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Dématérialisation Modèle pour l'expression des besoins (Annexe 1 au Guide de la

Dématérialisation Modèle pour l'expression des besoins (Annexe 1 au Guide de la dématérialisation) Département de la sécurité et de l’économie Direction générale des systèmes d'information Rue du Grand-Pré 64-66 ● 1202 Genève www.ge.ch Papier recyclé Table des matières 1. But du document ................................................................................................................................... 3 2. Définitions .............................................................................................................................................. 3 3. Présentation générale du service demandeur ...................................................................................... 3 3.1 Mission du service .............................................................................................................................. 3 3.2 Organisation générale du service ....................................................................................................... 3 3.3 Basel légales ...................................................................................................................................... 3 4. Description du projet.............................................................................................................................. 3 4.1 Description sommaire du projet .......................................................................................................... 3 4.2 Enjeux et objectifs ............................................................................................................................... 4 5. Le processus métier cible ...................................................................................................................... 4 5.1 Description générale du processus .................................................................................................... 4 5.2 Acteurs du processus actuel .............................................................................................................. 4 5.3 Diagramme du processus actuel ........................................................................................................ 4 5.4 Description détaillée des activités réalisées au cours du processus ................................................. 4 5.5 Description des échanges au cours du processus ............................................................................. 4 5.6 Pièces utilises et produites au cours du processus ............................................................................ 5 5.7 Problèmes rencontrés avec ce processus.......................................................................................... 5 6. Typologie des documents ..................................................................................................................... 5 7. Analyse volumétrique ............................................................................................................................ 7 7.1 Volumétrie des flux entrants ............................................................................................................... 7 7.2 Volumétrie des stocks......................................................................................................................... 7 8. Indexation .............................................................................................................................................. 8 9. Check-list de qualification du projet ....................................................................................................... 8 9.1 Origine et qualité des documents entrants (papiers) .......................................................................... 9 9.2 Contenu des images à numériser ....................................................................................................... 9 9.3 Organisation de la numérisation ....................................................................................................... 10 9.4 Extraction des données, indexation .................................................................................................. 10 9.5 Export, traitement métier .................................................................................................................. 10 9.6 GED, archivage, conservation .......................................................................................................... 11 9.7 Sécurité, disponibilité ........................................................................................................................ 11 10. Aide à la réalisation du diagramme du processus .............................................................................. 12 10.1 Objectifs ............................................................................................................................................ 12 10.2 Réaliser la cartographie du processus ............................................................................................. 12 10.2.1 Les bonnes pratiques ............................................................................................................... 12 10.2.2 Quel niveau de détails ............................................................................................................. 12 10.3 Les étapes ........................................................................................................................................ 13 10.3.1 Etape 1: Identifier le début et la fin du processus .................................................................... 13 10.3.2 Etape 2: Déterminer les principaux acteurs ............................................................................. 14 10.3.3 Etape 3: Documenter les étapes clés du processus ............................................................... 14 10.3.4 Etape 4: Déterminer les cycles de traitement et les indicateurs de performance ................... 14 10.3.5 Etape 5: Identifier les points de décision ................................................................................. 15 10.3.6 Etape 6: Finaliser le diagramme .............................................................................................. 15 10.4 Quelques formes .............................................................................................................................. 16 Page : 3/16 Version 2.2 9 mars 2015 1. But du document Ce document constitue l’expression des besoins du département/service X dans le cadre de la mise en œuvre éventuelle d’un projet de dématérialisation du processus Y. 2. Définitions Afin de faciliter la compréhension et d'utiliser un même vocabulaire, ce chapitre définit quelques concepts et notions de base communément utilisés par le service X, et dans ce document: Exemple dans le cas du service des contraventions: Affaire Une affaire est une peine pénale pécuniaire (par exemple une contravention) ou tous types d'actes de répression dont le traitement conduira à la notification d'une peine pénale pécuniaire (par exemple une dénonciation). Dossier Un dossier concerne une personne, uniquement identifiée. Un dossier contient toutes les affaires de la personne. Procédure Une procédure est un regroupement d'affaires au sein d'un même dossier. Ainsi, on parlera par exemple de procédure pour certaines affaires en arrangement de paiement, ou en contentieux. Usager L'usager désigne un client de l'administration. Etc… 3. Présentation générale du service demandeur 3.1 Mission du service 3.2 Organisation générale du service 3.3 Basel légales 4. Description du projet 4.1 Description sommaire du projet Page : 4/16 Version 2.2 9 mars 2015 4.2 Enjeux et objectifs 5. Le processus métier cible La description du processus actuel sera plus ou moins détaillée selon sa complexité. Ne perdez pas de vue que l’objectif de cette description est de fournir à l’équipe SCD-GED tous les éléments lui permettant d’apprécier la faisabilité et de concevoir la meilleure solution. 5.1 Description générale du processus Décrire sommairement le processus cible de votre projet de dématérialisation tel qu’il fonctionne actuellement. 5.2 Acteurs du processus actuel Inclure aussi bien les acteurs internes qu’externes. 5.3 Diagramme du processus actuel Inclure le ou les diagrammes du processus (voir document « aide à la réalisation de la cartographie du processus ») 5.4 Description détaillée des activités réalisées au cours du processus Vous pouvez utilement compléter le diagramme par une description plus détaillée des opérations réalisées pour chaque étape du processus. Exemple : Etape ou Tâche Action réalisée Description Acteur Echange ou Destinataire Vérifier la demande Vérifier la complétude de la demande et l’enregistrer  Texte  Texte Acteur 1 Acteur 2 Instruire le dossier Analyser les pièces constituant le dossier Vérifier si toutes les pièces demandées sont dans le dossier Acteur 2 Demandeur 5.5 Description des échanges au cours du processus Décrire dans un tableau les échanges indiqués sur le diagramme et dans le tableau ci-dessus en indiquant les pièces qui composent ces échanges. Page : 5/16 Version 2.2 9 mars 2015 Exemple : Echange Pièces composant l’échange Emetteur Destinataire Type d’échange Demande X  Formulaire  Annexes  Pièces justificatives Demandeur Acteur 1 Papier 5.6 Pièces utilises et produites au cours du processus Exemple : Etape ou tâche Pièces nécessaires pour dérouler la procédure Pièces produites au cours de la procédure Vérifier la demande  Formulaire 1  Pièces justificatives 1  Pièces justificatives 2  …  Formulaire 2 5.7 Problèmes rencontrés avec ce processus Lister les problèmes identifiés au cours la phase préliminaire de qualification de votre projet. 6. Typologie des documents Etablir la liste exhaustive des documents participant au processus à dématérialiser. Vous pouvez vous référer utilement à la liste établie par les Archives de l’Etat de Genève (AEG) «typologie des principaux documents de l’administration cantonale genevoise» (aeg_rm_typologie_documents_V_20121210) jointe en annexe. Pour chaque type de documents, les informations suivantes doivent être, si possible, fournies: Attribut du type de document Signification Type de document Libellé d'un ensemble de types de documents tel que défini dans le document « typologie des principaux documents de l’administration cantonale genevoise » (aeg_rm_typologie_documents_V_20121210) Modèle de présentation du type de document Identifiant précis du modèle du type de document. Page : 6/16 Version 2.2 9 mars 2015 Désignation locale Libellé du type de document défini dans le service concerné Canal d'origine Identifie le type de flux : Edition informatique, Bureautique, Courrier, Mail, Télécopie - [EI, B, C, M, T] Support Papier / Electronique : [P ; E] Format physique Taille : A5, A4, A3, autre Recto verso Indique si le document contient des informations au verso. Recto ou Recto- Verso : [R ; V] Grammage - Qualité Type de papier standard (65-80-90 g/m2), papier fin, épais, carton Couleur Indique si le document contient de la couleur et s'il doit être numérisé en Couleur, en Niveaux de gris ou Noir et Blanc : « C », « NG », « NB » Structure - Niveau de structuration Indicateur sur le contenu structuré, non structuré du document indiquant si le document a été normalisé pour une reconnaissance RAD et LAD : Structuré « S », Semi-Structuré « SS », Non structuré « NS » Style de contenu Précision sur le contenu du document qui peut être dactylographié, manuscrit, un formulaire, un pré-imprimé, un document mixte, un imprimé avec un contenu manuscrit, une édition informatique, un listing, … Nombre moyen de pages par document Nombre de pages pour les documents support papier Emetteur Emetteur du document Destinataire Destinataire principal du document Support et lieu de conservation Le document peut être stocké sous sa forme papier, électronique dans un lieu de stockage temporaire, l'original retourné au destinataire, détruit une fois numérisé, ... Durée de conservation Indiquer la durée de conservation et modalité d'archivage au niveau du document, du pli, du dossier... Fournir en annexe un exemple de chaque document. Page : 7/16 Version 2.2 9 mars 2015 7. Analyse volumétrique Au niveau de l’analyse volumétrique, on doit distinguer les volumes de flux et les volumes de stock : 7.1 Volumétrie des flux entrants Type courrier Nombre de plis par jour Nombre de plis par mois Nombre de plis par an Nombre moyen de documents par pli Nombre moyen de pages par pli Croissan ce annuelle % Indiquer également la variabilité hebdomadaire du courrier entrant (exemple : Lundi =125%, Mardi=90%, Mercredi=95%, Jeudi=110%, vendredi= 80%) Ainsi que les pics saisonniers. 7.2 Volumétrie des stocks L’analyse volumétrique doit également tenir compte du « stock » de dossiers actifs dont il faudra éventuellement assurer la reprise soit « au fil de l’eau » (en interne) soit en masse (reprise externalisée). Nombre de dossiers actifs Nombre de documents par dossier Nombre moyen de pages par dossier Nombre moyen de nouveaux dossiers par an Page : 8/16 Version 2.2 9 mars 2015 8. Indexation Il convient également d’identifier les données d’indexation qui devront être saisies ou extraites pour caractériser, traiter et rechercher ce document. Ces données d’indexation sont généralement spécifiques au type de document traité. Ainsi, nous aurons des modèles d’indexation différents pour, par exemple, des contrats et des factures. On distingue :  les index obligatoires sont ceux qui sont considérés comme indispensables pour une intégration dans la GED.  Les index facultatifs sont importants afin de permettre de faire des recherches et il est conseillé de les renseigner s’ils sont uploads/s1/ dematerialisation-modele-expression-besoin-v2-2.pdf