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2 concepts et outils Approche théorique Concepts et outils Présentation préparée pour O ?ces d ? habitation par Audrey Bouchard Jonathan Alexandre-Pimparé CPlan de la présentation Notions de base Gestion documentaire Politique de gestion des documents act

Approche théorique Concepts et outils Présentation préparée pour O ?ces d ? habitation par Audrey Bouchard Jonathan Alexandre-Pimparé CPlan de la présentation Notions de base Gestion documentaire Politique de gestion des documents actifs et semiactifs Plan de classi ?cation Calendrier de conservation Numérisation Documents essentiels Bibliothèque et Archives nationales du Québec CPlan de la présentation Objectifs ? Conna? tre les principaux principes et outils de la gestion documentaire ? Comprendre le processus d ? une implantation e ?cace de ces outils ? Reconna? tre les avantages d ? une saine gestion documentaire Bibliothèque et Archives nationales du Québec C Notions de base Dé ?nitions ? Archives Ensemble des documents quelle que soit leur date ou leur nature produits ou reçus par une personne ou un organisme pour ses besoins ou l ? exercice de ses activités et conservés pour leur valeur d ? information générale ? Gestion documentaire Ensemble des mesures permettant à un organisme de contrôler les documents générés par ses activités ? Débute au moment de la création du document ? Se termine lors de la destruction du document à moins que la conservation soit permanente ? S ? applique à tous les documents peu importe le support ? S ? applique tant aux documents analogiques qu ? aux numériques Bibliothèque et Archives nationales du Québec C Notions de base Outils de gestion documentaire ? Politique de gestion des documents actifs et semi-actifs ? Obligatoire ? Plan de classi ?cation ? Non obligatoire mais indispensable sans logiciel de gestion intégrée des documents ? Calendrier de conservation ? Obligatoire ? Documentation de la numérisation ? Obligatoire ? Programme de gestion des documents essentiels ? Utile mais pas obligatoire Bibliothèque et Archives nationales du Québec C Notions de base Cycle de vie d ? un document PHASE ACTIVE PHASE PHASE SEMI-ACTIVE INACTIVE CRÉATION Bibliothèque et Archives nationales du Québec CONSERVATION OU ÉLIMINATION C Notions de base Cycle de vie d ? un document ? Phase active ? Documents indispensables au soutien des activités courantes ? Utilisation fréquente pour leur valeur administrative ou légale ? Conservation près des bureaux administratifs ? Phase semi-active ? Conservation pour des raisons administratives ou légales ? Faible fréquence d ? utilisation ? Conservation à l ? extérieur des bureaux administratifs ? Phase inactive ? Documents qui n ? ont plus de valeur administrative pour l ? organisation qui les a produits ? Documents éliminés ou conservés pour leur valeur historique ? Conservation dans une voûte ou un entrepôt sécuritaire Bibliothèque et Archives nationales du Québec C Notions de base Fonds d ? archives et provenance ? Fonds d ? archives Ensemble de documents de toute nature réunis automatiquement et organiquement par tout corps administratif ou par une personne physique ou morale dans l ? exercice de ses activités ou de ses fonctions et dont la valeur de preuve et d ? information justi ?e la conservation Rousseau Jean-Yves et Carol Couture Les fondements de la discipline archivistique Montréal Presses de l ? Université du Québec