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THEME : STRATEGIES ET OUTILS POUR REDIGER UN COURRIER PROFESSIONNEL EFFICACE :

THEME : STRATEGIES ET OUTILS POUR REDIGER UN COURRIER PROFESSIONNEL EFFICACE : CAS D’UN COMPTE RENDU DE REUNION APPROCHE DE DEFINITIONS DE QUELQUES TERMES QU’EST-CE QU’UNE STRATEGIE ? La stratégie est une conduite, une manière d’opérer. Qu’est-ce qu’un outil ? Un outil est un ensemble d’instrument utilisé pour réaliser une action. Qu’est-ce qu’un courrier professionnel ? Le courrier professionnel désigne les communications que les Entreprises, des Organismes ou des individus adressent à des destinataires dans un cadre formel et conventionnel. Qu’est-ce qu’un compte rendu de réunion ? Le compte rendu de réunion fait part des échanges, discussions observées et les décisions prises lors de la réunion. Le compte rendu est un document qui rend compte objectivement d’un évènement, d’une réunion d’un sondage, d’une entrevue, d’une visite sur un site, en disant ce qui a été lu, vu ou entendu. Le compte rendu peut relater les faits en les regroupant ou en le résumant. Il peut aussi les exposer dans un autre chronologique. En principe le compte rendu a pour destinataire un supérieur hiérarchique ou des collègues pour les mettre au courant de l’évènement, du débat, du sondage etc. Il en existe plusieurs types à savoir : Compte rendu de réunion Compte rendu d’accident Compte rendu d’activité Compte rendu de mission Compte rendu d’entretien. Dans notre cas, nous allons nous intéresser essentiellement au compte rendu de réunion. Quels seront donc les stratégies et outils pour rédiger efficacement un compte rendu de réunion ? I- Les stratégies de rédaction d’un compte rendu de réunion Le compte-rendu de réunion fait part des échanges, discussions observées et les décisions prises lors de la réunion. Un compte-rendu, pour un meilleur résultat, se rédige « à chaud » suite à la réunion. Pour ce faire, le compte-rendu reprendra les points suivants :  l'objet de la réunion et la date de réunion,  les participants ainsi que les excusés,  l'ordre du jour,  le résumé des points de l'ordre du jour,  le relevé de décisions. Objectifs du compte-rendu Le compte-rendu a plusieurs objectifs, à savoir :  acter les décisions et en dégager les éléments essentiels,  connaître les tenants et les aboutissants du travail réalisé lors de la réunion,  raviver la mémoire des participants, il servira d'archives écrites sur le travail du groupe. Compte-rendu de réunion : qu'en est-il du contenu ? Le contenu du compte-rendu de réunion reprendra les grandes lignes, c'est donc une synthèse des points abordés lors de la réunion (échanges, discussions, décisions). Le rédacteur restera objectif et rédigera le compte-rendu au présent de l'indicatif. Il se reportera à l'ordre du jour et les titres et les sections des documents concorderont. La troisième personne sera utilisée pour le rédacteur, s'il doit rapporter un fait qui le concerne. Le temps de réalisation du contenu La technique de prise de notes est capitale et décisive pour faciliter le travail du rédacteur. Comptez entre 1 à 2 heures pour le mettre en forme et le rédiger. Modèle de compte rendu de réunion Le compte rendu d’une réunion doit contenir les mentions suivantes :  la date et l’heure de la réunion,  le lieu où elle s’est déroulée,  les noms des participants,  les différents sujets abordés,  les avis exprimés par chaque participant,  les décisions prises au sujet des actions à mener,  les noms des personnes chargées de l’exécution de ces décisions ainsi que les actions qu’elles devront mener,  si une prochaine réunion doit se tenir, il convient d’indiquer sa date, son heure et le lieu où elle va se tenir ainsi que les thèmes qui devront être examinés,  la signature de la personne qui a présidé la réunion. Les différentes constructions du compte-rendu De l’analytique au thématique, en passant par le synoptique, les comptes rendus peuvent se présenter sous plusieurs formes. Si le contenu, la « substantifique moëlle », reste le même, les constructions peuvent venir mettre en lumière les éléments selon un classement clair. Le choix de cette forme sera, souvent, fonction du volume d’information, de la nature de la réunion ou de la précision attendue. Ainsi, un compte-rendu analytique reprendra les débats selon leur chronologie. Le rédacteur mettra alors en avant l’opinion de chaque participant lors de ses différentes interventions. Il pourra, selon les cas, retranscrire intégralement ou synthétiser les propos tenus. La forme synoptique, quant à elle, est un tableau capable de synthétiser à la fois les thématiques, les débats et les décisions prises. Elle offre une vue d’ensemble de la situation en trois ou quatre colonnes maximum. Cette version est, d’ailleurs, de plus en plus utilisée dans les entreprises en guise de préambule affiché avant la distribution d’un compte-rendu plus détaillé. Enfin, le compte-rendu thématique est, comme son nom l’indique, organisé par thèmes. Les faits et les conséquences relatifs au sujet sont alors mis en évidence. Son objectif est de permettre au lecteur de rapidement repérer les faits et points majeurs des débats. Les destinataires du compte-rendu Le compte-rendu sera diffusé à :  l'ensemble des participants et les excusés,  ainsi que toutes les personnes susceptibles d'être intéressées par le contenu de la réunion. Des documents de travail, annexes, ainsi que l'ordre du jour peuvent être joints au compte-rendu. NB ; Les points qu’il ne faut pas omettre Et pour que le document soit à la fois facile à lire et à comprendre, il ne faudra surtout pas perdre de vue le fait qu’il s’agit là, de retranscrire des phrases orales dans un style écrit. Pour y parvenir, il sera donc nécessaire, tout d’abord, de bien organiser la prise de notes en la structurant. Ensuite, la rédaction d’un texte, succinct ou plus détaillé selon le besoin, avec des titres reprenant l’idée majeure du paragraphe. Aussi crucial, toutes les mentions principales inhérentes à l’identification du document devront apparaître dès la première page. Ce sont notamment la date, l’ordre du jour et les participants (présents, absents ou excusés). Pourront également être notés le lieu, le nom du rédacteur, et la date de la prochaine séance. II-Outils de rédaction d’un compte rendu de réunion il en existe 4, indispensables à tout rédacteur professionnel :  Word pour le traitement de texte  Express Scribe pour la transcription en elle-même  Audacity pour le traitement du son  Antidote pour la correction orthographique. Word : le traitement de texte Les logiciels open source comme LibreOffice ou OpenOffice ont des avantages. Ils sont gratuits et efficaces. Parfaits pour écrire une lettre de résiliation, par exemple, ils montrent néanmoins leurs limites lorsqu’il s’agit de les utiliser de manière professionnelle :  ils connaissent des problèmes de compatibilité avec les autres logiciels  leurs fonctionnalités sont limitées. C’est pourquoi recourir au traitement de texte le plus utilisé au monde, Word, est obligatoire. Pour un rédacteur professionnel, le logiciel de la suite Office signifie :  s’assurer que son client et lui travaillent sur le même document : même mise en page, même table des matières…  s’appuyer sur la puissance de Word pour gagner en énergie et en temps lors de la prise de notes et de la rédaction :  les insertions automatiques permettent d’insérer en deux touches le nom d’un intervenant en respectant la présentation requise (« M. Dupont (CGT) ») et sa mise en forme (gras par exemple), voire les morceaux de phrases qui reviennent de compte rendu en compte rendu (« Le compte rendu est approuvé à l’unanimité des membres présents. »)  avec les corrections automatiques, Word rectifie les coquilles récurrentes et remplace les abréviations par les bons mots  la fonction remplacer simplifie le travail de reprise : les doubles espaces ou retours à la ligne présents dans un document peuvent être supprimés en quelques clics, la mise en forme ajustée aisément, etc. Express Scribe : le lecteur audio conçu pour la retranscription L’intérêt du lecteur audio de l’éditeur NCH réside dans ses paramétrages poussés. Express Scribe permet de programmer des raccourcis clavier pour contrôler le logiciel (lecture, pause, reculer, avancer) à partir de n’importe quelle application. Ils évitent de revenir sans arrêt sur la fenêtre de VLC ou Windows Media Player, par exemple. Vous pouvez aussi configurer le logiciel de sorte que, lorsque vous faites pause, il recule de quelques secondes. Vous vous repérez ainsi plus facilement sur la bande lorsque vous faites à nouveau lecture. Enfin, la possibilité de régler la vitesse de lecture de 25 % à 300 % est pratique pour retranscrire quasiment en temps réel les interventions rapides ou lente Antidote : le correcteur orthographique Le logiciel de l’éditeur canadien Druide est complet. Antidote dispose d’un dictionnaire pratique lorsque vous êtes hors ligne, de guides grammaticaux ou orthographiques, ainsi que d’un puissant correcteur français (et anglais en option), typographique et stylistique. L’outil de correction est fondamental pour le travail d’un rédacteur : il permet de chasser les dernières coquilles et d’isoler les phrases qui peuvent encore être améliorées. Il parfait le travail du rédacteur et rassure ce dernier avant livraison du document. En somme Martin peut uploads/s1/ expose 2 .pdf