Remerciez-le!

Remerciez @Admin pour avoir partagé cet document gratuitement, de la manière la plus simple, en partageant sur les réseaux sociaux.

Cas pratique Contrôle interne Conformément aux dispositions de la loi 17/95 rel

Cas pratique Contrôle interne Conformément aux dispositions de la loi 17/95 relative aux sociétés anonymes, nous avons été désignés commissaire aux comptes de la société ESTA SA par l’assemblée générale ordinaire en date du 28 juin 2001 pour les exercices 2002, 2003 et 2004. La société ESTA SA est une société anonyme créée en mars 1996, elle est régie par les lois en vigueur au Maroc et notamment par la loi 17-95 relative aux sociétés anonymes. La société a débuté son activité au cours du mois d’avril 1996. Elle avait pour objet l’importation des produits d’entretien pour usage industriel. La société s’approvisionne exclusivement auprès de la maison mère. 1 I- Prise de connaissance du circuit achats-fournisseurs 1- Narratif , chaque département gère ses besoins d’achat. Les principaux départements sont : - Département Marketing : dont les principaux achats sont constitués de produits marketing, espaces publicitaires, publicité, - Département administratif (DG/DF/DC…): Fournitures de bureau, matériel de bureau…, - Département commercial : achats des produits à commercialiser, 1.1 Suivi du budget des achats Au début de chaque année, un budget mensuel des achats prévisionnels est établi par le Département Finance en collaboration avec le Département concerné. Ce budget est validé conjointement par la direction générale et la direction financière. Au cours de l’exercice, le suivi de l’évolution des achats réels et budgétisés est effectué par le Directeur Financier avec explication des écarts. 1.2. Expression du besoin Le besoin d’achat est formulé par le département demandeur à travers un « Purchase Requisition (PR) ». Ce PR comporte les informations suivantes : - nom du demandeur, - service demandeur, - quantité, - description, - fournisseur, - prix. Le PR doit être approuvé par: - le directeur du département pour les montants < KMAD 10, - le directeur général ou le directeur financier pour les commandes dont le montant est supérieur ou égal à KMAD 10 et inférieur ou égal à KMAD 50, - le directeur général et le directeur financier pour les commandes entre KMAD 51 et KMAD 500, - le directeur Opération Europe ou le directeur Financier Europe pour les montants entre KMAD 500 et KMAD 2.500. 2 NB : Les PR ne sont pas exigés pour les achats dont la valeur est < à 10.000 MAD. Un bon de commande est établi directement signé soit par le directeur général soit par le directeur financier ou en cas de besoin par le Directeur du Département des Opérations. Chaque département assure le suivi de son niveau de stock. 1.3 Formalisation de la demande d’achat ; Pour les achats inférieurs à KMAD 15, la consultation de plusieurs fournisseurs n’est pas nécessaire. Le département demandeur choisit le fournisseur sur la base de sa renommée sur le marché et les relations antérieures avec l’entreprise. Toutefois une consultation fournisseur peut être effectuée si cela est jugé nécessaire (généralement pour les nouveaux produits). Pour les achats supérieurs à KMAD 15, trois consultations fournisseurs sont exigées. La sélection du fournisseur se fait à travers la comparaison, entre les 3 fournisseurs, des prix, du délai de livraison, de la qualité de la prestation et du mode de paiement. Cette comparaison n’est pas systématiquement matérialisée. La décision finale est prise par le chef de département. L’approbation du PR par la hiérarchie concernée mène à la préparation d’un bon de commande valorisé par le service demandeur qui est autorisé par la hiérarchie (les mêmes niveaux d’autorisation que le PR) puis envoyé au fournisseur sélectionné. Chaque département assure un suivi numérique de ses BC. 1.4 Suivi des commandes en cours Le département administratif note sur un registre manuel les commandes transmises aux fournisseurs. Toutefois l’état de la commande (en cours, reçu, annulé…) n’est pas matérialisé sur ce fichier. Le suivi des achats du Département Marketing est assuré par le Département comptable étant donné l’importance des achats commerciaux effectués par ce Département. 3 Deux suivis sont assurés par le Département comptable pour les BC du Département Marketing : - Centralisation des BC dans un classeur, - Suivi sur Excel des séquences numériques. A la fin de la période, la comptabilité investigue les prestations reçues non encore facturées et procède à leur provision par entretien avec le département concerné. Particularité des achats des produits commercialisés La société s’approvisionne exclusivement auprès de la maison mère. Un suivi numérique est assuré par le Département commercial pour les dossiers d’importation. Le numéro de chaque dossier est constitué : - d’un numéro d’ordre chronologique, - l’exercice de son ouverture, Exemple : Dossier 04/02 : c’est le 4ème dossier ouvert pour l’exercice 2002. 1.5 Réception des achats La réception des achats est effectuée par un responsable du département demandeur en présence du magasinier (service logistique). La réception est matérialisée par la signature conjointe du magasinier et du responsable du service demandeur sur le bon de livraison en guise d’acceptation de la livraison. 1.6 Comptabilisation La comptabilisation est faite manuellement Le service comptabilité ne reçoit pas systématiquement le Bon de Commande du service demandeur. Seuls les BC du service marketing sont transmis dès leur émission au Département comptable. Les bons de livraison des autres départements ne sont transmis à la comptabilité qu’au moment de la validation de la facture. La facture du fournisseur parvient à l’assistante rattachée au département financier qui note sur un registre manuel les différentes données liées à la facture (fournisseur, date 4 réception, date facture, objet, montant) et assigne un numéro à la facture avant de la transmettre au service comptabilité. La transmission des factures au service comptable n’est pas matérialisée sur le registre. Par ailleurs, aucun rapprochement n’est effectué entre les éléments du registre et la comptabilité afin de s’assurer que toutes les factures réceptionnées ont fait l’objet d’une comptabilisation. De plus, aucun suivi des factures reçues par le Département Finance non encore comptabilisées n’est assuré. La comptabilisation de la facture au moment de sa réception : Faute de BC et de BR/BL, aucun rapprochement ne peut être fait pour s’assurer de la concordance entre les éléments de ces documents. Le rapprochement n’est fait qu’au moment du paiement quand la facture est remise au département demandeur pour validation. La date de comptabilisation correspond à la date de la facture et non à la date de la réception de la marchandise. Une facture peut être comptabilisée avant qu’il y ait réception. Dans le même ordre d’idée, une réception n’est provisionnée qu’après réception de la facture faute de communication du BC et du BL au Département Finance. La comptabilisation se fait manuellement et se fait une fois par semaine, d’où le risque d’erreur ou d’omission n’est pas exclu. Particularité de la comptabilisation des achats des produits commercialisés La société comptabilise les achats des produits acquis auprès de la maison mère directement dans le compte stock. Les comptes de charges constatent les consommations mensuelles qui sont déterminées comme suit : 5 Consommations = Stock début de période + Achats de la période –Stock fin de période. Le stock fin de période est communiqué mensuellement par le Département Logistique qui assure le suivi du stock. 1.7 Règlements des fournisseurs Le règlement des fournisseurs est effectué par le département Financier après rapprochement des Facture/BC/BL et validation par le service demandeur (visa de la facture par le Manager du Département). Le paiement se fait par chèque, par effet ou par virement bancaire. Les personnes autorisées à signer sont : le directeur général, directeur financier et directeur des opérations. Le délai de paiement est généralement de : - 60 jours pour les fournisseurs locaux, - 30 jours pour les fournisseurs étrangers. QUESTIONS : - Préparer la grille d’analyse présentant pour chacun des postes de travail, les fonctions assumées, - Présenter les forces et faiblesses du système, - Présenter le programme de travail faisant ressortir les tests de conformité, - Présenter les recommandations à faire aux dirigeants de l’entreprise. Une petite définition au cycle achat-fournisseur : 6 Faiblesses Avantages Recommandation Autre Recommandation Chaque département gère ses besoins d’achat Mise en place d’un service Achats Recrutement d’un responsable Achats autre que le commercial Le besoin d’achat est formulé par le département demandeur à travers un « Purchase Requisition (PR). Désignation d’un réceptionniste qui aurait pour mission : L’établissement  de BR pour chaque réception Le  rapprochement entre les BC et les BR Le contrôle des  quantités et de la qualité des livraisons en le matérialisant sur le BR PR doit être approuvé par chaque département Une procédure de sélection des fournisseurs doit être définie Une base de  données fournisseurs doit être créée et mise à jour périodiquement Les PR ne sont pas exigés pour les achats dont la valeur est < à 10.000 MAD Les PR sont exigés dans tous les demandes d’achats. La société doit exiger un contrôle rigoureux à l’arrivée de chaque livraison avant l’établissement du bon 7 de réception Chaque département assure le suivi de son niveau de stock. Le réceptionniste prendra en charge la fonction de contrôleur La consultation de plusieurs fournisseurs n’est pas nécessaire. Il faut ciblé les bonnes fournisseur qualité, prix,paiement… . Une procédure de négociation des uploads/s1/ etude-de-cas-2-audit-amp-cartographie-des-risques.pdf