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REPUBLIQUE DU CAMEROUN --------------- REPUBLIC OF CAMEROON --------------- Pai

REPUBLIQUE DU CAMEROUN --------------- REPUBLIC OF CAMEROON --------------- Paix – Travail- Patrie Peace - Work - Fatherland --------------- --------------- SOCIETE DE PRESSE ET D’EDITIONS DU CAMEROUN (SOPECAM) ------------------------------ CAMEROON NEWS AND PUBLISHING CORPORATION ------------------------------ COMMISSION INTERNE DE PASSATION DES MARCHES DE LA SOPECAM MAITRE D’OUVRAGE : DIRECTEUR GENERAL DE LA SOPECAM APPEL D’OFFRES NATIONAL OUVERT N°06/AONO/SPE/CIPM/DG/2021 DU 16 NOVEMBRE 2021 POUR L’ELABORATION DES OUTILS DE GESTION DES DOCUMENTS ET DES ARCHIVES PHYSIQUES ET NUMERIQUES A LA SOCIETE DE PRESSE ET D’EDITIONS DU CAMEROUN (SOPECAM) DOSSIER D’APPEL D’OFFRES FINANCEMENT : Budget d’exploitation de la SOPECAM IMPUTATION : Rubrique 632 - Ligne 632-E (HONORAIRES TECHNIQUES) EXERCICE 2021 et suivant DAO - AUDIT DOCUMENTAIRE SOPECAM Page 1 sur 103 TABLE DES MATIÈRE PIÈCE N° 1 : AVIS D'APPEL D'OFFRES (AAO)...............................................................................4 VERSION EN FRANÇAIS.....................................................................................................................5 ENGLISH VERSION..............................................................................................................................9 PIÈCE N° 2 : RÈGLEMENT GÉNÉRAL D'APPELS D'OFFRES (RGAO).........................................13 1.GÉNÉRALITÉS................................................................................................................................15 2.ECLAIRCISSEMENTS, MODIFICATIONS APPORTÉS AU DAO ET RECOURS...........................................17 3.ETABLISSEMENT DES PROPOSITIONS..............................................................................................17 4.SOUMISSION, RÉCEPTION ET OUVERTURE DES PROPOSITIONS.........................................................19 5.EVALUATION DES PROPOSITIONS....................................................................................................20 6.NÉGOCIATIONS..............................................................................................................................21 7.ATTRIBUTION DU CONTRAT.............................................................................................................22 8.PUBLICATION DES RÉSULTATS D’ATTRIBUTION ET RECOURS............................................................22 9.CONFIDENTIALITÉ..........................................................................................................................23 10.SIGNATURE DU MARCHÉ..............................................................................................................23 11.CAUTIONNEMENT DÉFINITIF..........................................................................................................23 PIÈCE N° 3 : RÈGLEMENT PARTICULIER DE L’APPEL D’OFFRES (RPAO)...............................24 1.DONNÉES PARTICULIÈRES.....................................................................................................26 2.PRESENTATION DES OFFRES................................................................................................28 3.CRITERES D’EVALUATION.......................................................................................................30 PIÈCE N° 4 : CAHIER DES CLAUSES ADMINISTRATIVES PARTICULIÈRES (CCAP)...............31 TITRE I : CLAUSES ADMINISTRATIVES PARTICULIERES.............................................................33 CHAPITRE I : GENERALITES.......................................................................................................33 CHAPITRE II : CLAUSES FINANCIERES.....................................................................................36 CHAPITRE III : EXECUTION DES PRESTATIONS......................................................................38 CHAPITRE IV : RECETTE TECHNIQUE DES PRESTATIONS....................................................39 CHAPITRE V : DISPOSITIONS DIVERSES..................................................................................41 TITRE II : TERMES DE REFERENCES.............................................................................................41 TITRE III : BORDEREAU DES PRIX UNITAIRES..............................................................................42 TITRE IV : DETAIL ESTIMATIF ET QUANTITATIF............................................................................42 PIÈCE N° 5 : TERMES DE RÉFÉRENCE (TDR)...............................................................................43 I.CONTEXTE..................................................................................................................................45 II.NOTICE D’APPEL A CANDIDATURE........................................................................................46 III.METHODOLOGIE......................................................................................................................47 IV.LIVRABLES ATTENDUS...........................................................................................................57 V.PERSONNEL D’ENCADREMENT, MOYENS MATERIELS ET RESPONSABILITES..............58 PIÈCE N° 6 : PROPOSITION TECHNIQUE, TABLEAUX TYPES...................................................60 6A. LETTRE DE SOUMISSION DE LA PROPOSITION TECHNIQUE............................................................62 6B. RÉFÉRENCES DU CANDIDAT........................................................................................................63 6C. OBSERVATIONS ET SUGGESTIONS SUR LES TERMES DE RÉFÉRENCE ET SUR LES DONNÉES, SERVICES ET INSTALLATIONS DEVANT ÊTRE FOURNIS PAR LE MAÎTRE D’OUVRAGE..............................64 6D. DESCRIPTIF DE LA MÉTHODOLOGIE ET DU PLAN DE TRAVAIL PROPOSÉS POUR ACCOMPLIR LA MISSION 65 6E. COMPOSITION DE L’ÉQUIPE ET RESPONSABILITÉS DE SES MEMBRES.............................................66 6F. MODÈLE DE CURRICULUM VITAE (CV) POUR LE PERSONNEL SPÉCIALISÉ PROPOSÉ......................67 DAO - AUDIT DOCUMENTAIRE SOPECAM Page 2 sur 103 6G. CALENDRIER DU PERSONNEL SPÉCIALISÉ..................................................................................69 6H. CALENDRIER DES ACTIVITÉS (PROGRAMME DE TRAVAIL)..............................................................70 PIÈCE N° 7 : PROPOSITION FINANCIÈRE, TABLEAUX TYPES...................................................71 7A : MODÈLE DE LETTRE DE SOUMISSION DE LA PROPOSITION FINANCIÈRE..................73 7B : CADRE DU BORDEREAU DES PRIX UNITAIRES...............................................................74 7C : CADRE DU SOUS DETAIL DES PRIX UNITAIRES..............................................................76 7D : CADRE DU DETAIL ESTIMATIF ET QUANTITATIF.............................................................77 PIÈCE N° 8: MODÈLE DE MARCHÉ................................................................................................78 PIÈCE N° 9: MODÈLES À UTILISER PAR LES SOUMISSIONNAIRES..........................................83 MODÈLE N° 1 : MODÈLE DE SOUMISSION...........................................................................................84 MODÈLE N° 2 : MODÈLE DE CAUTION DE SOUMISSION........................................................................86 MODÈLE N° 3 : MODÈLE DE CAUTIONNEMENT DÉFINITIF.....................................................................88 PIÈCE N° 10 : JUSTIFICATIFS DES ÉTUDES PRÉALABLES.......................................................90 PIÈCE N° 11: LISTE DES INSTITUTIONS FINANCIÈRES AGRÉÉES PAR LE MINFI...................92 PIÈCE N° 12 : GRILLE D’ÉVALUATION.........................................................................................94 A - CRITÈRES ÉLIMINATOIRES...........................................................................................................95 B - CRITÈRES ESSENTIELS................................................................................................................95 DAO - AUDIT DOCUMENTAIRE SOPECAM Page 3 sur 103 PIÈCE N° 1 : AVIS D'APPEL D'OFFRES (AAO) DAO - AUDIT DOCUMENTAIRE SOPECAM Page 4 sur 103 REPUBLIQUE DU CAMEROUN --------------- REPUBLIC OF CAMEROON --------------- Paix – Travail- Patrie Peace - Work - Fatherland --------------- --------------- SOCIETE DE PRESSE ET D’EDITIONS DU CAMEROUN ------------------------------ CAMEROON NEWS AND PUBLISHING CORPORATION ------------------------------ Version en français AVIS D’APPEL D’OFFRES NATIONAL OUVERT N°06/AONO/SPE/CIPM/DG/2021 DU 16 NOVEMBRE 2021 POUR L’ELABORATION DES OUTILS DE GESTION DES DOCUMENTS ET DES ARCHIVES PHYSIQUES ET NUMERIQUES A LA SOCIETE DE PRESSE ET D’EDITIONS DU CAMEROUN (SOPECAM) 1. OBJET DE L’APPEL D’OFFRES Dans le cadre de sa transformation digitale, la SOPECAM a pour objectif la mise en place d’une solution intégrée de gestion électronique de documents et d’archivage mixte (numérique et physiques). Afin d’aboutir à une solution parfaitement adaptée à ses besoins, elle envisage au préalable la réalisation d’un audit documentaire avec pour objectif, l’élaboration des outils de gestion des documents et des archives physiques et numériques au sein de l’entreprise. 2. CONSISTANCE DES PRESTATIONS Les prestations objet de la présente consultation consistent en : 1) La mise en œuvre d’un inventaire documentaire afin d’avoir une idée exacte sur l’existant documentaire et les dispositions pour une bonne gestion au sein de la SOPECAM. Les activités à exécuter ici sont les suivantes :  Etude de la volumétrie des archives ;  Détermination des types de documents ;  Détermination des catégories d’archives ;  Détermination des formats de documents ;  Réalisation d’un inventaire du matériel ;  Réalisation d’un inventaire des ressources humaines ;  Réalisation d’un inventaire des procédures en vigueur. 2) La production de la charte d’archivage destinée au système de traitement physique et électronique des archives de la SOPECAM. L’élaboration de cette charte se fera suivant les étapes ci-dessous :  Élaboration des procédures et règles (Collecte / Versement des archives, Traitement des archives, Numérisation/acquisition des documents, Conservation des archives, Communication, Elimination des archives). Ces procédures et règles se déclineront sous formes de fiches récapitulatives et de tableaux de gestion.  Conception des outils de gestion des archives (Cadre de classement, Calendrier de conservation). 3) L’élaboration d’un schéma d'organisation global des archives qui impliquera aussi bien les manipulations physiques que la gestion dématérialisée de celles-ci. Le cocontractant prendra également en compte lors de l’élaboration de ce schéma : le Stockage, la Restitution et la Diffusion des archives. 3. LIEU ET DELAI D’EXECUTION DAO - AUDIT DOCUMENTAIRE SOPECAM Page 5 sur 103 Les prestations seront exécutées au siège de la SOPECAM à Yaoundé ainsi que dans les dix (10) agences réparties entre les villes de Douala, Maroua, Garoua, Bertoua, Ebolowa, Bafoussam, Bamenda, Buéa, Kribi, et Ngaoundéré. Le délai maximal d’exécution est de quatre-vingt-dix (90) jours. Ce délai court à compter de la date de notification de l’ordre de service de démarrage ou de celle précisée dans ledit ordre de service. 4. COUT PREVISIONNEL Le cout prévisionnel est de trente-huit millions deux cent mille (38 200 000) francs CFA TTC. 5. PARTICIPATION A L’APPEL D’OFFRES La participation à la présente consultation est ouverte aux Sociétés d’ingénierie et de conseil de droit camerounais, spécialisées dans l’ingénierie documentaire, précisément dans la conception et la mise en œuvre de solutions de gestion et de traitement documentaire. Elles devront présenter de solides expériences et références significatives dans le conseil en organisation documentaire et dans l’archivage papier et électronique, pour le compte d’administrations publiques, de collectivités locales ou d’entreprises. 6. FINANCEMENT Les prestations objet du présent appel d’offres seront financées par le budget d’exploitation de la SOPECAM, exercices 2021 et suivant, Rubrique 632 - Ligne 632-E (HONORAIRES TECHNIQUES). 7. CAUTION DE SOUMISSION Sous peine de rejet, chaque soumissionnaire doit joindre à ses pièces administratives une caution de soumission remboursable produite par un établissement bancaire ou d’assurances de 1er ordre agréé par le Ministère en charge des Finances du Cameroun (voir liste dans la pièce n°11 du DAO) d’un montant de sept cent soixante-quatre mille (764 000) francs CFA, valable pendant cent vingt (120) jours à compter de la date d’ouverture des offres. 8. CONSULTATION DU DOSSIER D’APPEL D’OFFRES Le dossier d’appel d’offres peut être consulté, aux heures et jours ouvrables, auprès du Service des Marchés de la Société de Presse et d’Editions du Cameroun à Yaoundé, sis Boulevard de l’OUA, Boîte postale 1218, Téléphone (237) 222-30-41-47, Fax : (237) 222-30-43-62, dès publication du présent avis. 9. ACQUISITION DU DOSSIER D’APPEL D’OFFRES Le dossier de consultation peut être retiré auprès de la Direction Générale de la SOPECAM, Service des Marchés, sise boulevard de l’OUA, BP 1218 Yaoundé Tél. (237) 22 30 41 47 - Fax (237) 22 30 43 62, dès publication du présent avis, contre présentation d’une quittance de versement dans le compte N° 335 988 ouvert à la Banque Internationale du Cameroun pour l’Epargne et le Crédit (BICEC) en faveur du Compte d’Affectation Spéciale « CAS – ARMP» de la somme non remboursable de cinquante-cinq mille huit cent soixante (55 860) francs CFA. Une version électronique est disponible en ligne à l’adresse www.armp.cm 10.RECEVABILITE DES OFFRES Les pièces administratives requises doivent être produites en originaux ou en copies certifiées conformes par le service émetteur ou une autorité administrative, selon le cas, conformément aux stipulations du Règlement Particulier de l’Appel d’Offres. Elles DAO - AUDIT DOCUMENTAIRE SOPECAM Page 6 sur 103 doivent être en cours de validité, datée de moins de trois (03) mois ou avoir été établies postérieurement à la date de signature de l’avis d’appel d’offres. Toute offre non-conforme aux prescriptions du Dossier d’Appel d’Offres sera déclarée irrecevable. 11.REMISE DES OFFRES Chaque offre, rédigée en français ou en anglais en sept (07) exemplaires dont un (01) original et six (06) copies respectivement marqués comme tels et conformément aux prescriptions du DAO, devra parvenir au Service des Marchés de la Société de Presse et d’Editions du Cameroun à Yaoundé, sise Boulevard de l’OUA, Boîte postale 1218 Yaoundé au plus tard le 21 décembre 2021 à 12 heures, heure locale, dans trois (03) enveloppes internes et distinctes identifiant : uploads/s1/ dao-audit-documentaire-sopecam-nov-2021.pdf