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1 TACHE LE TRAITEMENT ET LE SUIVI DES COURRIERS. A LE FONCTIONNEMENT DU SERVICE

1 TACHE LE TRAITEMENT ET LE SUIVI DES COURRIERS. A LE FONCTIONNEMENT DU SERVICE COURRIER «ARRIVÉE» Les procédures à respecter procédure de la réception du tri et de l’enregistrement du courrier à l’arrivée ?  Identifier le destinataire.  Identifier la nature du courrier  Classer le courrier en fonction de sa nature : o Personnel, o Professionnel o Confidentiel  apposer le cachet «Arrivée» mis à la bonne date  Enregistrer le courrier sur le registre  Classer le courrier dans les casiers des services concernés  Distribuer le courrier dans les services Les outils utilisés Le tampon courrier reçu Il permettre de dater les documents à leur arrivée : certains documents peuvent faire l’objet de contentieux (la date de la poste faisant foi) les outils tampon casiers banettes corbeilles registre manuel registre informatisé 2 la procédure pour la réception B LE FONCTIONNEMENT DU SERVICE COURRIER «DÉPART» Mettre sous pli et affranchir Les machines permettant : le registre de départ  Numéro d’enregistrement  Date de sortie  Expéditeur  Service  Destinataire  Objet  Type de courrier  Mode d’envoi  Suivi du courrier/ date lettres recommandées signer l'avis de réception enregistrer la lettre recommandée remettre le courrier au destinaitaire en main propre colis signer le bon de livraison émettre des réserves enregistrer le bon de livraison Remettre le bon de livraison au destinaitaire de mettre sous plis Appareil permet de réaliser plusieurs fonctions automatiquement : assembler les documents, les plier, les insérer dans une enveloppe, qui est ensuite fermée et collée. d'affranchir Appareil qui pèse et imprime une empreinte d’affranchissement, en remplacement du timbre, sur une enveloppe ou sur une étiquette. 3 le fonctionnement d’une machine à affranchir. Une machine à affranchir est un appareil qui pèse et imprime une empreinte d’affranchissement, en remplacement du timbre, sur une enveloppe ou sur une étiquette. les avantages que comporte l’utilisation d’une machine à affranchir Economique : l’appareil affranchi le courrier au meilleur tarif et au centime près et de supprimer le sur-affranchissement. Réduction des coûts :  liés à l’affranchissement : Affranchir moins cher le courrier en profitant de tarifs postaux spécifiques  liés à la main d’œuvre : collage des timbres et déplacement en bureau de Poste. Gain de temps : Traiter plus rapidement les lettres et mailings ; évite l’attente en bureau de Poste. Valorise l’image de marque de l’entreprise : grâce à la flamme publicitaire courrier plus professionnel. Gestion des NPAI : retour assuré. Mise à jour effectuées. procédures de départ du courrier société de messagerie Société qui assure par transport l'envoi de plis, colis ou palettes, depuis le domicile ou le lieu de travail pour un envoi national ou en transport international en express des marchandises 24h/24, 7j/7. Utiliser les outils de communication suivant : internet, téléphone, SMS, minitel. (Numéro de client) suivi des plis des colis les plis « suivi de courrier » les recommandés enregistrement dans le registre «Départ». sélection d’une société postale et de messagerie société postale société de messagerie choix d’un type d’envoi (papier ou numérique) lettre ordinaire lettre recommandée avec accusé de réception lettre recommandée sans accusé de réception consultation des tarifs postaux uploads/s1/ e2-fiche-de-revision-reception-tri-enregistrement.pdf