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12 DESCRIPTION DES POSTES D’ACTIVITES Au sommet de l’organigramme, on trouve la

12 DESCRIPTION DES POSTES D’ACTIVITES Au sommet de l’organigramme, on trouve la direction Générale ou les objectifs et les politiques de l’hôtel seront élaborés, ainsi que la répartition des ressources entre un certain nombre de départements non autonome. Elle a le pouvoir de décision. 1. Département technique La Direction d’exploitation, hiérarchiquement inférieur à la direction Générale, sera responsable : -du planning des activités ; - de la surveillance des circuits des tâches au niveau cuisine et de restauration ; - de la vérification en qualité et en quantité des repas à servir ; - de la réception qui regroupe de la téléphone, la réservation des chambres, la conciergerie et l’accueil des clients de l’hôtel ; -du service client 2.3.2. Département administratif Ce département est parrainé par la direction administrative et financière, qui comme son nom l’indique sera responsable des affaires administratives proprement dites. Ce poste est sur le même pied d’égalité que la Direction d’exploitation. 13 Il est responsable de : - L’approvisionnement qui concerne à fixer les qualités à commander et déterminer les dates de commande en ce qui concerne les produits correspondant à la consommation (destinée à la restauration) ; - La gestion de stock ; - Le service des affaires générales (atelier d’entretien des véhicules, la plomberie, électricité et autres entretiens de tout genre) ; - La sécurité justifier par l’installation des dispositifs de sécurité dans l’hôtel ; - Le transport ; - Le magasinage - Le secrétariat de l’hôtel, le courrier et la documentation Outre, les trois directions que nous venons de décrire on trouvera les différents services sont leur autorité respective qui assureront les différentes tâches que nous venons d’énumères. De leur coté, les chefs de service devront s’assurer de la cohérence des objectifs et de leur conformité aux objectifs généraux de l’établissement parce qu’ils sont en effet les mieux places pour estimer leurs responsabilités et le potentiel du secteur d’activité dont ils sont responsables. Ces services seront les suivants : * Les services administratifs : - Service de la comptabilité et finances - Service du personnel assure la gestion du personnel 14 - Service des affaires générales - Service de l’approvisionnement * Les services techniques : - Service de restauration - Service réception - Service loisirs Cependant, l’administration servira de support à la gestion de l’hôtel. Il lui sera donc avantageux d’utiliser certaines techniques modernes impliquant l’informatique qui lui permettra une préparation méthodique des actions. 2.3 Répartition des taches entre les postes d’activité Pour assurer un management efficace, il est indispensable que l’hôtel RIJASOA compte employer de la personne dotée d’une certaine aptitude à accomplir les tâches qui leur sont assignées. Dans un tel établissement chaque tâche a ses caractéristiques qui lui sont propres. Une fois ces caractéristiques identifiées, il faut également savoir les exploiter. C'est-à-dire les gens seront capables d’exercer chacun des rôles essentiels au niveau des leurs postes d’activité respectifs auxquels ils seront affectés et seront prêts à relever les défis qui se présenteront à eux dans la plupart des domaines ce qui implique une diversité de talents indispensable a un niveau élevé de performance. Ceci étant posé, il est important de bien distinguer la structure hiérarchique des taches. 15 2.3.1. Les tâches au niveau des directions Quelques soient les circonstances, les meilleur moyen de développer les aptitudes à entreprendre et à intégrer, est de décentraliser les responsabilités. C’est la raison pour laquelle, nous rencontrons trois (3) directeurs se situant à des niveaux superposés de la hiérarchie : l’un au niveau supérieur et les deux autres au niveau inférieur. a) Le premier prendra la direction général est celui qui a fixé les objectifs à atteindre la, planification stratégique, la définition des politiques à procéder etc… Et pour remplir ces rôles, il devra se comporter en entrepreneur. IL est le responsable habilité à prendre des décisions s qui auront de la liberté assez importante pour un environnement en constant changement ; initiative et jugement seront indispensables pour modifier les objectifs et les structures permettant et les atteindre. En tout cas, le Directeur général est le promoteur lui-même, notre bailleur de fond qu’il doit inventer son plan d’action. Il devra être décidé à prendre des risques tout en ayant suffisamment d’imagination pour reconnaître de nouveaux axes de développement pour que son établissement ne se retrouvera pas en queue de peloton derrière les concurrents moins timorés. En effet, il devra se rendre compte des opportunités existantes ? b) Les deux autres sont les conseillent du Directeur général. Ses collaborateurs qui, de lui, reçoivent les directives à appliquer ou les plans à exécuter. En un mot, il sera les responsables de l’administration de l’établissement, c'est-à-dire qu’ils doivent s’assurer que le système fonctionne bien, et conformément aux normes préétablies. Mais, ces 16 collaborateurs, étant sur le même pied d’égalité au niveau de la hiérarchie, ont, l’un autant que l’autre, à chacun sont propre rôle. 2.3.2. Les tâches au niveau des services a) Le premier, ayant en quelque sorte, le profit d’homme de terrain, fera face à des responsabilités complexes à caractère technique. Ce Directeur s’occupe du département technique. Le profit de ce responsable, pour les tâches déterminées qui lui sont assignées, sera différent selon que son département disposera une liberté d’action. Pour cela, il devra s’incorporer dans l’équipe formée par ses subordonnés pour qu’il puisse encourager ces personnels d’exécution à assurer leur rôle qui consiste à la créativité destinée à produire des résultats qui doivent être vendus à savoir le service restaurent, le service –loisirs, le service réception. Même solidement structurée et habillement gérée, un établissement hôtelier exige une grande variété d’aptitudes. Par conséquent, on n’aura pas peur de recroître des collaborateurs de talent parce qu’un seul responsable ne pourrait pas tout faire par lui- même. Il doit utiliser les talents des autres, leur faire ce qui doit être fait pour l’établissement. Bien entendu, pour le département technique, douze personnes vont coopérer pleinement, qui sont les suivants : - un animateur guide, responsable de l’organisation des loisirs programmés qui saura entretenir autour de lui, une atmosphère agréable et qui aura tendance à longer sans cesse et à travailleur énormément. En général, un tel responsable aime enseigner et prendre la parole en public, donc il doit savoir parler au moins trois langues ; - Un cuisinier spécialisé 17 - Un barman ; - Un pâtissier ; - Quatre serveurs et serveuses dont deux de chaque sexe ; - Quatre femmes de ménage qui s’occuperont de tout ce qui concerne le ménage. b) Le second, étant bureaucrate, est le Directeur administratif et financier. Il est responsable du département administratif. D’abord, il a donc un profil à dominante administrative. C'est-à-dire qu’on va légitimement lui demander d’assurer la responsabilité complète de la marche de l’établissement ? Par conséquent, il devra faire des budgets, les approuver, fixer des objectifs à l’entreprise et mesurer l’efficacité de son fonctionnement. Ce sera lui qui assure le contrôle et le suivi de la manière prévue dont les tâches sont effectué en fonction de processus connus et de ressources déterminées par des responsables spécialistes sous sa direction à savoir : - Le service du personnel qui s’est fait confier pour mission d’accroître la productivité et l’efficacité du personnel que selon la tendance actuelle, il est chargé, en priorité, de la gestion des ressources humaines ; - Le service de comptabilité et finances se chargera de bilan social. Il est tourné vers les résultats à atteindre et les moyens à mettre en œuvre ; - Le service approvisionnement devant suivre le goût du marché apprécie par conséquent les changements et les petites, séries adaptées aux différents créneaux de clientèle. 18 Il est responsable de toutes les charges corrélatives aux aspects administratifs des approvisionnements : activités de réception et contrôle des livraisons, de correspondance, des opérations d’approvisionnement qui soulève divers problèmes à savoir le problème des rythmes de consommation. Dans la pratique, il est chargé de la gestion des stocks : veiller à ce qu’il n’y ait pas de rupture, que les conséquences qui en découlent, engendreront une situation grave. C’est là qu’intervient la notion de stock de sécurité qui fera l’objet de développements. Les responsables des ces différents services seront, en fonction des postes à pouvoir, recrutés selon la spécialité correspondant à la nature de leurs responsabilité respectives. Ils seront huit (8) avec le responsable du Secrétariat Général qui se chargera de tous les travaux de secrétariat, évidemment informatisés. Tout ce qui nous venons de dire à propos de collaborateurs de talent s’applique aussi au concept d’administration. Dans le département administratif, nous avons besoin aussi le concours de douze (12) autres personnes a fin d’obtenir de ce groupe un résultat efficace’ de la gestion parce qu’ils seront, très probablement, bien concernés par la vie interne de l’établissement, comme : - L’aide comptable dont les responsabilités seront directement liées à celles du comptable lui-même chef du service comptabilité ; - Deux hôtesses qui vont se charger de l’accueil des clients ; - Un magasinier, qui se préoccupera du magasin de stockage ; - Quatre agents de sécurité 19 - uploads/s1/ hotel.pdf