'EHESP - pour sa réactivité, sa bienveillance et son écoute. Je remercie enfin mes camarades de promotion pour avoir rendu cette année inoubliable par la sympathie de nos relations et les rencontres épanouissantes vécues. Julien BARDY - Mémoire de l'Ecole des Hautes Etudes en Santé Publique - 2018 S o m m a i r e Introduction ............................................................................................................................. 6 1La dématérialisation des pièces justificatives : une numérisation des échanges entre l'ordonnateur et le comptable public vectrice de sécurisation et d'optimisation des circuits comptables ............................................................................................................................ 10 1.1La dématérialisation, une démarche globale impulsée par le développement des NTIC et confirmée par le législateur. .......................................................................................... 10 1.2Les objectifs de la dématérialisation au service de la fiabilisation des données et des échanges. ........................................................................................................................ 13 2L'EPS de CHATEAUBRIANT face à la dématérialisation : une stratégie d'audit dans les services pour définir une gestion de projet. .......................................................................... 16 2.1Le contexte à l’hôpital de CHATEAUBRIANT, une démarche d'investigation. ............ 16 2.2Une organisation des services impactés par la dématérialisation ................................ 18 3Un plan d'action pour un meilleur dialogue entre les services de l'EPS de Châteaubriant et le trésor public. ..................................................................................................................... 22 3.1Analyser les informations recueillies pour pratiquer un état des lieux dans les services ......................................................................................................................................... 22 3.2Déterminer un plan d'action pour passer à la dématérialisation des pièces comptables ......................................................................................................................................... 26 3.2.1Définir un classement et un archivage des pièces justificatives .......................... 26 3.2.2Choix des modalités de signature ........................................................................ 27 3.2.3Réaliser des processus. ...................................................................................... 27 3.2.4Établir un calendrier de test des flux et fixer une date de passage à la dématérialisation .......................................................................................................... 28 3.3Le positionnement de l'Attaché d’Administration pour lever les écueils et les contraintes. ...................................................................................................................... 29 Conclusion ............................................................................................................................ 32 Julien BARDY - Mémoire de l'Ecole des Hautes Etudes en Santé Publique - 2018 L i s t e d e s s i g l e s u t i l i s é s CHU : Centres Hospitaliers Universitaires CNP : Châteaubriant-Nozay-Pouancé DGFIP : Direction Générale des Finances Publiques DRH : Direction des Ressources Humaines DSI : Direction des Systèmes d'Information EHPAD : Établissement pour Personnes Âgées Dépendantes EPS : Établissement Public de Santé GED : Gestion Électronique de Documents GHT : Groupement Hospitalier de Territoire MCO : Médecine Chirurgie Obstétrique PES : Protocole d’Échange Standardisé PJ : Pièces Justificatives USLD : Unité de Soins de Longue Durée SAE : Système d’Archivage Électronique SIB : Syndicat Inter hospitalier de Bretagne SSR : Soins de Suites et de Réadaptation Julien BARDY - Mémoire de l'Ecole des Hautes Etudes en Santé Publique - 2018 Introduction En 2017, 15 % des 5,6 millions de factures gérées par les Établissements Publics de Santé étaient dématérialisés1. Depuis la Loi n° 2008-1330 du 17 Décembre 2008 de Financement de la Sécurité Sociale pour 2009, les efforts ont été poursuivis pour faire avancer la gestion dématérialisée des documents administratifs et notamment des pièces comptables. Au cours de ces dernières années, le rythme des décrets et instructions s'accélère pour pousser les Administrations Publiques et les Collectivités à numériser leurs échanges avec leurs partenaires dans un souci d'économie et de respect de l'environnement. La loi n° 2015-991 du 7 Août 2015 portant nouvelle organisation territoriale de la République, a souhaité poursuivre le processus de dématérialisation des Établissements Publics de Santé, en fixant au 1er Janvier 2019 l'obligation de la gestion dématérialisée des pièces comptables et des pièces justificatives produites par l'établissement et par des tiers. Le thème étudié aborde la mise en place d'un nouveau processus de gestion des pièces comptables au sein des services d'un établissement de santé pour basculer vers la dématérialisation numérique. Il s'agit de changer des méthodes de travail ancrées depuis de nombreuses années et basées sur des pièces matérielles en papier qui permettaient des échanges entre l’hôpital et ses partenaires (fournisseurs, trésorerie, ...) ainsi que l'archivage probatoire. La numérisation de ces pièces entraîne un changement dans les pratiques de travail des agents mais elle s'inscrit également dans un processus global de convergence vers l'utilisation d'outils numériques comme dispositifs de dialogue entre les acteurs économiques publics et privés. Ce thème revêt un intérêt particulier à étudier car il est au confluent d'enjeux managériaux, organisationnels et techniques. En effet, au niveau managérial, il implique des opérations de conduite du changement sur plusieurs aspects. 1 Instruction interministérielle no DGOS/PF5/DGFIP/CL1A/CL2C/2017/343 du 18 Décembre 2017 relative aux modalités de déploiement de la dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière des établissements publics de santé. - 6 - Julien BARDY - Mémoire de l'Ecole des Hautes Etudes en Santé Publique - 2018 D’abord, il importe d'anticiper les processus de transformation des méthodes de travail de façon à maîtriser les impacts sur le travail des personnels et leur acceptation du changement. Ensuite, il nécessite de prendre en compte l'aspect psychologique de manière à faire évoluer positivement la perception qu'ont les agents du projet, afin qu'ils s'impliquent et acceptent les nouvelles méthodes de travail. Au niveau organisationnel, la mise en place du projet de dématérialisation des pièces comptables est l'occasion d’interroger les pratiques dans les services. C'est une occasion à saisir pour établir un diagnostic et un état des lieux du fonctionnement du circuit comptable et de ses acteurs. Ainsi, il s'agit d'une opportunité pour le manager de pouvoir, au besoin, renouveler et redéfinir les processus pour adapter et optimiser les rôles de chacun dans la gestion des pièces comptables. Enfin, au niveau technique, la dématérialisation des pièces comptables s'inscrit dans une démarche plus générale des Pouvoirs Publics de limiter l'utilisation du papier pour sécuriser et faciliter les échanges. De plus, l'aspect environnemental est également important avec une diminution de la consommation de papier dans les administrations. L'aspect technique est capital, car il est au cœur de la pratique quotidienne des agents à travers l'utilisation de progiciels de gestion ou encore de matériels externes comme les scanners. Pour le manager, il faut pouvoir convaincre et prouver que la nouvelle méthode de travail est plus simple, pertinente et efficiente que l'ancienne, de façon à susciter l'adhésion au projet. Face à cette échéance, le Centre Hospitalier CHATEAUBRIANT-NOZAY-POUANCE en LOIRE ATLANTIQUE (44) doit s'organiser pour assurer un passage aux flux dématérialisés de ses pièces justificatives. Le Centre Hospitalier CHATEAUBRIANT-NOZAY-POUANCE assure des soins polyvalents sur son territoire et présente une organisation spécifique impactée par la mise en place de la dématérialisation. Établissement public de santé qualifié d’établissement de proximité, dans le territoire de recours de NANTES, il se trouve à équidistance des Centres Hospitaliers Universitaires (CHU) de NANTES, ANGERS et RENNES. Il couvre un territoire de 80 000 habitants. Julien BARDY - Mémoire de l'Ecole des Hautes Etudes en Santé Publique - 2018 - 7 - Le Centre Hospitalier, depuis une fusion d’établissements intervenue en Janvier 2014 est composé de trois sites : CHATEAUBRIANT-NOZAY-POUANCE, Il assure des activités d’Urgences / SMUR, Obstétrique et Gynécologie, Médecine, SSR, EHPAD et Chirurgie gynécologique, réparties différemment selon les sites. Site de CHATEAUBRIANT • 116 lits ou places de MCO • 76 lits ou places de SSR • 30 lits ou places d’USLD • 172 lits ou places d’EHPAD Site de NOZAY • 30 lits de SSR • 103 lits et 2 places d’hébergement temporaire d’EHPAD Site de POUANCE • 27 lits de SSR • 186 lits d’EHPAD Soit un total de 778 lits tous secteurs confondus. Par ailleurs, le Centre Hospitalier CHATEAUBRIANT-NOZAY-POUANCE fait partie du Groupement Hospitalier de Territoire de LOIRE-ATLANTIQUE (GHT44) porté par le CHU de NANTES. Dans ce cadre, il s’inscrit dans la dynamique territoriale de projets médicaux partagés. L'Attaché d'Administration en tant que gestionnaire de projet doit élaborer une stratégie pertinente, afin d'accompagner la conduite de changement dans les services impactés. Il doit pouvoir mettre en œuvre une série d’actions complémentaires, qui permettent aux services de l’établissement de se conformer aux nouvelles exigences réglementaires, tout en prenant en compte l'aspect managérial de manière à créer une dynamique de changement. La question centrale est donc de savoir quelle stratégie développer pour qu'un établissement de santé puisse passer à la dématérialisation de ses pièces comptables ?. Cette problématique amène à un questionnement multiple sur le cheminement à adopter pour uploads/s1/dematerialisation-doc-comptable.pdf