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MINISTÈRE DE LA SANTÉ TOME 5 PROCÉDURES DE PASSATION DES MARCHÉS MANUEL DE PROC

MINISTÈRE DE LA SANTÉ TOME 5 PROCÉDURES DE PASSATION DES MARCHÉS MANUEL DE PROCÉDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIÈRES, COMPTABLES ET OPÉRATIONNELLES AOUT 2018 VERSION DÉFINITIVE REPUBLIQUE DE GUINEE PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES SOMMAIRE LISTE DES ABRÉVIATIONS .................................................................................................................. 5 INTRODUCTION ................................................................................................................................. 7 5.1 CADRE REGLEMENTAIRE .............................................................................................................. 9 5.2 PRÉSENTATION DE LA PROCÉDURE ............................................................................................ 10 5.3 PROGRAMMATION DES MARCHES ............................................................................................ 10 5.4 PRÉPARATION DES DOSSIERS DE CONSULTATION ..................................................................... 11 5.5 RESPONSABILITÉ GÉNÉRALE ...................................................................................................... 11 5.6 ORGANES DE GESTION ET DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS ET DELEGATION DE SERVICE PUBLIC ............................................................................................................................................. 12 5.6.1 PERSONNE RESPONSABLE DES MARCHES PUBLICS (PRMP).................................12 5.6.2 LA DIRECTION NATIONALE DES MARCHES PUBLICS(DNMP)...............................14 5.6.3 L’ADMINISTRATION ET CONTROLE DES GRANDS PROJETS ET DES MARCHES PUBLICS (ACGPMP).................................................................................................................17 5.6.4 L’AUTORITE DE REGULATION DES MARCHES PUBLICS (ARMP).........................20 5.6.5 DIAGRAMME SUR LES FONCTIONS DE PASSATION................................................23 5.7 PRÉPARATION DES DOSSIERS DE CONSULTATION ..................................................................... 25 5.8 LES TYPES DE MARCHES ET MODES DE PASSATION ................................................................... 25 5.9 PRINCIPES DE BASE EN MATIERE D’ACQUISITION ...................................................................... 27 5.9.1 L’EFFICACITE ET L’ECONOMIE DES PROCESSUS D’ACQUISITION.....................27 5.9.2 LE LIBRE ACCÈS À LA COMMANDE............................................................................28 5.9.3 LA TRANSPARENCE DES PROCÉDURES.....................................................................28 5.9.4 L’ÉGALITÉ DE TRAITEMENT DES CANDIDATS........................................................29 5.10 DÉLÉGATION DE SIGNATURE POUR L’APPROBATION DES MARCHES PUBLICS ......................... 29 5.11 SEUIL DE COMPETENCE DE LA DIRECTION NATIONALE DES MARCHES PUBLICS ....................... 30 5.12 DOSSIERS TYPES D’APPEL D’OFFRES ET RAPPORTS TYPES D’ÉVALUATION DES OFFRES ISSUS DE LA REFORME DES MARCHES PUBLICS .............................................................................................. 30 2 MINISTÉRE DE LA SANTÉ PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES 5.13 SEUILS DE PASSATION, DE CONTROLE ET D’APPROBATION DES MARCHES PUBLICS APPLICABLES AU MINISTERE DE LA SANTE, AUX SERVICES DECONCENTRES (REGIONS, PREFECTURES) ET AUX ETABLISSEMENTS PUBLICS RESPECTIFS ....................................................... 31 5.13.1 PRINCIPES FONDAMENTAUX.......................................................................................31 5.13.2 DEMANDE DE COTATION............................................................................................32 5.13.3 SEUILS DE PASSATION DES MARCHES.....................................................................33 5.13.4 SEUILS DE COMPÉTENCE DE PASSATION................................................................35 5.13.5 SEUILS DE CONTROLE A PRIORI...............................................................................36 5.13.6 SEUILS D’APPROBATION DES MARCHES PUBLICS ET DELEGATION DE SERVICE PUBLIC......................................................................................................................38 5.13.7 SEUILS DE COMPETENCE ET DELEGATION DU POUVOIR D’APPROBATION...38 5.13.8 SEUILS DE PUBLICATION............................................................................................39 5.13.9 SUIVI PÉRIODIQUE........................................................................................................40 5.14 COMMISSION DES MARCHES ................................................................................................... 41 5.15 AVIS GÉNÉRAL ET SPÉCIFIQUES DE PASSATION DES MARCHÉS ................................................ 46 5.16 PLAN DE PASSATION DES MARCHÉS (PPM) .............................................................................. 47 5.16.1 PREPARATION................................................................................................................47 5.16.2 APPROBATION................................................................................................................47 5.16.3 MISE A JOUR...................................................................................................................47 5.16.4 DELAIS DE PUBLICATION DES MARCHES.....................................................................49 5.17 PROCÉDURES DE PASSATION DE MARCHES. ............................................................................ 50 5.17.1 PUBLICITE GENERALE.................................................................................................50 5.17.2 LES ETAPES DU PROCESSUS DE PASSATION DES MARCHES INITIES PAR LE MINISTÈRE DE LA SANTE......................................................................................................53 5.17.2.1 MARCHÉS DE FOURNITURES..................................................................................................53 5.17.2.2 MARCHÉS DE TRAVAUX..............................................................................................................78 5.17.2.3 MARCHÉS DE SERVICES DE CONSULTANTS.........................................................................................84 5.17.3 ESTIMATION DES DÉLAIS..........................................................................................108 5.17.4 LOGIGRAMME DE PASSATION DE MARCHE.........................................................111 5.18 RECEPTION DES MARCHES ..................................................................................................... 112 5.19 CLASSEMENT DES DOCUMENTS DE PASSATION DES MARCHES ............................................. 116 5.19.1 LA COLLABORATION ENTRE L’ARMP, L’ACGPMP, LA DNMP ET LA PRMP DANS L’ARCHIVAGE DES MARCHES PUBLICS...........................................................................117 5.19.2 LES OPERATIONS D’ARCHIVAGE PROPREMENT DITES.....................................119 5.19.3 DOCUMENTATION MINIMALE A CLASSER DANS LES DOSSIERS DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS ET DES CONTRATS.............................................120 5.20 SUIVI DES MARCHÉS .............................................................................................................. 131 3 MINISTÉRE DE LA SANTÉ PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES 5.21 CONTROLE DE L’EXCUTION DES MARCHES ............................................................................. 133 5.22 PROCEDURES DE GESTION DES PLAINTES .............................................................................. 135 5.23 PASSATION NON CONFORME ................................................................................................ 146 ANNEXES ....................................................................................................................................... 148 4 MINISTÉRE DE LA SANTÉ PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES LISTE DES ABRÉVIATIONS SIGLE DÉFINITION AAO Avis d’Appel d’Offres AC Autorité Contractante ACGPMP Administration et Contrôle des Grands Projets et des Marchés Publics AGPM Avis Général de Passation de Marché AMI Avis de Manifestation d’Intérêt ANO Avis de Non Objection AO Appel d’Offres AOI Appel d’Offres International AON Appel d’Offres National ARMP Autorité de Régulation des Marchés Publics ASPM Avis Spécifique de Passation de Marché BC Bon de Commande BL Bon de Livraison CCMP Commission de Contrôle des Marchés Publics CDAF Chef Division Affaires Financières CEDEAO Communauté Économique des États de l’Afrique de l’Ouest CI Consultant Individuel CMP Code des Marchés Publics CMP Commission de passation de Marché CP Commission de Passation CPMP Commission de Passation des Marchés Publics CRD DAO Comité de Règlement des Différends Dossier d’Appel d’Offres DNMP Direction Nationale des Marchés Publiques DP Demande de Proposition DPAO Données Particulières de l’appel d’Offres DSAMP Délégation de Signature pour l’Approbation des Marchés Publics ED Entente Directe IS Instruction aux Soumissionnaire LM Lettre de Marché MEF Ministère de l’Économie et des Finances MPDSP Marché Public et Délégation de Service Public ONG Organisation Non Gouvernementale PAO Plan d’Action Opérationnel PNDS Plan National de Développement Sanitaire PPM Plan de Passation de Marché PRMP Personne Responsable des Marchés Publics PRPM Personne Responsable de la Passation des Marché PTF PV Partenaire Technique et Financière Procès-Verbal QC Qualification des Consultants RHM Ressource Humaine et Matérielle RS Rapport de Suivi 5 MINISTÉRE DE LA SANTÉ PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES SAF Service Administratif et Financier SCBD Sélection dans le Cadre d’un Budget Déterminé SED Sélection par Entente Directe SFQ Sélection Fondée sur la Qualité SFQC Sélection Fondée sur la Qualité technique et le Coût SG Secrétaire Général SMC Sélection à Moindre Coût SPM Seuil de Passation des Marchés TDR Termes de Référence TMMP Type de Marché et Mode de Passation UNDB Développent Business des Nations Unies 6 MINISTÉRE DE LA SANTÉ PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES INTRODUCTION Le présent module précise les règles de passation de marchés, les tâches et procédures à appliquer dans le cadre de la gestion des activités du Ministère de la santé. Il tire son fondement des différents textes de référence régissant la passation des marchés publics, notamment : - Les directives du code des marchés publics - Le Plan de Passation des Marchés (PPM). - Le décret D/2014/165/PRG/SGG portant missions, attributions, organisation et fonctionnement de la direction nationale des marchés publics - Le décret D/2014/166/PRG/SGG portant missions, attributions, organisation et fonctionnement de l’administration et contrôle des grands projets et des marchés publics - Le décret D/2014/167/PRG/SGG portant organisation et fonctionnement de l’autorité régulation des marchés publics - Le décret D/2014/168/PRG/SGG Dispositions générales régissant les seuils de passation, de contrôle et de régulation des marchés publics - Le décret D/2014/169/PRG/SGG Portant création, attributions, organisation et fonctionnement des organes de passation et de contrôle des marchés publics des autorités contractantes - Arrêté A/2015/067/MEF/SGG Portant fixation des seuils de passation, de contrôle et d’approbation des MP applicables à l’Etat, aux services déconcentrés (régions, préfectures) et aux établissements publics respectifs - Arrêté A/2015/355/MEF/SGG Portant modalités d’approbation des marchés sur financement extérieur et relèvement du seuil de compétence de la Direction nationale des marchés publics - Etc. NB/ Dans les dispositions transitoires du nouveau décret D/2018/115/PRG/SGG portant promulgation de la loi L/2018/028/AN du 05 juillet 2018 portant modification de la loi L/2012, fixant les règles régissant, le contrôle et la régulation des marchés publics et délégation de services publics, il est indiqué à son article 9 que les organes chargés de la passation, du contrôle et de régulation des marchés publics continuent d’exercer leur missions en attendant la mise en place de nouvelles organisation telle que prévues par la présente loi et l’adoption de ses textes d’application Une fois que les décrets d’application seront adoptés cette version du manuel doit faire l’objet de révision Le manuel vise les objectifs suivants : - Fixer les tâches et niveaux de responsabilité des différents agents impliqués dans les procédures de passation des marchés ; - Décrire les procédures et les opérations relatives au processus de passation et d’exécution des marchés. 7 MINISTÉRE DE LA SANTÉ PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES OBJET DE LA PROCEDURE Le MS dispose d’un PNDS qui s’étale sur plusieurs années. Les activités à mener sont déjà définies dans les PAO annuels. Ces activités seront exécutées à travers des marchés qui seront passés avec diverses entités (entreprises, consultants, etc.). La présente procédure vise à définir les tâches et les différentes responsabilités à chaque niveau. Ces procédures ont pour objet de présenter le processus de passation des marchés à financer par le MS en fonction des différentes méthodes de passation. 8 MINISTÉRE DE LA SANTÉ PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES 5.1 CADRE REGLEMENTAIRE Les Directives et règles applicables à la passation des marchés proviennent essentiellement des textes suivants : CADRE DENOMINATION PRESENTATION LOIS Loi L/2012/20/CNT du 11 Octobre 2012 Fixant les règles régissant la passation, le contrôle et la régulation des marchés publics et délégation de service public DECRET S Décret D/2012/128/PRG/SGG du 03 Décembre 2012, Portant code des marchés publics et délégations de service public. Décret D/2014/165/PRG/SGG Portant missions, attributions, organisation et fonctionnement de la direction nationale des marchés publics ; Décret D/2014/169/PRG/SGG Portant création, attribution, organisation et fonctionnement des organes de passation et de contrôle des marchés publics des autorités contractantes. Décret D/2014/166/PRG/SGG Portant missions, attribution, organisation et fonctionnement de l’administration et contrôle des grands projets et des marchés publics Décret D/2014/167/PRG/SGG Portant organisation et fonctionnement de l’autorité de régulation des marchés publics (ARMP) Décret D/2014/168/PRG/SGG Portant dispositions générales régissant les seuils de passation, de contrôle et de régulation des marchés publics ; ARRETE S Arrêté /2015/066/MEF/SGG Portant mise en application des dossiers types d’appel d’offres et rapports types d’évaluation des offres issues de la réforme des marchés publics Arrêté A/2015/067/MEF/SGG Portant fixation des seuils de passation, de contrôle et d’approbation des marché publics applicables à l’Etat, aux services déconcentrés (régions, préfectures) uploads/s1/ final-tome-5-procedures-de-passation-de-marches-revu-13-08-2018.pdf